Buchhaltung in der Gastronomie: Das solltest du wissen

Gerade in der Gastronomie ist eine korrekte Buchführung wichtig. Sie sorgt nicht nur für Ordnung und Überblick über die Finanzen, sondern erfüllt auch wichtige gesetzliche Anforderungen. In diesem Blogpost werfen wir einen detaillierten Blick auf die Buchhaltung in der Gastronomie und erläutern ihre Besonderheiten.

Was ist eigentlich genau „Buchhaltung“?

Buchhaltung umfasst weit mehr als das bloße Aufzeichnen von Einnahmen und Ausgaben. Sie ist die Grundlage für das innerbetriebliche Rechnungswesen, ermöglicht die finanzielle Planung deines Unternehmens und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Die Kernfunktionen der Gastro-Buchhaltung umfassen:

• Erfassung aller Geschäftsvorfälle: Jede finanzielle Transaktion muss lückenlos dokumentiert werden. Dies schließt Einnahmen aus dem Verkauf von Speisen und Getränken, Ausgaben für Zutaten, Miete, Gehälter, Versicherungen, Kredite und sonstige Betriebskosten ein.
• Überwachung von Einnahmen und Ausgaben: Die fortlaufende Überprüfung dieser Posten ist entscheidend für die Liquiditätssteuerung und hilft, finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen.
• Vorbereitung von Abschlüssen: Periodische Abschlüsse wie die Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Bilanz geben Aufschluss über den finanziellen Erfolg des Betriebs und sind für die strategische Planung unerlässlich.
• Einhaltung steuerlicher Verpflichtungen: Die korrekte Abführung von Steuern, darunter Umsatzsteuer und ggf. Körperschaftssteuer, ist ein kritischer Aspekt, der sorgfältig gehandhabt werden muss.

 

Zwei Methoden zur Gewinnermittlung

Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) sind häufig auch Gastronomiebetriebe zur Doppelten Buchführung (Doppik) verpflichtet. Bei dieser Methode muss jeder Geschäftsvorfall doppelt verbucht wird – einmal im Soll und einmal im Haben. Ob die Pflicht zutrifft, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Rechtsform, dem Jahresumsatz und dem Gewinn.

Kleinunternehmer:innen und Betriebe, die bestimmte Grenzwerte nicht überschreiten (z.B. einen Jahresumsatz von weniger als 600.000 Euro und einen Jahresgewinn von weniger als 60.000 Euro), können von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit sein und stattdessen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden. Bei dieser Methode wird vereinfacht der Gewinn als Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben ermittelt.

Buchhaltung in der Gastronomie: Besonderheiten

Eine hohe Bargeldintensität, schnelle Warenumschläge und eine Vielzahl von Lieferanten: Diese für die Gastronomie typischen Faktoren erfordern eine präzise und zuverlässige Buchführung, mit der du die schnellen Bewegungen und die Vielfalt der Geschäftsvorfälle genau abbilden kannst. Spezielle Regelungen für die Gastro-Buchhaltung gibt es nicht, gleichwohl musst du einige spezifischen Anforderungen berücksichtigen.

Das neue Kassengesetz

Das Kassengesetz, offiziell: Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, verpflichtet Gastronomiebetriebe seit 2020 zur Nutzung von elektronischen Kassensystemen, die über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese Systeme müssen in der Lage sein, jeden Geschäftsvorfall einzeln und unveränderlich zu erfassen und zu speichern. Das gilt vor allem bei Bargeldtransaktionen, um Steuerhinterziehung zu vermeiden.

Aufbewahrungspflicht

Wie andere Unternehmen sind auch Gastronomiebetriebe gesetzlich dazu verpflichtet, sämtliche Geschäftsunterlagen – dazu zählen Rechnungen, Belege, Buchungsbelege und Lieferscheine – für mehrere Jahre (zwischen 6 und 10 Jahre) aufzubewahren. Diese Pflicht dient dazu, bei Steuer- oder Betriebsprüfungen dem Finanzamt eine vollständige Dokumentation vorlegen zu können. Du musst auch Sachentnahmen (vor allem eigene Mahlzeiten) und den Schankverlust sorgfältig dokumentieren.

