Wareneinsatz in der Gastronomie: Rentabilität berechnen, kontrollieren und steigern

 

Du führst ein Restaurant oder vielleicht ein schickes Bistro in einer belebten Stadt? In deiner Küche wird gehackt, geschnippelt, gekocht und angerichtet, und dabei fließt eine Menge Geld in die Zutaten. Genau hier kommt der Wareneinsatz ins Spiel. Seine Kalkulation ist in der Gastronomie von großer Bedeutung, um die Rentabilität deines Lokals zu bestimmen – und zu steigern. Wir erklären, wie der Wareneinsatz berechnet wird, welche Durchschnittwerte in der Gastronomie üblich sind und wie du deinen Wareneinsatz optimieren kannst.

Was ist der Wareneinsatz?

Der Wareneinsatz (auf Englisch: Costs of Goods Sold, COGS) bezeichnet den finanziellen Wert der Rohstoffe und Zutaten, die du in einem bestimmten Zeitraum für die Zubereitung deiner Speisen und Getränke benötigst. Bei der Wareneinsatzquote handelt es sich um eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die das Verhältnis zwischen Einkaufskosten von Waren zum Umsatz innerhalb einer bestimmten Zeitspanne (Woche/Monat/Jahr) angibt. Mit beiden Werten kannst du die Rentabilität deines Lokals messen und gegebenenfalls optimieren.

Einfach gesagt: Der Wareneinsatz ist der Anteil des Umsatzes, den du für alle Lebensmittel (Fleisch, Fisch, Obst, Gemüse, Milchprodukte und weitere Zutaten) und Getränke (alkoholisch/nicht-alkoholisch) ausgibst, die auf den Tellern und in den Gläsern deiner Gäste landen.

 

Bedeutung des Wareneinsatzes für dein Restaurant

Der Wareneinsatz ist eine zentrale Kennzahl in der Gastronomie, die weit über die bloße Summe der Ausgaben für Lebensmittel und Getränke hinausgeht. Er hat einen erheblichen Einfluss auf die wirtschaftliche Gesundheit und den Erfolg deines Lokals. Die Berechnung des Wareneinsatzes ermöglicht es Restaurants, Cafés, Bars, Imbissen, Bäckereien, Konditoreien, Eisdielen, Food Trucks und anderen gastronomischen Betrieben eine effektive Kontrolle und Optimierung der Finanzmittel.

1. Kostenkontrolle

Der Wareneinsatz ist in der Regel eine der größten Ausgaben in einem Gastronomiebetrieb, oft nach den Personalkosten. Eine präzise Überwachung dieser Kennzahl ermöglicht es dir, deine Ausgaben besser zu steuern und Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Ein effektives Kostenmanagement hilft dir dabei, den Überblick über deine finanziellen Mittel zu behalten und sicherzustellen, dass dein Betrieb wirtschaftlich bleibt. Gehst du die Wareneinsatzquote Gericht für Gericht durch, kannst du deine Speisekarte optimieren – und weniger rentable oder zu teure Gerichte entweder überarbeiten, streichen oder durch günstigere Varianten ersetzen.

Beispiel: Wenn du feststellst, dass dein Wareneinsatz im letzten Monat gestiegen ist, kannst du gezielt nach Ursachen suchen, wie z.B. Preissteigerungen bei Lieferanten, erhöhter Abfall oder ineffiziente Lagerhaltung. Durch gezielte Maßnahmen kannst du die Kosten wieder senken und dein Budget einhalten.

2. Preisgestaltung

Die Kenntnis des Wareneinsatzes ist entscheidend für die Kalkulation der Verkaufspreise deiner Gerichte. Wenn du die genauen Kosten für die Zutaten eines Gerichts kennst, kannst du sicherstellen, dass der Verkaufspreis nicht nur die Kosten deckt, sondern auch einen angemessenen Gewinn abwirft. Eine präzise Preisgestaltung verhindert, dass du entweder zu niedrige Preise festsetzt und Verluste machst oder zu hohe Preise verlangst und dadurch Gäste verlierst.

Beispiel: Wenn die Zutaten für ein Schnitzel 5 Euro kosten und du einen Rohgewinn von 70 % anstrebst, müsstest du das Gericht für mindestens 16,70 Euro anbieten. Vom Rohgewinn gehen dann aber noch andere betriebliche Ausgaben wie Personal, Miete und Energie ab.

