So sparst du 10.000 Euro mit einer optimalen Einsatzplanung

Gastronomieberater Jens Ertel erklärt in diesem Artikel, was du mit einer Optimierung des Dienstplans erreichen kannst und worauf du besonders achten solltest.

Mehr Effizienz und Umsatz mit einer optimierten Dienstplanung

Endlich geht es wieder los. Alle sind wieder da: deine Gäste und Mitarbeiter. Aber auch deine Sorgen? Wenn du jetzt die Chance nutzt und an den richtigen Stellschrauben in deinem Betrieb drehst, gehst du sorgenfreier in eine ungewisse Zukunft. Da die Personalkosten mittlerweile der größte Kostenfaktor in der Gastronomie sind, ergeben sich mit einer verbesserten Einsatzplanung viele Chancen für eine Gewinnerhöhung.

Für die Einsatzplanung deiner Mitarbeiter sind zwei Kennzahlen wichtig: die eingesetzten Mitarbeiterstunden und die Mitarbeiter-Produktivität.

So optimierst du die „eingesetzten Mitarbeiterstunden“

Nach dem Lockdown öffnen viele deiner Kollegen zu den altbewährten Uhrzeiten. Aber ist das auch sinnvoll und lukrativ? Reichen die Umsätze über den Tag verteilt, um dein Team zu bezahlen? Das findest du heraus, wenn du aus deinem Kassensystem die über den Tag verteilten Umsätze analysierst. Die Wochenenden solltest du jedoch anders bewerten, denn meistens ist das Konsumverhalten deiner Gäste an den Wochen anders als unter der Woche. Insbesondere die Umsätze in den Anfangs- und Endzeiten sind interessant: Denn in diesen „Randzeiten“, also die Stunde vor dem ersten Umsatz und eine Stunde vor dem Verlassen des letzten Mitarbeiters, wird meistens nur noch vor- und nachgearbeitet. In diesen Zeiten hast du nur sehr wenig oder gar keinen Umsatz. Selbstverständlich sind diese Arbeitsstunden wichtig. Schließlich benötigst du ein gutes „mise en place“ und eine vernünftige Dokumentation deiner HACCP-Vorgaben (deines Hygienemanagements). Doch betriebswirtschaftlich entstehen so viele Mitarbeiterstunden, bevor der erste Umsatz-Euro in der Kasse landet. Um einen besseren Überblick über den Umfang der Mitarbeiterstunden in den Randzeiten zu bekommen, addierst du alle wöchentlich oder monatlich anfallenden Stunden in den Randzeiten – und natürlich auch deine Zeit. Du wirst merken, dass da einige Stunden zusammenkommen, die deinen Gewinn reduzieren.

Wenn du die Öffnungszeiten nicht verändern willst, kannst du mit verschiedenen Tricks versuchen, die Arbeit in den Randstunden zu verringern oder produktiver zu gestalten:

5 Küchen-Tipps:

1. Verschiebe die Vorproduktion auf die umsatzschwächeren Tage oder Tagesphasen
2. Überdenke den Zustand deiner Rohprodukte, um Zeit in der Zubereitung zu gewinnen: Gibt es diese in ähnlicher Qualität bereits aufbereitet oder portioniert?
3. Optimiere das Abarbeiten der HACCP-Standards.
4. Verschiebe die Bestellzeiten für Gäste anhand der POS-Auswertungen am Abend zeitlich etwas nach vorne, und mittags nach hinten.
5. Setze Küchentechniken, wie zum Beispiel vollautomatisierte Gartechniken, in den Nachtstunden ein.

