Quels systèmes de caisse pour restaurant choisir pour une utilisation optimale

Prendre rapidement les commandes sur un bloc-notes et calculer mentalement l’addition ? Cette solution s’avère peu efficace dans le secteur de la restauration et entraine souvent des erreurs. C’est pourquoi il existe aujourd’hui des solutions numériques. Dans cet article, nous vous montrons ce que les logiciels de caisse peuvent apporter à votre restaurant, à quoi ils servent et quels sont les avantages et inconvénients dont il faut tenir compte. Découvrez quel système de caisse pour restaurant convient le mieux à votre entreprise.

Pourquoi ai-je besoin d’un système de caisse ?

Dans le secteur de la restauration, un système de caisse efficace est indispensable, mais pas obligatoire. Les professionnels peuvent encore noter leur commande et factures sur des carnets à souche. Cependant, depuis 2018, tout professionnel assujetti à la TVA doit disposer d’un système de caisse conforme. C’est-à-dire que si vous utilisez un des systèmes évoqués ci-dessous, le matériel et le logiciel doivent être certifiés. Cette loi permet de lutter contre les fraudes et assure une meilleure protection des données.

Qu’il s’agisse d’une caisse enregistreuse pour restaurant ou d’un logiciel de caisse plus moderne, ces solutions garantissent donc un travail performant et doivent donc être conforme aux réglementations. La satisfaction de vos clients et votre chiffre d’affaires en dépendent.

Mais qu’est-ce qu’un système de caisse exactement et quels sont les solutions proposées ? Les caisses assurent le traitement des paiements de votre restaurant. Mais les logiciels de caisse modernes peuvent faire bien plus : de la gestion des tables et des stocks en passant par l’enregistrement des commandes, ces systèmes offrent de nombreuses options. De plus, vous assurez un décompte de la TVA correct et une expérience optimale pour vos clients.

Les logiciels de caisse pour la restauration deviennent de plus en plus populaires, et ce n’est pas sans raison. Les solutions modernes compatibles avec le Wi-Fi offrent une grande liberté. Mais chaque établissement a ses propres exigences, c’est pourquoi nous vous présentons un aperçu de tous les systèmes de caisse importants. Découvrez lequel est adapté à votre restaurant.

Choisir le bon système de caisse : quel critère est le plus important ?

Lors du choix d’une caisse ou d’un logiciel de caisse pour la restauration, vous devez tenir compte de quelques éléments. Après tout, les exigences varient en fonction de la taille, du type de votre restaurant et de son flux de travail. Voici les critères à prendre en compte :

• Coûts : les caisses modernes sont souvent plus chères que les classiques. Les prix varient également en fonction de la durée pendant laquelle vous souhaitez louer ou acheter le matériel et le logiciel. Selon l’étendue des fonctions et le support choisi, l’abonnement mensuel peut se situer entre 20 et 150 euros.
• Étendue des fonctionnalités : votre salle est toujours pleine et le nombre de commandes explose ? Dans ce cas, la meilleure solution est un logiciel proposant de nombreuses fonctionnalités. Vous pouvez ainsi répondre aux souhaits de vos clients et gérer facilement les commandes.
• Mobilité : le processus de commande et de paiement varie fortement selon que vous gériez un café, un food-truck ou un restaurant physique classique. Vérifiez quelle solution fixe ou mobile sera optimale pour votre entreprise de restauration.
• Facilité d’utilisation : lorsque vous choisissez un logiciel de caisse, veillez à ce qu’il soit facile à utiliser et intuitif. Ce n’est qu’ainsi que votre personnel pourra travailler efficacement.
• Conformité fiscale : le fisc donne des directives claires sur ce que votre caisse doit pouvoir documenter, créer et enregistrer. Il est important de les respecter, notamment en veillant à ce que le système de caisse pour la restauration soit équipée d’un dispositif de sécurité. Vous vous facilitez ainsi la vie pour votre prochaine déclaration d’impôt.

Le secteur de la restauration nécessite énormément d’opérations de caisse au quotidien. À moins d’être un as de la comptabilité, un tiroir-caisse n’est donc pas recommandé et est synonyme de perte de temps. Mais quel système de caisse est donc adapté à la restauration ? Nous distinguons les trois suivants :

• Les caisses enregistreuses
• Les ordinateurs de caisse
• Les logiciels de caisse

Chaque système présente des avantages et des inconvénients différents. Il vaut donc la peine de bien peser le pour et le contre pour savoir quelle caisse est idéale pour votre entreprise. Nous vous expliquons les différences principales.

