Qu’est-ce qu’un système POS ? – le système de caisse moderne expliqué

Découvrez comment un système de point de vente (POS) moderne peut simplifier vos processus de travail : vous souhaitez vérifier rapidement qui a commandé quoi ? Vous avez besoin de contrôler vos stocks ? C’est désormais possible de manière numérique et sans stress, depuis un seul endroit ! Les systèmes POS modernes sont conçus pour répondre à ces besoins et vous aider à rester compétitif sur le marché. Apprenez-en davantage sur les fonctionnalités d’un système de caisse POS moderne et découvrez comment le personnaliser selon vos besoins.

Système POS : définition

Avant de présenter les avantages et le fonctionnement d’un système POS, clarifions d’abord de quoi il s’agit. L’expression « point de vente » (POS) désigne l’endroit où les commandes sont traitées dans le secteur de la restauration, que ce soit à une table ou à un comptoir de vente. C’est l’endroit central où toutes les transactions de paiement ont lieu.

Un système POS fait référence à cet endroit même de vente : il s’agit d’un système de caisse intelligent composé d’un logiciel et de différents matériels. Les systèmes POS modernes ont remplacé les anciennes caisses enregistreuses. Pour vous aider à y voir plus clair, voici un aperçu des différences entre un POS, un système POS et une caisse enregistreuse.

• POS (point de vente) : c’est le terme général désignant l’endroit où les transactions commerciales ont lieu, que ce soit dans un restaurant, un commerce de détail ou tout autre établissement similaire.
• Système POS : il s’agit d’un système de caisse complet qui englobe à la fois le logiciel et le matériel nécessaires pour effectuer les transactions, gérer les stocks et enregistrer les paiements. Il offre des fonctionnalités avancées, telles que la gestion des commandes, l’intégration des paiements électroniques, la gestion des employés, etc.
• Caisse enregistreuse : c’est un terme plus ancien qui fait référence à un appareil utilisé pour enregistrer les transactions de vente et calculer le montant total. Les caisses enregistreuses traditionnelles ne disposent pas des fonctionnalités étendues et des capacités de gestion offertes par les systèmes POS modernes.

Avez-vous besoin d’un système POS ?

En tant que système de caisse moderne offrant des fonctionnalités telles que la gestion des commandes et des tables, un système POS se révèle être un outil très utile. L’utilité d’un système POS et son importance pour votre entreprise dépendent cependant de vos besoins en tant qu’établissement de restauration. Nous vous montrons quels sont les avantages des systèmes modernes et clarifions quand ils sont utiles.

Avantages d’un système POS

Les caisses POS ne sont pas seulement conformes à la loi, elles sont également peu encombrantes et participent à l’esthétique du lieu grâce à leur design moderne !

Leur principal avantage est qu’elles ont été conçues pour faciliter le travail quotidien des employés de la restauration grâce à des fonctions d’aide à la gestion du personnel, des commandes et des paiements. Pour réduire la charge de travail du personnel, il est également possible d’utiliser des écrans comme bornes de libre-service.

Une caractéristique décisive de la plupart des systèmes POS est qu’ils sont mobiles. Avec un ordinateur de poche, le serveur peut prendre les commandes auprès du client et l’envoyer directement au comptoir ou à la cuisine. Le personnel s’épargne ainsi des déplacements inutiles. Les processus de travail sont accélérés, car la prise de commande et la facturation sont possibles de partout grâce aux appareils mobiles. De plus, les erreurs en cuisine sont ainsi évitées.

