Comment économiser 10 000 euros grâce à une planification optimale des horaires de travail

Jens Ertel, consultant en gastronomie nous explique tout ce que vous pouvez accomplir en optimisant votre tableau de service.

Boostez votre productivité et  votre chiffre d’affaires grâce à l’optimisation des horaires de service

Enfin, le secteur de l’hôtellerie et de la restauration connaît un regain de dynamisme. Tout le monde est de retour : vos clients et vos employés. Mais aussi peut être quelques soucis ? Alors pourquoi ne pas saisir l’occasion pour ajuster les bons leviers dans votre entreprise et affronter l’avenir plus sereinement ? Les coûts de personnel étant actuellement le plus important facteur de coût, une meilleure gestion et une meilleure planification des ressources vous offrent de nombreuses possibilités pour augmenter les bénéfices.

Deux chiffres clés sont importants pour la planification des équipes de vos employés : le nombre d’heures travaillées et la productivité.

Voici comment vous optimisez les « heures de travail des employés »

Après le confinement, beaucoup de vos collègues vont continuer d’ouvrir à leurs heures habituelles mais est-ce lucratif ? Le roulement de personnel tout au long de la journée est-il suffisant pour rémunérer votre équipe ? Tout d’abord, vérifiez votre système de point de vente et analysez l’écart au niveau des ventes quotidiennes. Cependant, veillez à évaluer les week-ends de manière indépendante car le comportement des clients du week-end diffère généralement de celui des clients de la semaine. Les ventes au début et à la fin de la journée sont particulièrement intéressantes : en effet, pendant ces heures creuses, c’est-à-dire l’heure précédant les premières ventes et une heure avant que le dernier employé ne parte, on procède généralement à un prétraitement et à un post-traitement. Pendant ces périodes, vous n’avez pas ou peu de chiffre d’affaires. Ces heures de travail sont importantes. Après tout, vous avez besoin d’une bonne “mise en place” et d’une documentation raisonnable de vos exigences HACCP (gestion de l’hygiène). Mais du point de vue de la gestion de l’entreprise, cela crée trop d’heures de travail pour les employés avant même que le premier euro de chiffre d’affaires ne finisse dans la caisse.

Pour avoir une meilleure vue d’ensemble du nombre d’heures travaillées par les employés dans les heures marginales, additionnez toutes les heures hebdomadaires ou mensuelles dans les heures marginales ainsi que votre propre temps et vous remarquerez l’accumulation de nombreuses heures, qui nuisent à votre bénéfice.

Si vous ne souhaitez pas modifier les heures d’ouverture, vous pouvez essayer les astuces suivantes pour réduire votre temps de travail en heures creuses (ou pour être plus productif):

Cinq conseils pour la cuisine:

1. Déplacez la pré-production vers les jours ou les phases de la journée où les ventes sont plus faibles.
2. Repensez la disponibilité de vos produits crus pour gagner du temps dans la préparation : Pourraient-ils être déjà préparés ou proportionnés dans une qualité similaire ?
3. Optimisez le traitement des normes HACCP.
4. Sur la base de l’évaluation sur le lieu de vente, réorganisez les heures de commande des clients un peu plus tôt le soir et plus tard à l’heure du déjeuner.
5. Utilisez des techniques de cuisine, telles que des techniques de cuisson entièrement automatisées, pendant les heures de nuit.

Cinq conseils de service:

1. Reportez progressivement les activités de préparation et de suivi dans les heures de base.
2. Créez des listes de statuts cibles dans lesquelles vous définissez dans quel état, en quel nombre, à quelle heure, ce qui doit être préparé, où et comment.
3. Ajustez les heures d’ouverture en fonction de la courbe des ventes. Ne vous inquiétez pas, après deux semaines, tout sera revenu à la normale.
4. Redirigez votre téléphone vers des outils numériques tels qu’un répondeur numérique ou un application de réservation.
5. Vérifiez si les délais de livraison des fournisseurs tombent dans les délais marginaux et si quelqu’un doit être sur place pour cela.

Comment augmenter la productivité des employés?

Imaginez que vous n’économisiez que quelques heures par employé et par jour. Qu’est-ce que cela ferait financièrement ? Pour un calcul exemplaire, il vous faut d’abord déterminer la valeur d’une heure de travail :

La limite du salaire minimum brut est de 9,35 €/heure.

La majoration moyenne des prestations sociales est d’environ 21 % selon le lieu de travail.

Nous ajoutons 20 % aux 11,31 € calculés, car vous avez alors inclus les jours fériés (y compris les suppléments), les vacances et les jours de maladie (6 jours est la moyenne fédérale), dont chaque employé pourrait effectivement profiter.

Pour le calcul suivant, nous avons utilisé une heure de travail à 13,57 € par heure (brut).

Pour réduire de 2 heures de travail par jour, nous calculons maintenant la formule suivante :

• Heures de travail x jours d’ouverture par an x salaire brut

Dans notre exemple : 2 heures x 360 x 13,57 € = 9 770,40

Cela signifie que si vous économisez seulement une heure de travail en cuisine et une heure de préparation du service ou de travail de suivi par jour, vous économiserez près de 10 000 € par an !

Frais de personnel en pourcentage du chiffre d’affaires net

Pour que votre restaurant atteigne un rendement maximum, vos frais de personnel ne doivent pas dépasser 32 % du chiffre d’affaires net – selon le concept et le type d’entreprise. La valeur de référence est de 28 % pour les sociétés à responsabilité limitée, en ajoutant le salaire du directeur, la valeur de référence est de 41 % au maximum.

Nous calculons maintenant le chiffre d’affaires minimum par heure de travail utilisée (c’est-à-dire la productivité) afin de compenser le chiffre d’affaires de vos heures marginales :

• salaire brut x 100 : clé individuelle des coûts de personnel en % du salaire réel

Dans notre exemple, le chiffre d’affaires minimum par heure de travail utilisée est de 13,75 x 100 : 32(%) = 42,96 € net.

Dans beaucoup de vos heures marginales, vous n’atteindrez pas ce chiffre d’affaires minimum. Cependant, si vous atteignez voir dépassez cette productivité pendant vos heures de pointe alors il serait utile de l’évaluer sur une base quotidienne ou hebdomadaire pour voir si elle peut être amortie. Si vous pouvez contrôler et augmenter votre productivité grâce à la planification des ressources et aux mesures ci-dessus, alors vous êtes sur la bonne voie!

Jens Ertel, après 20 ans d’une carrière classique dans l’hôtellerie et la restauration, travaille depuis 15 ans comme coach/formateur et consultant indépendant en gastronomie. Il possède un hôtel et un restaurant et s’est spécialisé dans le thème de la “vente active” et de la “croissance du chiffre d’affaires” dans le secteur de la gastronomie.