Willkommen an Bord: Onboarding neuer Mitarbeiter in der Gastronomie

 

Neue Mitarbeitende sind das Herzstück deines Betriebs. Doch gerade in der Gastronomie zählt jeder Handgriff – je schneller sich Neulinge einfinden, desto besser läuft der Laden. Ein gutes Onboarding sorgt dafür, dass neue Teammitglieder nicht nur ihre Aufgaben schnell beherrschen, sondern sich auch wohlfühlen und langfristig bleiben. Wir erklären, wie du dein Onboarding gut gestaltest, typische Fehler vermeidest und dein Team von Anfang an perfekt aufstellst.

 

Was bedeutet Onboarding?

Der Begriff „Onboarding“ stammt aus dem modernen Personalmanagement und beschreibt den Prozess, neue Mitarbeitende bestmöglich in den Betrieb einzugliedern, damit sie sich schnell „an Bord“ zurechtfinden (und produktiv arbeiten können). In der Gastronomie ist dieser Prozess besonders wichtig, denn hier muss oft sofort mit angepackt werden.

Wie lange dauert ein Onboarding?

Das Onboarding startet mit der Vertragsunterzeichnung und erstreckt sich meist bis zum Ende der Probezeit, also etwa sechs Monate. Entscheidend ist, dass neue Mitarbeitende sich sicher in ihren Aufgaben fühlen und gut ins Team eingebunden sind – unabhängig von der Zeitspanne.

Üblicherweise verläuft das Onboarding in drei Phasen:

• Preboarding / Vorbereitungsphase: Zeit vor dem 1. Arbeitstag
• Orientierungsphase: bis zum Ende des 3. Monats
• Integrationsphase: bis zum Ende des 6. Monats

Und wer übernimmt das Onboarding?

Das Onboarding sollte idealerweise in der Hand mehrerer Personen liegen. Die Geschäftsführung oder eine Führungskraft setzt den Rahmen (Unternehmensvision, Arbeitszeiten etc.), vermittelt die Unternehmenskultur und stellt klare Erwartungen. Ein erfahrener Mitarbeitender oder eine Mentorin aus dem Team übernimmt die praktische Einarbeitung und steht für Fragen zur Verfügung. In größeren Betrieben kann auch die Personalabteilung organisatorische Abläufe begleiten.

 

Vorteile eines strukturierten Onboardings

Wichtig ist, dass das Onboarding nicht dem Zufall überlassen wird, sondern klar strukturiert und mit festen Ansprechpersonen durchgeführt wird. Denn ein durchdachtes Onboarding bringt viele Vorteile für dein Gastronomieunternehmen – sowohl operativ als auch strategisch:

1. Schnellere Produktivität: Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht, reduzieren Fehler und arbeiten effizienter, was den Betriebsablauf reibungsloser macht.
2. Höhere Zufriedenheit & Motivation: Ein wertschätzendes Onboarding stärkt das Zugehörigkeitsgefühl und sorgt für motivierte Mitarbeitende, die bessere Servicequalität bieten.
3. Geringere Fluktuation: Wer sich gut eingearbeitet und integriert fühlt, bleibt länger – das spart Kosten für ständiges Recruiting und neue Einarbeitungen.
4. Stärkere Teamdynamik: Durch Mentoren, gemeinsame Pausen und Teambuilding fügen sich neue Mitarbeitende schneller ins Team ein, was das Arbeitsklima verbessert.
5. Klare Rollen & Erwartungen: Von Anfang an wissen neue Mitarbeitende, was von ihnen erwartet wird – Missverständnisse und ineffiziente Abläufe werden vermieden.
6. Hohe Servicequalität: Ein professionelles Onboarding stellt sicher, dass Hygiene-, Service- und Kommunikationsstandards von Anfang an eingehalten werden.
7. Standardisierung & Konsistenz: Gleiche Schulungen für alle neuen Mitarbeitenden sorgen für Fairness, Professionalität und einheitliche Betriebsstandards.
8. Kosteneinsparung: Gut organisierte Einarbeitung reduziert Fehler, verkürzt die Eingewöhnungszeit und minimiert Personalfluktuation – das spart langfristig Geld.
9. Attraktiver Arbeitgeber: Ein gutes Onboarding verbessert das Unternehmensimage und erleichtert in Zeiten des Personalmangels die Rekrutierung qualifizierter Fachkräfte.

 

Herausforderungen im Onboarding

Auch ein noch so strukturierter Onboarding-Prozess hat seine eigenen Herausforderungen und Tücken, die du berücksichtigen solltest.

Zeit- und Kostenaufwand

Ein gut durchdachtes Onboarding erfordert Zeit und Ressourcen. Mitarbeitende müssen für die Einarbeitung abgestellt werden, Schulungsmaterialien erstellt und regelmäßige Feedbackgespräche geführt werden. Besonders in der Gastronomie, wo der Betrieb oft unter Zeitdruck steht, kann es schwierig sein, ausreichend Kapazitäten für eine umfassende Einführung bereitzustellen. Kurzfristig kann dies die Produktivität des Teams belasten.