Les caisses fixes

En tant que restaurateur, vous avez la possibilité d’utiliser une caisse fixe pour votre établissement. Elle se place à un endroit stratégique, généralement à un comptoir, afin de pouvoir gérer toutes les commandes, paiement et autres opérations de caisse.

Les caisses enregistreuses

Une caisse enregistreuse classique pour restaurants enregistre les versements en espèces, les dépenses et les annulations. Toutes les opérations sont enregistrées dans le livre de caisse, mais doivent être saisies manuellement ou scannés à l’aide d’un code-barres. De plus, une caisse enregistreuse permet d’imprimer des justificatifs. Vous avez également la possibilité de consulter les bilans journaliers, ce qui simplifie grandement la comptabilité. Comme la caisse calcule de manière autonome le montant total à payer ainsi que la monnaie à rendre, les erreurs de facturation sont évitées. Elle ne dispose cependant d’aucune fonction technique supplémentaire.

Comme cette caisse se compose uniquement d’une boîte ou d’une caisse, elle est peu coûteuse à l’achat. Autre avantage : vous pouvez encaisser même en cas de panne d’Internet, car la caisse fonctionne indépendamment. Mais c’est précisément ce qui limite ses fonctionnalités.

La caisse manuelle est de plus très sujette aux erreurs et prend beaucoup de temps, car vous devez documenter vous-même chaque opération à la main. C’est la raison pour laquelle les caisses enregistreuses sont particulièrement mal vues par l’administration fiscale, qui vérifie souvent si vous respectez les obligations réglementaires et légales.

Les caisses enregistreuses présentent quelques fonctionnalités intéressantes, mais sont globalement peu flexibles car elles ne peuvent pas être déplacées. Alors que les caisses enregistreuses traditionnelles se composent uniquement d’un clavier, d’un tiroir-caisse, d’un écran et d’un mécanisme d’impression, les caisses enregistreuses modernes peuvent être reliées à d’autres matériels et logiciels. Si les fonctionnalités du système de caisse classique ne suffisent pas à votre restaurant, cette solution plus moderne vous conviendra mieux.

Lors du choix du fournisseur pour le matériel et le logiciel, prenez vos besoins en compte. Par exemple, pour une meilleure sécurité des données, nous vous conseillons les systèmes proposant un logiciel et une solution complète venant d’un seul et même fournisseur.

Vous pouvez aussi acheter le matériel et le logiciel séparément. Cette solution vous offre une plus grande liberté et empêche l’enfermement propriétaire. Vous composez ainsi votre propose solution en vous procurant un terminal de caisse complet avec un écran tactile, un lecteur de carte, un scanneur de codes-barres et une imprimante à tickets. Ne négligez pas l’achat d’un lecteur de carte, la possibilité de payer par carte est aujourd’hui indispensable pour un service rapide et optimal.

Grâce à des extensions logicielles adaptées, certaines caisses fixes offrent des fonctions supplémentaires pour optimiser votre productivité, par exemple avec la gestion des tables.

Une caisse enregistreuse n’est certes pas mobile et prend beaucoup de place, mais elle peut être le bon choix, notamment pour une petite entreprise de restauration. Par exemple, un restaurant avec un comptoir de commande ne nécessite pas de caisses mobiles, car les commandes ne sont pas comptabilisées à la table. Les caisses enregistreuses fixes sont cependant moins adaptées aux établissements avec service à table. Cela obligerait les serveurs à faire constamment des allers-retours entre les clients, le comptoir, la cuisine et la caisse.

Les ordinateurs de caisse et les caisses tactiles

Comme une caisse enregistreuse, l’ordinateur de caisse et la caisse sur tablette sont des systèmes fixes. Seul le support diffère. La condition préalable à leur utilisation est que le logiciel de caisse soit compatible avec le système d’exploitation de l’appareil utilisé. L’appareil peut être combiné avec d’autres matériels de votre choix et gagner ainsi nettement en flexibilité.

L’un des avantages de ces caisses est qu’elles sont compatibles avec Internet. Les menus peuvent ainsi être enregistrés électroniquement et rapidement adaptés. Le personnel de service n’a plus besoin d’inscrire les prix un par un. La gestion des marchandises et des stocks est également possible via un logiciel informatique. Il existe toutefois un risque que des virus et autres logiciels malveillants infectent l’ordinateur.