5 Service-Tipps:

1. Verlege die Vor- und Nachbereitungstätigkeiten schrittweise in die Kernzeiten.
2. Erstelle Soll-Zustandslisten, in denen du definierst, in welchem Zustand, in welcher Anzahl, in welcher Zeit was wie und wo vor- und nachbereitet werden soll.
3. Passe die Öffnungszeiten genau nach der Umsatzkurve an. Keine Angst, nach 2 Wochen hat sich alles normalisiert.
4. Leite dein Telefon auf digitale Tools wie beispielsweise einen digitalen Anrufbeantworter oder ein Reservierungssystem um.
5. Prüfe, ob die Lieferzeiten der Lieferanten in die Randzeiten fallen und dafür jemand vor Ort sein muss.

So steigerst du die Mitarbeiter-Produktivität

Stelle dir vor, du würdest nur einige Stunden pro Mitarbeiter und Tag einsparen. Was würde das finanziell bringen? Für die beispielhafte Berechnung benötigst du zunächst den Wert einer Mitarbeiterstunde:

• Die Brutto-Mindestlohngrenze beträgt 9,35 €/Std.
• Der durchschnittliche Aufschlag für die sozialen Leistungen liegt je nach Ort bei ca. 21%.
• Auf die errechneten 11,31 € schlagen wir dann noch 20 Prozent auf, denn dann hast du die Feiertage (inkl. Zuschläge), den Urlaub sowie die Krankentage (6 Tage sind Bundesschnitt) einberechnet, die jeder Mitarbeiter in der Tat in Anspruch nehmen könnte.
• Für unsere nun folgende Rechnung rechnen wir mit einer Mitarbeiterstunde von 13,57 € pro Stunde (Brutto).

Um 2 Mitarbeiterstunden pro Tag zu reduzieren, rechnen wir nun die folgende Formel:

• Mitarbeiterstunden x Öffnungstage pro Jahr x Brutto-Lohn

In unserem Beispiel: 2 Std. x 360 x 13,57€ = 9.770,40€

Das bedeutet, dass wenn du nur eine Stunde Küche- und eine Stunde an Service-Vor- oder Nachbereitungen pro Tag einsparst, würdest du im Jahr fast 10.000 € sparen!

Personalkosten im prozentualen Verhältnis zum Netto-Umsatz

Damit du in deinem Restaurant den maximalen Ertrag erwirtschaftest, sollten deine Personalkosten im prozentualen Verhältnis zum Netto-Umsatz – je nach Gastronomie-Konzept und Betriebsform – nicht über 32 Prozent betragen. Der Benchmark-Wert liegt bei 28 Prozent, bei GmbHs inkl. des Chef-Lohns liegt der Benchmark bei maximal 41 Prozent.

Nun berechnen wir den Mindest-Umsatz pro eingesetzter Mitarbeiterstunde (also die Produktivität), um diesen gegen den Umsatz in Deinen Randstunden gegenzurechnen:

• Brutto-Lohn x 100 : individueller %-ualer Personalkostenschlüssel

In unserem Beispiel beträgt der Mindest-Umsatz pro eingesetzter Mitarbeiterstunde 13,75 x 100 : 32(%) = 42,96€ netto.

In vielen deiner Randstunden wirst du diesen Mindest-Umsatz nicht erreichen. Erreichst du jedoch in deinen Hauptgeschäftszeiten diese Produktivität oder übertriffst sie sogar, dann lohnt sich eine tage- oder wochenweise Auswertung, um herauszufinden, ob es sich amortisieren lässt. Wenn du über die Einsatzplanung und die oben genannten Maßnahmen die Produktivität steuern und erhöhen kannst, dann bist du auf einem erfolgreichen Weg!

Jens Ertel, ist nach 20 Jahren klassischer Hotel- und Gastronomie-Laufbahn seit 15 Jahren als selbständiger Gastro Coach/Trainer und Consultant tätig und hatte selbst zwischenzeitlich ein eigenes Hotel und Restaurant. Er hat sich spezialisiert auf die Themen „aktiver Verkauf“ und „Umsatz-Wachstum” in der Gastronomie. Besuche regelmäßig unseren Gastro-Blog, um über aktuelle Themen aus deiner Restaurant-Business informiert zu sein.