3. Wirtschaftlichkeit

Ein hoher Wareneinsatz kann ein Indikator für Ineffizienzen in deinem Betrieb sein. Ursachen können beispielsweise zu große Portionen, zu hohe Lagerbestände (und damit finanzielle Verluste durch verdorbene Lebensmittel), ungünstige Einkaufsbedingungen, zu viele Fehlbestellungen oder Diebstahl sein. Durch die Analyse und Optimierung des Wareneinsatzes kannst du solche Ineffizienzen aufdecken und beseitigen. Maßnahmen wie die Standardisierung von Portionsgrößen, die Verbesserung der Lagerhaltung oder die Auswahl kostengünstiger Lieferanten können erheblich zur Senkung des Wareneinsatzes beitragen.

Beispiel: Wenn du feststellst, dass in deiner Küche regelmäßig Lebensmittel weggeworfen werden, kannst du die Bestellmengen anpassen oder kreative Rezepte entwickeln, um überschüssige Zutaten sinnvoll zu verwenden.

4. Vergleichbarkeit

Der Wareneinsatz ermöglicht es dir, deinen Betrieb mit anderen ähnlichen Lokalen zu vergleichen. Branchenbenchmarks können dir zeigen, ob dein Wareneinsatz im normalen Bereich liegt oder ob Handlungsbedarf besteht. Diese Vergleichswerte helfen dir, Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Verbesserungen vorzunehmen. (Wie die Quote berechnet wir, erklären wir gleich.)

Beispiel: Wenn der durchschnittliche Wareneinsatz in deiner Branche bei 25 % des Umsatzes liegt und dein Lokal bei 35 %, ist das ein Zeichen dafür, dass du deine Einkaufs- und Produktionsprozesse überprüfen und optimieren solltest.

5. Qualitätssicherung

Ein ausgewogener Wareneinsatz stellt sicher, dass du hochwertige Zutaten verwendest, ohne das Budget zu sprengen. Dies ist entscheidend für die Qualität deiner Gerichte und die Zufriedenheit deiner Gäste. Eine gute Balance zwischen Kosteneffizienz und Qualität bedeutet, dass du stets frische und hochwertige Zutaten einsetzt, die bei deinen Gästen gut ankommen.

Beispiel: Du könntest entscheiden, auf günstigere, aber qualitativ hochwertige saisonale Produkte zu setzen. Diese Entscheidung kann den Wareneinsatz senken, während die Qualität der Gerichte erhalten bleibt oder sogar verbessert wird. Allerdings sind jahreszeitliche Anpassungen der Speisekarte notwendig.

 

Wareneinsatz berechnen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Anfangsbestand ermitteln

Der Anfangsbestand ist der Wert aller Vorräte an Lebensmitteln und Getränken, die du zu Beginn eines bestimmten Zeitraums in deinem Lager hast. Dieser Wert kann durch eine Inventur ermittelt werden.

Formel: Warenmenge x Einstandspreis = Warenwert

2. Einkäufe während des Zeitraums addieren

Addiere den Gesamtwert aller Einkäufe von Lebensmitteln und Getränken, die du während des betrachteten Zeitraums getätigt hast. Achte darauf, den Einstandspreis zu verwenden.

Formel: Warenmenge x Einstandspreis = Warenwert

3. Endbestand ermitteln

Der Endbestand ist der Wert aller verbleibenden Vorräte an Lebensmitteln und Getränken am Ende des betrachteten Zeitraums. Dieser wird ebenfalls durch eine Inventur festgestellt.

Formel: Warenmenge x Einstandspreis = Warenwert

4. Wareneinsatz berechnen

Nun kannst du den Wareneinsatz berechnen. Verwende die folgende Formel:

Warenanfangsbestand
+ Warenzugang (Einkauf)
− Preisnachlass (Rabatt, Skonto etc.)
− Warenendbestand
= Wareneinsatzmenge

Beispielberechnung

Angenommen, du möchtest den Wareneinsatz für den Monat Mai berechnen:

• Anfangsbestand (1. Mai):
  • Lebensmittel: 3.000 Euro
  • Getränke: 1.000 Euro
  • Gesamt: 4.000 Euro
• Einkäufe im Mai:
  • Lebensmittel: 8.000 Euro
  • Getränke: 3.000 Euro
  • Rabatte, Skonto: 1.000 Euro
  • Gesamt: 10.000 Euro
• Endbestand (31. Mai):
  • Lebensmittel: 2.500 Euro
  • Getränke: 1.500 Euro
  • Gesamt: 4.000 Euro

Nun berechnen wir den Wareneinsatz:
4.000 Euro (Anfangsbestand)
+ 10.000 Euro (Einkäufe)
− 4.000 Euro (Endbestand)
= 10.000 Euro

5. Wareneinsatzquote berechnen

Ein hoher oder niedriger Wareneinsatz verrät auf den ersten Blick erstmal noch nicht viel darüber, wie es um die Rentabilität deines Lokals bestellt ist. Interessant wird es aber, wenn man den Wareneinsatz zum (Netto-)Umsatz ins Verhältnis setzt. Die Wareneinsatzquote ermöglicht es, Rückschlüsse auf die Effizienz der verwendeten Waren, die Qualität der Lieferunternehmen und die eigene Preiskalkulation zu ziehen.