Un ordinateur de caisse avec commande par souris et clavier peut toutefois ralentir le processus de travail les jours où les clients sont particulièrement nombreux. C’est pourquoi un écran tactile peut être un meilleur choix : il vous garantit une utilisation intuitive.

Contrairement aux caisses enregistreuses, les ordinateurs de caisse et les tablettes dépendent donc de la connexion Wi-Fi. Il est toutefois possible d’utiliser un réseau local sans fil afin d’éviter autant que possible les pannes d’Internet.

Les caisses mobiles

Le repas était délicieux, la soirée un succès total. Voici venu le moment de payer : le client se rend au comptoir et trouve une queue de plusieurs personnes souhaitant également régler leur addition. Cela peut donner une mauvaise dernière impression à votre clientèle. Pour éviter ce scénario, utiliser un logiciel de caisse mobile permet d’offrir à votre clientèle une expérience positive à tous les niveaux. Ces logiciels de caisse pour la restauration sont dotés de nombreuses fonctions. Ils offrent de nombreux avantages et une grande flexibilité puisqu’ils mêlent un logiciel intuitif et un support mobile. De plus, elles permettent de sauvegarder les données en interne dans un Cloud.

Les logiciels de caisse (POS)

Les logiciels de caisse POS conviennent surtout aux restaurants et aux cafés avec plusieurs tables ainsi que les établissements où la commande et le paiement se fait à table. Configurez ces systèmes à partir d’un terminal fixe combiné à un matériel mobile. L’avantage principal des logiciels de caisse mobiles : la prise de commande et la facturation sont possibles de partout. Vous n’avez donc pas besoin de faire des aller-retours entre chaque table et la caisse fixe ou de tout inscrire à la main.

Au lieu de cela, le personnel peut prendre tranquillement les commandes : il les saisit dans l’appareil mobile et la commande est immédiatement envoyée à la cuisine, et le tout automatiquement. Cela accélère considérablement les processus de travail et garantit aux clients une expérience agréable avec un paiement rapide. Cela simplifie également la comptabilité et l’administration. Dans le secteur de la restauration, un logiciel de caisse permet également de diviser la note plus facilement ou de mettre en place des systèmes de bons d’achat et de réductions.

Bon à savoir : le terme POS vient de l’anglais point of sale et désigne un terminal de point de vente, c’est-à-dire l’endroit où ont lieu les commandes et les paiements. Dans la restauration, il peut s’agir par exemple du comptoir ou de la table d’un client.

Vous pouvez adapter votre système POS en fonction de vos besoins. L’utilisation de smartphones, de tablettes, de lecteurs de cartes et d’imprimantes de tickets mobiles est particulièrement innovante. Les smartphones sont connectés sans fil et idéalement équipés d’un logiciel spécifique au secteur. Ils offrent une liberté de mouvement et une flexibilité d’utilisation maximales. En option, vous pouvez également acheter un tiroir-caisse pour permettre à vos clients de payer en espèces.

En résumé : les systèmes de caisse pour restaurant

Maintenant que vous avez connaissance des différents systèmes de caisse pour les restaurants, découvrez un résumé des caractéristiques importantes pour vous aider à choisir celui adapté à votre restaurant et à vos besoins. Des facteurs tels que la facilité d’utilisation, le prix et la mobilité dépendent toutefois beaucoup du matériel et du logiciel utilisés.

Le système de caisse parfait pour votre entreprise de restauration

Il n’existe pas encore de système de caisse parfait. Choisissez donc celui qui correspond exactement à vos besoins.

Ainsi, si vous gérez une petite entreprise de restauration comme un snack ou un café, vous n’avez pas besoin d’une connexion sans fil. C’est pourquoi nous vous conseillons une solution fixe comme la caisse enregistreuse ou l’ordinateur de caisse. Ces systèmes sont flexibles et offrent des fonctionnalités suffisantes. Dans un petit food-truck, les terminaux portables sont cependant plus avantageux, car ils ne prennent que peu de place.

Les logiciels de caisse POS conviendront mieux aux grands restaurants avec service à table. Vous accélérez ainsi le service et augmentez votre chiffre d’affaires grâce aux nombreuses options des systèmes POS.

Notre conseil : préférez une solution destinée spécifiquement au secteur de la restauration. Vous êtes ainsi sûr que les fonctionnalités sont exactement adaptées au flux de travail quotidien d’un restaurant.