Indicadores clave de rendimiento para una empresa rentable

En una serie de artículos, el consultor gastronómico Uwe Ladwig explica todo lo necesario para tener un negocio más rentable. Aquí, se muestran los KPI clave a tener en cuenta y cómo analizar sus resultados.

Cómo te pueden ayudar las cifras clave a gestionar mejor y más eficientemente tu negocio

Cálculo del margen de contribución, optimización del menúo del registro de turnos: Sea como fuere, solo prestando atención a los KPI podrás controlar tu negocio de forma más rápida y precisa. Si no eres un “experto en análisis de datos” que se pasa todo el día concentrado en modelos de datos complejos, puede que pienses en este tipo de “gestión” como una molesta pérdida de tiempo.

En realidad, es más simple de lo que parece. Todo lo que necesitas es introducir diariamente los datos en tu sistema de indicadores de desempeño. Esto debería ser suficiente para obtener todos los números clave que precisas y tan solo te llevará diez minutos de tu día a día al tiempo que mejorará tus datos a largo plazo.

¿Por qué prestar atención a los números clave de tu negocio? Puede que pienses que con tu asesor fiscal es suficiente, aunque realmente él estará más preocupado por gestionar tus impuestos que por la gestión de tu negocio.

En cualquier caso, mientras registras tus datos a diario, dentro de un margen de 30 días, hasta que no transcurran al menos dos o tres semanas no tendrás mínimamente una aproximación significativa para una toma de decisiones. Según el Principio de Pareto, los restaurantes solo ganan dinero el 20% de los días de cada mes. Por tanto, se requiere un rastreo de estas micro-tendencias para tener una idea más clara y esto solo se puede llegar a conseguir mediante el seguimiento de los KPI a diario, o incluso en cada hora. Con estas cifras tomarás decisiones mejores y más rápidas al tiempo que aumentará la calidad en la gestión del personal.

¿Qué deberías introducir cada día?

Aunque hay algunos programas que gestionan el registro  de turnos de trabajo, la gestión de recursos y cálculo de precios del menú, no conozco un sistema que realmente analicetodos los KPI. De momento, recomiendo introducir todos los datos en Excel, aunque sea algo pesado al principio. Hacerlo así tiene sus ventajas, ya que al introducir los datos tú mismo, idealmente al término de la jornada o bien a la mañana siguiente, podrás seguir más de cerca el desarrollo del negocio. Así, percibirás enseguida si has introducido datos incorrectamente y qué días han sido mejor que otros. Este control de calidad más manual, te permitirá tener una visión general y excelente de tu negocio a la vez que vas insertando tus datos.

Para ello, tan solo necesitas unos pocos  números que determinarán las cifras clave más importantes. Por ejemplo, cada día deberías transferir la facturación del restaurante desde tu sistema de TPV. Además, deberías registrar las horas de trabajo de los empleados de la cocina y del servicio de sala según el registro de turnos. Probablemente, el trabajo más pesado será el de registrar los costes inventariados por el chef (números que también puedes extraer de la propia contabilidad). Si el chef introduce los números manualmente, al menos al principio, obtendrás una mejor comprensión al importar tus números. Una vez que hayas hecho todo esto en un primera vuelta, para la segunda tan solo necesitarás un máximo de diez minutos al día. Finalmente, valorarás  los números clave según este lema: “el análisis te abre los ojos”.

Estos son los indicadores clave que deberías tener en cuenta a diario:

• Margen de contribución 2 {Ventas-Ingresos-Costes de productos*-Costes de personal}
• Margen de contribución 1 por comensal {Volumen de ventas – Costes de productos / Comensales}
• Margen de contribución 2 por comensal {Volumen de ventas- Costes de productos – Costes de personal / Comensales}
• Ingresos por plaza {Volumen de ventas / asientos disponibles} Objetivo: 20,00€ – 25,00€
• Ingresos por comensal {Volumen de ventas / Comensales}
• Facturación por hora de empleado {Volumen de ventas/horas de trabajo} Objetivo mínimo: 50,00€ – 60,00€
• Costes de personal en % {PK / Volumen de ventas x 100} Objetivo aproximado entre el 30% – 35%
• Nivel de Ocupación en porcentaje {comensales x 100 / plazas disponibles}
• Ratio de comidasy bebidas {Volumen de ventas de bebidas x 100 / Volumen de ventas de alimentos y bebidas} Objetivo: entre el 35 – 40% de ventas en bebidas

*) Coste de ventas calculado por la compra de plato/producto

Sugerencias relevantes sobre tus cifras clave

Puede que, aunque tengas controlados todos tus KPI, tu negocio aún no prospere como pensabas, pues depende de lo que aprendas de ellos y de las decisiones que tomes para mejorarlos. Los números están orientados para apoyar la gestión. Úsalos, no solo para hacer un seguimiento de las tendencias a largo plazo, sino también para averiguar a corto plazo qué ha ido bien y qué no.

En lugar de ver los KPI como una señal de alarma constante, úsalos como un seguimiento de tus éxitos para motivarte a tí mismo y a tu equipo. Muchos hosteleros no comparten los KPI con sus empleados porque temen que estos quieran pedir aumentos de sueldo (si las cosas van bien) o les baje la moral (si las cifras son bajas). En cualquier caso, una mayor transparencia ayuda a asegurar que el equipo se identifique realmente como un grupo unido. Compartiendo los KPI, se pueden llegar a alcanzar objetivos más elevados gracias a tener un equipo más comprometido. Algunos hosteleros no publican sus KPI porque ni siquiera los tienen en cuenta.

Comienza a trabajar con los KPI que tengas a mano

El factor más exitoso de un sistema de ratios es determinar los mismos de una forma regular y completa. Sin embargo, para empezar, no se necesita un amplio listado de mediciones. Lo importante es arrancar. Una vez que has determinado los primeros ratios, utilízalos para fijar un objetivo y un presupuesto. Después, compara estos objetivos a lo largo del tiempo (horas, días o meses) y establece metas. Otra buena práctica podría ser comparar tus KPI con los de otros hosteleros. La evaluación de los ratios es la “pieza clave”. Aquí es donde entra en juego un listado de ratios, que te permite evaluar cada uno de manera individual y sacar conclusiones más acertadas.

Al igual que un aeropuerto tiene un plan de emergencia si un avión patina sobre la pista, en lo que al negocio respecta deberías saber qué hacer si los ratios no se comportan como se esperaba. Los hosteleros suelen tomar decisiones basadas en intuiciones pero los “dichosos números” pueden ayudar a fortalecer tu instinto o bien a contrarrestarlo. Si sabes exactamente a dónde quieres llegar y dónde estás, es muy probable que alcances más éxito a corto plazo. Los KPI clave te mostrarán el camino.

Uwe Ladwig es el propietario de F & B Support en Willich. Apoya a los hosteleros con retos de gestión empresarial. Ofrece consultoría, coaching, webinars, cursos online, seminarios y paquetes de cálculo. Con el paquete completo Success Key Figure System obtiene un sistema preparado para usar, donde todos los KPI necesarios están disponibles diariamente para el control de un negocio de hostelería. Más información y preguntas sobre los KPI en www.f-bsupport.de.