Speisen erfassen

Die detaillierte Erfassung verkaufter Speisen und Getränke ist ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung in der Gastronomie. Dies umfasst nicht nur die Einnahmen aus dem Verkauf, sondern auch die Kosten für Zutaten und die damit verbundene Lagerhaltung. Gerade für Imbisse oder kleine Cafés ist es wichtig, hier trotz des Aufwandes immer den Überblick zu behalten.

Korrekte Rechnungen

Die Bonpflicht erfordert, dass du für jeden Gast eine Rechnung erstellst. Jede ausgestellte Rechnung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und bestimmte Angaben enthalten, wie den vollständigen Namen und die Adresse des Gastronomiebetriebs, das Datum der Rechnungsstellung, eine eindeutige Rechnungsnummer sowie die ausgewiesene Umsatzsteuer. Vor allem der letzte Punkt ist wichtig: Je nachdem, wo deine Kund:innen ihre Speisen verzehren (im Restaurant oder außer Haus), gilt ein anderer Umsatzsteuersatz.

Preiskalkulation

Eine fundierte Preiskalkulation ist das Herzstück eines jeden erfolgreichen Gastronomiebetriebs. Sie muss alle Kostenfaktoren berücksichtigen, darunter Zutaten, Personal, Miete, Energiekosten und Abschreibungen. Ohne genaue Buchführung kannst du keine realistische Kalkulation erstellen, so dass deine Preise nicht nur die Kosten decken, sondern auch den gewünschten Gewinn erzielen.

 

Digitale Lösungen in der Buchhaltung für die Gastronomie

Der digitale Wandel verschafft auch dir als Gastronom:in zahlreiche Vorteile, vor allem mit Blick auf die Buchhaltung. Der Markt bietet heutzutage eine Vielzahl an Tools und Programmen, die speziell auf die Bedürfnisse der Gastronomie zugeschnitten sind. Darüber hinaus sind auch allgemeine Softwarelösungen verfügbar, die unterschiedlichste Unternehmensarten unterstützen, aber auch für die Anforderungen eines Gastronomiebetriebs angepasst werden können.

Elektronische Kasse

Ein zentraler Punkt ist die Einführung moderner Kassensysteme wie DISH POS. Diese sind nicht nur konform mit den neuesten gesetzlichen Anforderungen des Kassengesetzes, sondern bieten häufig auch eine direkte Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware. Die Integration ermöglicht eine nahtlose Übertragung aller Verkaufsdaten (ob in Person und online gezahlt) direkt in die Buchhaltung, was die manuelle Dateneingabe überflüssig macht und die Chance auf Fehler deutlich verringert.

Digitale Bestell- und Bezahlsysteme

Digitale Bestell- und Bezahlsysteme sparen Zeit und erhöhen die Zufriedenheit deiner Gäste. DISH Professional Order kann beispielsweise bequem auf deiner Gastronomie-Website  integriert werden, so dass deine Kund:innen bequem online bestellen können. Die Zahlterminals von DISH Pay ermöglichen es deinen Gästen, mit ihrer bevorzugten Zahlungsmethode zu bezahlen. Unterstützt werden unterschiedlichste Optionen, von gängigen Bank- und Kreditkarten  über digitale Wallets bis hin zu QR-Zahlungen, das vereinfacht den Zahlungsprozess für Kund:innen und erhöht die Effizienz am Point of Sale.

Kalkulationssysteme

Diese Tools ermöglichen eine genaue Berechnung von Preisen und Gewinnmargen für jedes Gericht oder Getränk. Durch die präzise Kalkulation können Gastronom:innen ihre Preise optimal gestalten, was nicht nur die Rentabilität sichert, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit verbessert. Digitale Kalkulationstools bieten zudem die Möglichkeit, Rohstoffpreise zu überwachen und auf Schwankungen flexibel zu reagieren, was zu einer weiteren Optimierung der Kosten führt.

Fazit

Die Buchhaltung ist das Rückgrat eines jeden Unternehmens, insbesondere in der Gastronomie. Dank deiner Buchführung behältst du nicht nur einen Überblick über deine Finanzen, sondern stellst auch sicher, dass dein Betrieb alle gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt. Gerade die Gastro-Buchhaltung erweist sich als komplexe Aufgabe, die du aber durch digitale Tools mühelos bewältigen – und letztendlich so deinen Erfolg steigern kannst.