Unterschiedliche Lernkurven der neuen Mitarbeitenden

Jeder neue Mitarbeiter, jede neue Mitarbeiterin bringt unterschiedliche Vorkenntnisse und seine eigene Lerngeschwindigkeit mit. Manche finden sich schnell zurecht, während andere mehr Unterstützung benötigen. Ein zu standardisierter Onboarding-Prozess kann dazu führen, dass einige sich überfordert fühlen, während andere sich unterfordert oder unzureichend vorbereitet fühlen. Das erfordert eine gewisse Flexibilität in der Einarbeitung, die nicht immer leicht umzusetzen ist.

Gefahr der Informationsflut

Gerade in der Gastronomie gibt es viele Abläufe, Vorschriften und Standards, die neue Mitarbeitende lernen müssen – von Hygieneregeln über Serviceabläufe bis hin zum Umgang mit Kassensystemen. Wenn das Onboarding nicht gut strukturiert ist, besteht die Gefahr, dass neue Mitarbeitende mit zu vielen Informationen auf einmal überfordert werden. Dadurch kann das Gelernte schlechter umgesetzt werden, was sich negativ auf die Effizienz und den Service auswirken kann.

 

Onboarding für Nicht-Muttersprachler

Eine Besonderheit in der Gastronomie ist, dass hier viele Fachkräfte (und Quereinsteiger) arbeiten, die nicht Deutsch als Muttersprache sprechen. Ein gezieltes Onboarding stellt sicher, dass sie sich schnell zurechtfinden, integriert fühlen und produktiv arbeiten können. Dabei geht es nicht nur um die Vermittlung von Abläufen und Standards, sondern auch um kulturelle und sprachliche Unterstützung.

Sprachbarrieren abbauen

• Klare, einfache Sprache bei der Einführung und in Arbeitsanweisungen verwenden.
• Piktogramme, visuelle Anleitungen oder Videos nutzen, um Prozesse verständlicher zu machen.
• Wenn möglich, zweisprachige Dokumente oder Checklisten bereitstellen.
• Bei Bedarf Sprachkurse oder interne Schulungen zur Verbesserung der Fachsprache in der Gastronomie anbieten.

Kulturelle Integration fördern

• Neue Mitarbeitende mit den Unternehmenswerten und der Servicementalität vertraut machen.
• Mentoren oder „Buddies“ aus dem Team zuweisen, die bei der Einarbeitung helfen.
• Verständnis für kulturelle Unterschiede im Team schaffen, um ein harmonisches Arbeitsumfeld zu fördern.

Teamgefühl stärken

• Gemeinsame Teamevents oder kurze Vorstellungsrunden erleichtern das Ankommen.
• Sensibilisierung des bestehenden Teams für die Herausforderungen von Nicht-Muttersprachlern.
• Förderung der Zusammenarbeit durch Teamaufgaben und gegenseitige Unterstützung.

 

Der optimale Onboarding-Prozess – Eine Checkliste

Ein durchdachtes Onboarding beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung und endet nicht nach ein paar Tagen – sondern erst dann, wenn sich der neue Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin sicher im jeweiligen Arbeitsbereich bewegt.

Vor dem ersten Arbeitstag (mind. 1 Woche vorher)

• Anmeldung im System (Personalakte, Lohnabrechnung, Arbeitskleidung bereitlegen)
• Bereitstellung aller wichtigen Informationen (Dienstpläne, Teamstruktur, Ansprechpartner)
• Einladung zum ersten Arbeitstag mit Begrüßung durch eine verantwortliche Person
• Zuweisung eines Mentors oder Ansprechpartners

Erster Arbeitstag

• Begrüßung durch die Geschäftsführung oder eine Führungskraft
• Rundgang durch den Betrieb: Wo finde ich was?
• Vorstellung des Teams und Zuweisung eines festen Ansprechpartners
• Einweisung in die wichtigsten Arbeitsabläufe
• Erste praktische Aufgaben unter Anleitung

Erste Woche – Praxisnahe Einarbeitung

• Einführung in die drei zentralen Lernbereiche:
  • Technisches Lernen: Abläufe des Betriebs, Kassensystem, Speisekarte, Hygienevorschriften
  • Kulturelles Lernen: Unternehmenswerte, Philosophie, Erwartungshaltung in Bezug auf Service und Teamarbeit
  • Organisatorisches Lernen: Arbeitsprozesse, Zuständigkeiten, interne Kommunikation
• Tägliches Feedback durch den Mentor
• Erste selbstständige Tätigkeiten unter Beobachtung

Zweiter bis vierter Monat – Vertiefung & Integration

• Übernahme komplexerer Aufgaben
• Schulungen oder Trainings bei Bedarf
• Förderung der sozialen Integration durch gemeinsame Aktivitäten
• Regelmäßige Feedbackgespräche zur Leistungsentwicklung

Fünfter bis sechster Monat – Abschluss & Weiterentwicklung

• Letztes strukturiertes Feedbackgespräch
• Identifikation von Weiterentwicklungsmöglichkeiten (z. B. Fortbildungen, neue Verantwortlichkeiten)
• Evaluation des gesamten Onboarding-Prozesses