Nachdem du den Wareneinsatz (wie oben angegeben) ermittelt hast, folgt nun die Umsatzberechnung. Beim Umsatz handelt es sich um den Gesamtbetrag der Einnahmen, die dein Betrieb in einem bestimmten Zeitraum erzielt hat (z.B. während eines Monats). Dieser Betrag wird durch die Summe der Verkaufspreise aller verkauften Speisen und Getränke bestimmt.
Nun kannst du die Wareneinsatzquote berechnen. Dafür verwendest du folgende Formel:

Wareneinsatzquote = (Wareneinsatz / Umsatz) × 100

Beispielberechnung

Angenommen, du möchtest die Wareneinsatzquote für den Monat Mai berechnen. Hier sind die relevanten Daten:

• Wareneinsatz: 10.000 Euro
• Umsatz im Mai: 40.000 Euro

Nun berechnest du die Wareneinsatzquote:
Wareneinsatzquote = (10.000 Euro / 40.000 Euro) × 100 = 25%

Das bedeutet, dass 25% deines Umsatzes für den Einkauf von Lebensmitteln und Getränken ausgegeben wurden.

Wareneinsatzquote pro Gericht

Du kannst die Formel auch auf jedes Gericht anwenden. Angenommen, du gibst im Einkauf 3 Euro aus, um ein bestimmtes Pastagericht zu verkaufen, das einen Nettoumsatz von 10 Euro erzielt. Die Wareneinsatzquote wäre in diesem Fall 30 Prozent.

 

Richtwerte für Wareneinsatzquoten in gastronomischen Betrieben

Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht in regelmäßigen Abständen eine Richtsatzsammlung, die Gastronomiebetrieben Richtwerte für typische Wareneinsatzquoten bietet. Der Rohgewinn, der sich aus dem Umsatz abzüglich der Wareneinsatzquote ergibt, spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Gastronomiebetriebe	Rohgewinn	Wareneinsatzquote
Bäckereien / Konditoreien	70 – 74 %	26 – 30 %
Cafés	74 – 75 %	25 – 26 %
Eisdielen	78 %	22 %
Gaststätten / Restaurants	72 %	28 %
Imbisse	68 %	32 %
Pizzerien	74 %	26 %

 

10 Tipps zur Optimierung des Wareneinsatzes in Gastronomiebetrieben

Ein optimaler Wareneinsatz ist für Gastronomiebetriebe unerlässlich, um Kosten zu senken, die Rentabilität zu steigern und gleichzeitig die Qualität der angebotenen Produkte zu gewährleisten. Durch eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung des Wareneinsatzes kannst du den nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg deines Lokals sicherstellen.

Hier sind einige Maßnahmen, die du in deinem Gastronomiebetrieb ergreifen kannst, um deinen Wareneinsatz zu optimieren:

1. Führe regelmäßige Lieferantenverhandlungen, um bessere Preise, Konditionen und Rabatte zu erzielen.
2. Überwache kontinuierlich die Lagerbestände, um Überbestände zu vermeiden und die Gefahr von Verderb zu reduzieren.
3. Achte auf die korrekte Portionierung von Lebensmitteln, um den Wareneinsatz zu optimieren und gleichzeitig Abfälle zu reduzieren.
4. Nutze saisonale Angebote, da sie oft kostengünstiger sind und gleichzeitig die Vielfalt der Speisekarte erhöhen können.
5. Verwende hochwertige Zutaten, da sie zur Kundenzufriedenheit beitragen und höhere Preise rechtfertigen können, und vermeide unnötige Verluste durch minderwertige Produkte.
6. Setze moderne Technologien wie Bestellsysteme, Kartenterminals und Kassenlösungen ein, um die Übersicht über Bestände zu erleichtern.
7. Schulungen können dein Personal für einen sparsamen Umgang mit Ressourcen sensibilisieren und somit den Wareneinsatz effizienter gestalten.
8. Kreative Resteverwertung und genaue Bedarfsplanung können ebenfalls den Wareneinsatz verbessern und Lebensmittelverschwendung reduzieren.
9. Kaufe in größeren Mengen ein oder bilde Einkaufsgemeinschaften mit anderen Gastronomiebetrieben, um bessere Konditionen und niedrigere Preise zu erzielen.
10. Optimiere deine Speisekarte mit METRO Gastro Consulting. Unterstützt durch KI, helfen dir unsere Branchenexperten dabei, weniger rentable oder kostenintensive Gerichte zu entdecken oder durch profitablere Angebote zu ersetzen.