Les caisses enregistreuses sont-elles obligatoires dans la restauration ?

Les professionnels de la restauration doivent connaître les bases juridiques de leur entreprise. Mais quelles sont les lois en vigueur concernant les systèmes de caisse ? Afin d’éviter d’éventuelles sanctions lors des contrôles de l’administration fiscale, nous vous expliquons tout ce qu’il y a à savoir sur la loi relative aux caisses enregistreuses dans la restauration en France.

Existe-t-il une loi concernant les caisses enregistreuses dans la restauration en France ?

Non, il n’existe actuellement pas à proprement parler d’obligation de caisse en France. Il est donc en théorie toujours possible de ne pas utiliser de système de causse. Cependant, cette solution entraînera un contrôle fiscal plus approfondi par l’administration concernée.

Avec une caisse enregistreuse, il est beaucoup plus difficile de manipuler les fonds de caisse. À chaque opération, les données sont enregistrées automatiquement dans le système. Cela évite aussi aux commerçants d’avoir à tenir un livre de caisse au quotidien.

Aujourd’hui, seule la conformité des caisses enregistreuses est demandée par la loi du 1er janvier 2018. C’est-à-dire que tout professionnel assujetti à la TVA doit utiliser un équipement certifié dans lequel les données peuvent être stockées sur une période donnée et sécurisées afin de protéger leur intégrité. Cependant, les caisses enregistreuses pourraient devenir complètement obligatoires dans le futur. Afin de se préparer dès maintenant à cette éventualité, et car l’utilisation des caisses enregistreuses électroniques représentent un énorme gain de temps, la plupart des professionnels ont déjà adopté cette solution.

Que demande la loi exactement pour le secteur de la restauration ?

Si vous avez un système de caisse, par exemple une caisse enregistreuse, les réglementations doivent être appliquées de manière effective. Selon la loi, les différents systèmes de caisse doivent donc respecter quatre conditions :

• Condition d’inaltérabilité
• Condition de sécurisation
• Condition de conservation
• Condition d’archivage

Elles ont été mises en place dans le but de dissuader toute fraude. Une fois que les données sont datées et archivées, elles ne sont donc plus modifiables. Pour cela, les systèmes de caisse présentent un support de stockage approprié. Les plus modernes offrent même une solution de stockage Cloud pour garantir une sauvegarde sur plusieurs années.

Selon la loi, les caisses enregistreuses de restaurants doivent donc stocker et enregistrer intégralement toutes les données pertinentes sur le plan fiscal. Les livres, les registres comptables et les pièces justificatives (comme les tickets de caisse) doivent être conservés pendant une durée maximale de dix ans. Toutes vos recettes et vos dépenses doivent pouvoir être prouvées.

Avec une caisse enregistreuse de restaurant, il est obligatoire d’éditer un ticket de caisse, indépendamment du prix ou de la demande du client. Les systèmes de caisse sont programmés afin d’éditer les tickets de caisse correctement. Ils doivent contenir les informations suivantes :

• La date et l’heure
• Le nom et l’adresse du restaurant
• La quantité et le prix de la prestation
• Le prix total à régler (TTC et HT)
• Le moyen de paiement

Quels sont les avantages d’une caisse électronique pour restaurants ?

Un système de caisse électronique offre une vue d’ensemble sur les recettes du restaurant et détaille toutes les opérations de caisse. Cela facilite non seulement le travail de l’administration fiscale, mais aussi celui du restaurateur. Vous gardez une trace de tous les mouvements d’argent internes et pouvez ainsi optimiser les processus et réduire les dépenses.

En plus de simplifier la comptabilité, les systèmes de caisse modernes offrent souvent la possibilité de perfectionner la gestion d’entreprise. Cela passe notamment par la gestion des stocks de produits. Les logiciels de caisse peuvent analyser vos stocks et vous prévenir lorsqu’un réapprovisionnement est nécessaire. Grâce à la multitude de fonctions pratiques qu’ils offrent, les systèmes de caisse électronique sont donc nettement plus pratiques que les caisses enregistreuses classiques et constituent une aide précieuse au quotidien pour les restaurateurs.

Un autre avantage des systèmes de caisse électronique est la possibilité d’intégrer des outils aux fonctionnalités supplémentaires comme les systèmes de commande ou de réservation. Certaines solutions peuvent également proposer une fonction de caisse en libre-service. Certains restaurants proposent même des QR codes à scanner pour commander et payer directement des plats et des boissons.

Quels sont les risques encourus en cas de non-respect de cette loi ?

Si vous ne pouvez pas prouver la conformité de votre système de caisse, alors vous encourrez une pénalité de 7500 € pour chacune des caisses de votre établissement ne respectant pas la norme 2018 en cas de contrôle. Pour être parfaitement en règle, vous devez prouver que le logiciel que vous utilisez est certifié par le fournisseur ou par la norme NF525. Si les administrations fiscales remarquent la moindre erreur, ou même le non-respect de l’obligation d’édition de tickets de caisse, alors vous risquerez la visite du fisc et un contrôle encore plus strict et approfondi. Cela vaut d’autant plus si vous n’utilisez pas de système de caisse.

En résumé : dans un restaurant, les caisses enregistreuses ne sont pas obligatoires mais fortement recommandées

En tant que restaurateur, vous n’êtes pas obligé de disposer d’un système de caisse moderne. Cependant, vous devez garder une trace de toutes les opérations financières effectuées. C’est pourquoi un bon système de caisse peut être la solution pour éviter les erreurs et les ennuis avec le fisc. De plus, ces solutions modernes permettent de simplifier et d’optimiser la gestion et la productivité de votre entreprise de restauration. Pour envisager le prochain contrôle fiscal avec sérénité, nous vous conseillons donc de vérifier votre système actuel et de le faire certifier par les autorités compétentes.