Kennzahlen für die Gastronomie kennen und errechnen

Kennzahlen spielen eine wichtige Rolle in der Gastronomie. Sie helfen dir festzustellen, ob der Betrieb profitabel arbeitet, wo Einsparungspotenziale liegen und auch, wo es sich lohnt zu investieren. Egal, ob du eine Eisdiele oder ein Fünf-Sterne-Restaurant führst, du brauchst immer Kennzahlen – allerdings nicht zwingend immer die gleichen.

Die wichtigsten Branchenkennzahlen für die Gastronomie

Den Umsatz, Personalkosten und Warenkosten sollte jeder Gastro-Betrieb ganz genau festhalten. Aber diese Zahlen allein sagen noch nicht so viel aus, wenn du sie nicht in Relation zueinander und zu anderen Zahlen stellst und aus den Ergebnissen Schlüsse ziehst.

Kennzahlen die Mitarbeiter:innen betreffend

Zu den wichtigsten Gastro-Kennzahlen gehören die, die einem Aufschluss über die Arbeit deiner Mitarbeiter:innen geben. In jedem Fall solltest du die Mitarbeiter:innen-Produktivität herausfinden. Das geht ganz leicht, indem du den Umsatz eines bestimmten Zeitraumes durch die Anzahl der für diesen Zeitraum benötigten Mitarbeiter:innenstunden teilst.

Auch die Personalaufwandsquote solltest du kennen. Errechnen lässt sie sich ganz einfach, indem du die Gesamtkosten fürs Personal durch den Netto-Gesamtumsatz teilst. So weißt du, wie viel der Einnahmen für die Gehälter von Angestellten investiert werden. Personalkosten sind immer ein großer Kostenpunkt (neben dem Wareneinsatz), und ein Prozentsatz von 25% bis 35% ist durchaus im Rahmen.

Kennzahlen den Wareneinsatz betreffend

Wie viel du für Waren generell und pro Gast ausgibst, gehört ebenfalls zu den wichtigen Kennzahlen in der Gastronomie. Den Wareneinsatzquotienten errechnest du, indem du den Warenverbrauch durch den Umsatz teilst. Es lohnt sich, Speisen und Getränke getrennt voneinander zu betrachten und ein Prozentsatz von 25% bis 35% ist durchaus im Rahmen. Auch den Wareneinsatz pro Gast solltest du kennen. Dafür teilst du einfach den Warenverbrauch durch die Anzahl der bedienten Gäste in einem bestimmten Zeitraum.

Kennzahlen die Gäste betreffend

Kennzahlen für ein Restaurant sollten auch immer etwas über die Gäste verraten. Dazu gehört die Berechnung des Umsatzes pro Sitzplatz. Den findest du heraus, indem du den Umsatz durch die verfügbaren Sitzplätze teilst. Auch interessant ist es, die prozentuale Tischauslastung für einen bestimmten Zeitraum zu erfahren. Dafür multiplizierst du die Anzahl der Gäste mit 100 und teilst sie durch die Anzahl der verfügbaren Sitzplätze. Ein Richtwert ist eine Tischauslastung von 70% bis 80%.

Falls es keine Sitzplätze oder auch viel Laufkundschaft gibt (beispielsweise, weil du eine Eisdiele betreibst), solltest du eher den Umsatz pro Gast errechnen. Für diesen teilst du einfach den Umsatz eines bestimmten Zeitraums durch die Anzahl der Gäste.

Für mehr Übersicht jeden Tag: Durchschnittliche Deckungsbeiträge

Personalkosten, Warenumsatz und Anzahl der Gäste lassen sich auch in verschiedenen Rechnungen kombinieren, die dir täglich etwas über den Deckungsbeitrag verraten. Der Deckungsbetrag wird immer aus dem Umsatz minus variable Kosten errechnet und verrät dir, wie viel Geld du zur Verfügung hast, um Fixkosten zu zahlen.

