Kassenbuch führen in der Gastronomie: Das musst du wissen

Als angehender Gastronom oder angehende Gastronomin solltest du bestens darüber informiert sein, wie du ein Kassenbuch führst. Denn nachdem du dein Tagesgeschäft begonnen hast, überprüft das Finanzamt oft unangekündigt, ob alle Eintragungen im Kassenbuch mit dem derzeitigen Bestand in der Kasse übereinstimmen. Damit es nicht zu bösen Überraschungen kommt und du rechtlich auf der sicheren Seite bist, erklären wir dir, wie du am besten ein Kassenbuch führst und welche Grundzüge der Buchführung du nicht außer Acht lassen solltest.

Wozu benötigt man ein Kassenbuch – und worum handelt es sich dabei eigentlich?

Das Kassenbuch umfasst alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens und ist für die meisten Gastronomiebetriebe unverzichtbar, da es die Geschäftsvorfälle deines Betriebes übersichtlich und nachvollziehbar erfasst. Jede Bargeldbewegung muss ausnahmslos genau erfasst und dokumentiert werden. Hierfür gibt es strenge Regeln, die es einzuhalten gilt.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Eine Kassenbuch-Pflicht in der Gastronomie besteht nicht automatisch für jedes Unternehmen. Wenn du ein Kleingewerbe betreibst, musst du kein Kassenbuch führen, dafür jedoch eine Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Solltest du jedoch freiwillig bilanzieren, bist du wiederum zu einem Kassenbuch verpflichtet.

Für folgende Betriebe ist ein Kassenbuch in jedem Fall Pflicht:

• Unternehmen, die einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern
• Firmen mit Handelsregistereintragung
• Unternehmen, die zur Bilanzierung und doppelten Buchführung verpflichtet sind

Du kannst selbstverständlich auch in der Gastronomie ein Kassenbuch führen, wenn du nicht dazu verpflichtet bist. Das kann hilfreich sein, um deine Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten.

Unternehmen, die einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern, zeichnen sich durch Folgendes aus:

• hohe Mitarbeiteranzahl
• hohes Umsatzvolumen
• umfangreiches Warenangebot
• vielfältige Geschäftskontakte

Welche Ausnahmen gibt es?

Als Gewerbetreibende:r bist du von der steuerlichen Buchführungspflicht befreit, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Dein Umsatz überschreitet nicht 600.000 Euro pro Jahr
• Der Gewinn übersteigt nicht 60.000 Euro
• Es besteht keine Pflicht zur Buchführung und Bilanzierung z. B. aufgrund der Rechtsform oder einer Bilanzierungspflicht nach Handelsrecht

Wie wird ein Kassenbuch korrekt geführt?

In einem Kassenbuch muss jeder einzelne Geschäftsfall ordnungsgemäß dokumentiert werden. Diese Angaben benötigst du, um ein Kassenbuch richtig zu schreiben:

• das Datum
• jede Einnahme oder Ausgabe mit Betrag und Währung
• eine Belegnummer, um den Geschäftsfall eindeutig zuzuordnen
• einen erklärenden Buchungstext
• den anfallenden Umsatzsteuersatz
• die Höhe der Umsatzsteuer oder Vorsteuer für jeden Geschäftsfall
• den aktuellen Kassenbestand nach jeder Buchung

Welche Grundsätze der Buchführung gelten?

Für die Buchführung sind einige Grundsätze verankert, die du unbedingt einhalten solltest. Sie lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:

• Richtigkeit und Willkürfreiheit: Jeder Geschäftsvorfall eines Unternehmens wird rechnerisch und sachlich richtig aufgezeichnet
• Ordnungsmäßigkeit: Geschäftsvorfälle werden chronologisch und zeitnah verbucht
• Vollständigkeit: Alle Aufzeichnungen werden richtig, vollständig, geordnet und zeitgerecht vorgenommen
• Übersichtlichkeit und Klarheit: Vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen werden eingehalten, eine verständliche Sprache wird verwendet und der Jahresabschluss wird auf Deutsch und in der Währung Euro erstellt
• Sicherheit: Für die sichere Archivierung aller Aufzeichnungen werden alle organisatorischen Maßnahmen ergriffen und die Aufbewahrungsfristen werden eingehalten
• Einzelbewertung: Vermögensgegenstände und Schulden werden einzeln bewertet
• Belegprinzip: Jede Buchung wird mit einem Beleg vollzogen, kein Beleg wird ohne Buchung erstellt

Was ist eine Kassennachschau?

Seit dem 1. Januar 2018 sind unangekündigte Kassenprüfungen durch das Finanzamt erlaubt. Während der Geschäftszeiten können demnach alle deine Kassenaufzeichnungen im Rahmen einer Kassennachschau kontrolliert werden. Dies kommt besonders häufig bei Unternehmen vor, die viel mit Bargeld in Kontakt kommen, so auch in der Gastronomie. Neben dem Kassenbuch wird zum Beispiel dahingehend geprüft, ob die Daten in deinen Kassen manipuliert werden können bzw. ob eine Manipulation bereits stattgefunden hat.

Vor einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt solltest du auf folgende Dinge achten:

Vollständigkeit: Sind alle deine Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst? Wurden nachträgliche Änderungen dokumentiert? Wurden alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß erfasst? Ist eine fortlaufende Nummerierung der Belege zu erkennen?

Zeitliche Zuordnung: Können Z-Bons, Kassenzettel und Daten für die Buchhaltung bis zu zehn Jahre lang aufbewahrt werden?

Sachliche Zuordnung: Hast du eine klare Trennung zwischen deinen Einnahmen und Ausgaben vorgenommen? Sind alle unternehmensrelevanten Daten jederzeit elektronisch abrufbar? Stimmt die Tagesendsumme mit den Umsätzen der Registrierkasse überein?

Welche Konsequenzen hat eine Missachtung der Kassenpflicht?

Wenn du in deinem Kassenbuch zum Beispiel nachträglich Änderungen an deinen Eintragungen vornimmst, bestimmte Angaben nicht tätigst, oder anderweitig von den gesetzlichen Vorgaben abweichst, kann das Finanzamt im Rahmen einer Prüfung eine nicht ordnungsgemäße Buchhaltung feststellen. Möglicherweise werden dir in diesem Fall deine Unterlagen zurückschickt und du wirst aufgefordert, fehlende oder falsche Angaben zu berichtigen. Es ist jedoch auch möglich, dass das Finanzamt eine eigenständige Einschätzung vornimmt und dein Kassenbuch dementsprechend zu deinem Nachteil anpasst. Abhängig von der Schwere deiner Verstöße sind außerdem ein Steuerstrafverfahren oder ein Entzug steuerlicher Vergünstigungen möglich.

Wir hoffen, dass dir dieser Beitrag geholfen hat. Rund um das Thema Kasse und Gastronomie empfehlen wir dir außerdem unseren Beitrag über die verschiedenen Arten von Kassensystemen. In einem weiteren Blogpost beantworten wir die Frage, ob es in der Gastronomie eine Kassenpflicht gibt. Entdecke zudem unser modernes Touchscreen-Kassensystem DISH POS.