L’utilisation d’un système POS a des répercussions positives sur un autre aspect : la satisfaction client. Les clients peuvent en effet payer confortablement depuis leur table et n’ont plus besoin de se déplacer ! Cette flexibilité contribue à offrir une expérience positive à vos clients, qui augmente leur niveau de satisfaction. Les bons systèmes de caisse fonctionnent comme un outil de gestion complet :

• Gestion des tables : gérez les réservations de tables et créez un plan de salle précis et adapté à votre restaurant. Ainsi, vous avez toujours un aperçu du taux d’occupation actuel du restaurant.
• Analyse : profitez de fonctions intégrées pour une analyse détaillée du chiffre d’affaires et d’un livre de caisse numérique. Vous pouvez ainsi calculer vos revenus et dépenses en toute sécurité.
• Flexibilité : vous pouvez compléter le système de caisse par des ordinateurs de poche ou des bornes et l’utiliser sur plusieurs appareils, permettant de relier le personnel de service à la cuisine. De plus, vous pouvez ainsi proposer à vos clients des possibilités de paiement numériques.
• Marketing : intégrez des systèmes de fidélisation ou de bons d’achat directement dans votre nouveau système de caisse.
• Gestion des marchandises : optimisez les stocks, gérez les commandes et effectuez un inventaire directement depuis le système POS.
• Gestion du personnel : saisissez les heures de travail dans le logiciel et facilitez la planification des services. Vous pouvez même créer des profils personnalisés pour chaque collaborateur.
• Service simplifié : améliorez la qualité de votre service grâce au menu intégré dans le système POS et à la possibilité d’accepter les pourboires par paiements numériques.

Quand est-il utile d’avoir un système POS ?

Les avantages des systèmes POS cités ci-dessus rendent en effet les processus de travail plus efficaces dans les restaurants avec tables. Veillez cependant à choisir une solution adaptée à vos besoins, car tous les établissements ne nécessitent pas tant de fonctionnalités.

Vous avez ouvert un food truck ? Dans ce cas, il n’y a pas de tables à gérer et il n’est pas non plus nécessaire d’envoyer des informations dans une cuisine séparée. Néanmoins, les ordinateurs de poche sont ici aussi avantageux : ils sont peu encombrants et peuvent être facilement présentés aux clients pour le paiement. De plus, la possibilité de payer sans contact augmente la satisfaction des clients.

Les différents systèmes POS

Dans le secteur de la restauration, vous pouvez choisir parmi de nombreux systèmes POS. Découvrez comment il fonctionne et comment le personnaliser selon vos besoins.

Effectuer des ventes numériques avec le bon logiciel

Choisissez impérativement un logiciel de caisse spécifique au secteur de la restauration afin de profiter de tous ses avantages. Veillez également à ce que les fonctions soient intuitives et adaptées à vos besoins.

La majorité de ces logiciels utilisent le cloud, ce qui vous permet d’accéder à vos données en ligne à tout moment. Les transactions sont réalisées via Internet et toutes les données de caisse sont enregistrées de manière numérique.

Combiner le matériel : caisse POS ouverte ou fermée

Il vous suffit d’installer le logiciel sur un PC compatible, et vous avez déjà connecté votre appareil en caisse à internet ! Vous pouvez aussi utiliser une tablette comme terminal. Mais qu’est-ce qu’un système POS sans liberté de mouvement et sans communication en réseaux ? C’est pourquoi vous pouvez à tout moment transformer la caisse fixe en caisse mobile en retirant la tablette de son support.

Les caisses pour tablettes et PC existent en tant que systèmes ouverts : vous combinez à votre guise plusieurs composants matériels entre eux et étendez votre système à volonté ! Pour offrir un service professionnel à vos clients, vous devrez vous procurer une imprimante mobile de tickets de caisse, un lecteur de cartes et un tiroir-caisse. Pour faciliter le travail davantage, prévoyez une imprimante de cuisine et de bar. En utilisant un ou plusieurs terminaux fixes en combinaison avec des ordinateurs de poche, vous avez une caisse complète et mobile.

Les systèmes fermés offrent cependant également une sécurité des données et un confort intéressants : vous n’avez pas à vous soucier d’éventuelles erreurs de caisses ou de commandes. Avec les systèmes fermés, vous recevez le système POS comme solution complète avec le logiciel basé sur le cloud, les terminaux fixes, les terminaux portables et le matériel supplémentaire souhaité.