Je nach Art deines gastronomischen Unternehmens können hier verschiedene Rechnungen interessant sein. In den meisten Fällen wird aber ein Deckungsbeitrag errechnet, indem vom Umsatz eines bestimmten Zeitraums der Betrag des Wareneinkaufs und die Personalkosten abgezogen werden. Du kannst auch einen Deckungsbeitrag pro Gast ausrechnen, indem du vom Umsatz den Wareneinkauf (und eventuell auch noch die Personalkosten) abziehst und den Betrag durch die Anzahl der Gäste teilst. So bekommst du nützliche Informationen für die Bepreisung deiner Speisen und Getränke.

Umsatzprognose: Eine wichtige Kennzahl für die Planung

Bisher haben sich alle vorgestellten Branchenkennzahlen für die Gastronomie mit den Ausgaben beschäftigt. Eine gute Kennzahl für die Kalkulation im Gastro-Gewerbe ist der gleitende Durchschnitt. Dieser wird oft für einen längeren Zeitraum berechnet, beispielsweise für 19 Wochen, also gut vier bis fünf Monate.

Errechne dafür zuerst deine Einnahmen der letzten 18 Wochen. Addiere dann die Summe der tatsächlichen Einnahmen der letzten Woche hinzu. Teile diesen Betrag nun durch 19. So erhältst du dein durchschnittliches Wocheneinkommen der letzten Monate und kannst abschätzen, was in den kommenden Wochen als Umsatz zu erwarten ist.

Diese Kennzahlen sind wichtig, um beispielsweise zu planen, wie viel Personal du einsetzt. Bedenke aber auch, welche saisonalen Schwankungen in den kommenden Wochen zu erwarten sind. Feiertage und Sonntage mit schönem Wetter mögen beispielsweise bei einem Ausflugsrestaurant mehr Geld einbringen, aber es muss auch ein Feiertags- oder Sonntagszuschlag für die Angestellten bezahlt werden.

Neue Kennzahlen nicht vergessen

Wenn du ein Restaurant oder ein Café erfolgreich führen möchtest, solltest du nicht nur auf die klassischen Kennzahlen achten, sondern auch die Kennzahlen aus der digitalen Welt im Blick behalten. Zu diesen Kennzahlen zählen beispielsweise Online-Bewertungen und das Engagement deiner Gäste in den sozialen Medien. Heutzutage sind Online-Bewertungen, insbesondere bei Google, ein wichtiger Faktor, um neue Gäste zu gewinnen. Daher solltest du das durchschnittliche Rating deines Betriebs bei Google im Auge behalten und auch den prozentualen Anteil an positiven Bewertungen regelmäßig überprüfen. Empfehlenswert ist eine Online-Bewertung bei Google von mindestens 4,3 Sternen. Durch die Erfassung von Kommentaren und Likes in den sozialen Medien (z.B. Instagram) kannst du auch sehen, wie erfolgreich deine Social Media Strategie ist.

Kennzahlen in der Gastronomie erfassen und auswerten

Am besten ist es, wenn die nötigen Daten für die Errechnung der Kennzahlen täglich erfasst werden. Umsatz für Speisen und Getränke sowie die Anzahl der Gäste sollte das Kassensystem verraten, die Mitarbeiterstunden kannst du den Dienstplänen entnehmen.

Wer die Daten erfasst, sollte festgelegt sein. Es muss nicht immer der bzw. die Besitzer:in sein, sondern diese Aufgabe kann auch von der Schichtleitung oder der Restaurantleitung übernommen werden. Beim Wareneinsatz bietet es sich an, dass der bzw. die Küchenchef:in diesen festhält. Wenn der Arbeitsschritt der Datenerfassung einmal etabliert ist, nimmt er meist nur wenige Minuten am Tag in Anspruch.

In jedem Fall solltest du immer Schlüsse aus deinen Kennzahlen ziehen. Lässt sich beispielsweise ablesen, dass bestimmte Gerichte nie bestellt und die Zutaten für sie umsonst eingekauft werden, nimmst du die Speisen am besten ganz von der Karte. Oder verursacht ein Tag in der Woche immer mehr Kosten als Einnahmen? Dann könnte das der ideale Ruhetag für deine gastronomische Einrichtung sein.