Kassenbon im Restaurant: Freiwillig oder verpflichtend?

Oft fliegt die Zettelei überall herum und landet schließlich doch im Müll – die Rede ist von Kassenbons. Und doch: Bons gehören zum Kaufprozess dazu und können ziemlich nützlich für deine Buchhaltung sein. Stellst du deinen Gästen einen Beleg aus? In diesem Artikel klären wir, ob eine Kassenbonpflicht für die Gastronomie besteht, und verraten dir, welche Regeln und Ausnahmen gelten.

Gilt eine Bonpflicht in Gaststätten?

Nicht immer herrschte in Restaurants eine Belegausgabepflicht. Doch mit der Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) im Januar 2020 änderte sich das: Seitdem bist du als Gastronom:in dazu verpflichtet, allen Gästen einen Kaufbeleg auszustellen – ob sie möchten oder nicht.

Es handelt sich bei der Bonpflicht in Gaststätten demnach um eine gesetzliche Verordnung. An diese solltest du dich halten, um unnötigen Ärger mit Behörden zu vermeiden. Erfahre hier, was die Regel konkret für deinen Betrieb bedeutet und welche Ausnahmen es gibt.

Bonpflicht im Restaurant: Was bedeutet das?

Laut gesetzlicher Bonpflicht musst du jedem Gast einen detaillierten Beleg ausstellen. Diese Regel richtet sich nicht etwa nach der Höhe des Kaufbetrags, sondern gilt beispielsweise schon beim Kauf eines einzelnen Getränks. Dein Gast ist allerdings nicht dazu verpflichtet, den Bon anzunehmen. Lehnt er ihn ab, bist du für die Entsorgung des gedruckten Belegs zuständig.

Aber wozu überhaupt ein Kassenbon im Restaurant? Die Belegausgabepflicht dient vor allem folgenden Zwecken:

1. Sie soll Transparenz schaffen und Manipulationen an Kassen verhindern. Die staatliche Maßnahme soll so Steuerhinterziehung vorbeugen.
2. Bei einer Kassen-Nachschau oder einer Steuerprüfung können Behörden die Geschäftsvorfälle besser nachvollziehen.

Aus Sicht von Gastronom:innen bedeutet die Bonpflicht in Restaurants hingegen vor allem einen Mehraufwand und unnötige Papierverschwendung. Denn oft verlangen Gäste gar keinen Beleg.

Für wen gilt die Bonpflicht?

Grundsätzlich gilt die Belegausgabepflicht für alle Gastro-Betriebe, in denen ein elektronisches Kassensystem genutzt wird. Besitzt du stattdessen eine offene Ladenkasse, musst du nicht zwingend einen Kassenbon ausstellen. Allerdings gilt diese Art von Kassensystem als veraltet und wird kaum noch verwendet.

Dabei greift die Belegausgabepflicht nicht nur in klassischen Restaurants. Genauso besteht eine Bonpflicht im Café, in der Bäckerei, und auch wenn du einen Imbiss eröffnet hast, solltest du für jede Buchung einen Beleg ausstellen.

Unter bestimmten Voraussetzungen besteht jedoch die Möglichkeit, sich zumindest vorübergehend von der Kassenbonpflicht für die Gastronomie befreien zu lassen – nämlich dann, wenn die Belegausgabe sehr zeitaufwendig und im Einzelfall nicht zumutbar ist. So verhält es sich zum Beispiel mit der Bonpflicht in einer Bar oder auf einem Festival. Dazu muss dein Geschäft folgende Bedingungen erfüllen:

• Waren werden an eine unverhältnismäßig große Anzahl unbekannter Personen verkauft.
• Die Bon-Ausstellung ist nicht zumutbar, weil sich aus der Einhaltung der Pflicht für dich nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte ergibt. Eine solche Härte kann beispielsweise vorliegen, wenn sich durch die Kassenbonpflicht lange Warteschlangen bilden und sich der Arbeitsablauf deutlich verzögert.
• Die Befreiung von der Pflicht darf eine Besteuerung nicht beeinflussen.

Denkst du, diese Kriterien treffen auf dich zu? Dann kannst du einen formlosen Antrag bei der zuständigen Finanzbehörde stellen. Sie entscheidet darüber, ob die Ausnahme bewilligt wird. Sieht die Finanzbehörde die Kriterien als erfüllt an, kann sie deinen Antrag aus Zumutbarkeitsgründen genehmigen.

Es besteht allerdings keine Garantie, denn es handelt sich immer um Einzelfallentscheidungen. Ist dein Antrag angenommen, bist du für einen befristeten Zeitraum von der Pflicht befreit. Auch rückwirkend ist eine Bewilligung denkbar.

Der Kassenbon im Detail

Mit Inkrafttreten der Belegausgabepflicht veränderte sich für viele Betriebe das alltägliche Geschäftsgeschehen. Klar ist: Der Bon muss laut Gesetz ausgestellt werden. Ein konkreter Strafbestand bei Missachtung besteht zwar nicht, doch du machst dich dadurch beim Finanzamt verdächtig.

Wie ist der Bon auszustellen?

Du kannst deinen Kassenbon unmittelbar nach Bezahlung entweder ausdrucken oder ihn digital ausstellen, zum Beispiel als E-Mail. In einem modernen POS-System sind praktische Bondrucker bereits integriert, sodass du dir unnötige Laufwege sparst. Für einen digitalen Kassenbon spricht vor allem die Umweltschonung. Immerhin verbrauchen gedruckte Bons eine Menge Papier, für welches du im Übrigen auch bezahlen musst.

Was muss auf dem Kassenbon stehen?

Jeder Kassenbon muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Bei Kassenbons in Restaurants handelt es sich oft um Kleinbetragsrechnungen. Folgende Informationen sollten unbedingt auf dem Beleg stehen:

• Vollständige Anschrift und Name deiner Gastronomie
• Rechnungsdatum und Uhrzeit der Bonausstellung
• Anzahl, Art und Preis der erworbenen Speisen und Getränke
• Steuersatz und fälliger Rechnungsbetrag
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Seriennummer deines Kassensystems oder des Sicherheitsmoduls der TSE