Cómo ahorrar 10.000 euros con una programación óptima de los empleados

El consultor gastronómico Jens Ertel explica en este artículo lo que se puede conseguir optimizando la lista y a lo que se debes prestar especial atención.

Más eficiencia y rotación con una programación de tareas optimizada

Finalmente, la industria de la hospitalidad se está encendiendo de nuevo. Todo el mundo está de vuelta: tus huéspedes y tus empleados. Pero también tus preocupaciones… Si aprovechas la oportunidad y ajustas las palancas adecuadas en tu negocio, te adentrarás en un futuro incierto con menos preocupaciones. Dado que los costes de personal son el mayor factor de coste en la gastronomía actual, una mejor gestión y planificación de los recursos promete muchas oportunidades para aumentar los beneficios.

Dos cifras clave son importantes para la planificación de los turnos de tus empleados: el número de horas trabajadas y la productividad de tus empleados.

Así es como se optimizan las “horas trabajadas por los empleados”

Después del cierre, muchos de sus compañeros del sector siguen abriendo a sus horas habituales. ¿Pero es eso lucrativo? ¿Hay suficiente movimiento a lo largo del día para pagar atsu equipo? Revisa tu sistema de puntos de venta y analiza la distribución de las ventas diarias. Sin embargo, tal vez quieras evaluar los fines de semana de manera diferente, porque el comportamiento de consumo de los huéspedes de fin de semana suele ser diferente al de los huéspedes de la semana. Especialmente las ventas en las horas de inicio y fin son interesantes: Debido a que estas son las horas de menor consumo, por ejemplo, la hora antes de las primeras ventas y una hora antes de que el último empleado se vaya, se realiza principalmente el pre y el post proceso. Durante estos tiempos, tienes poca o ninguna rotación. Estas horas de trabajo son importantes. Después de todo, necesitas una buena “puesta en marcha” y una documentación razonable de tus requisitos HACCP (gestión de la higiene). Pero desde el punto de vista de la gestión empresarial, crea demasiadas horas de trabajo antes de que el primer euro de facturación termine en la caja.

Para tener una mejor visión de la cantidad de horas de los empleados en las horas marginales, suma todas las horas semanales o mensuales en las horas marginales – y también tu tiempo. Notarás la acumulación de muchas horas, que reducen tu beneficio.

Si no quieres cambiar el horario de apertura, puedes probar estos trucos para reducir el trabajo en las horas de menor consumo (o para ser más productivo):

Cinco consejos de cocina:

1. Cambia la preproducción a los días o fases del día en que las ventas son más bajas.
2. Repensar la disponibilidad de las materias primas para ganar tiempo en la preparación: ¿Podrían estar ya preparados o en porciones de calidad similar?
3. Optimizar el procesamiento de las normas HACCP.
4. Basándose en la evaluación del punto de venta, reorganiza los tiempos de pedido de los huéspedes un poco hacia adelante por la noche y hacia atrás a la hora del almuerzo.
5. Usar técnicas de cocina, como técnicas de cocina totalmente automatizadas, durante las horas nocturnas.

Cinco consejos de servicio:

1. Cambia gradualmente las actividades de preparación y seguimiento a las horas centrales.
2. Crear listas de estado objetivo en las que se defina en qué estado, en qué número, en qué tiempo, qué debe prepararse, dónde y cómo.
3. Ajustar los horarios de apertura exactamente de acuerdo con la curva de ventas. No te preocupes, después de 2 semanas todo volverá a la normalidad.
4. Redirige tu teléfono a herramientas digitales como un contestador automático digital o un sistema de reservas.
5. Comprueba si los plazos de entrega de los proveedores caen en los tiempos marginales y si alguien debe estar en el lugar para esto.

Cómo aumentar la productividad de los empleados

Imagina que sólo st ahorrarías unas pocas horas por empleado y día. ¿Qué haría eso financieramente? Para el cálculo ejemplar, primero necesitas el valor de una hora de empleado:

• El límite del salario mínimo bruto es de 9,35 euros/hora.
• El recargo medio por prestaciones sociales es de alrededor del 21%, dependiendo de la ubicación.
• Añadimos un 20% a los 11,31 euros calculados, porque entonces se han incluido los días festivos (incluidos los recargos), las vacaciones y los días de enfermedad (6 días es la media federal), que todo empleado podría aprovechar realmente.
• Para nuestro siguiente cálculo, calculamos con una hora de personal de 13,57 euros por hora (bruto).

Para reducir 2 horas de empleado por día, calculamos ahora la siguiente fórmula:

• Horas de empleado x días de apertura por año x salario bruto

En nuestro ejemplo: 2 horas x 360 x 13,57 euros = 9.770,40 euros

Esto significa que si ahorras sólo una hora de trabajo en la cocina y una hora de preparación del servicio o trabajo de seguimiento al día, ¡ahorrarás casi 10.000 euros al año!

Los costes de personal como porcentaje de la facturación neta

Para que su restaurante logre el máximo rendimiento, los gastos de personal no deben exceder el 32 por ciento de la facturación neta, dependiendo del concepto y el tipo de negocio. El valor de referencia está en el 28 por ciento, para las sociedades de responsabilidad limitada incluyendo el salario del ejecutivo, el valor de referencia es un máximo del 41 por ciento.

Ahora calculamos la facturación mínima por hora de empleado utilizada (es decir, la productividad) para compensar esto con la facturación en sus horas marginales:

• salario bruto x 100 : clave del coste de personal individual %-ual

En nuestro ejemplo, la facturación mínima por hora de empleado utilizada es de 13,75 x 100: 32(%) = 42,96 euros netos.

En muchas de tus horas marginales no alcanzará esta facturación mínima. Sin embargo, si alcanzas o incluso superas esta productividad durante sus horas punta, entonces vale la pena evaluarla diaria o semanalmente para ver si puede ser amortizada. Si puedes controlar e incrementar tu productividad con la planificación de recursos y las medidas anteriores, entonces ¡estás en un camino exitoso!

Jens Ertel, después de 20 años de una clásica carrera en hoteles y restaurantes, ha estado trabajando como entrenador/entrenador y consultor gastronómico independiente durante 15 años y ha sido propietario de un hotel y un restaurante mientras tanto. Se ha especializado en el tema “venta activa” y “crecimiento del volumen de negocios” en el negocio de la gastronomía.