Kassenpflicht in der Gastronomie: Das musst du wissen

Angehende Gastronomen und Gastronominnen sollten die rechtlichen Grundlagen ihres Gastronomiebetriebes und die Anforderungen an ihr Kassensystem genau kennen, um mögliche Strafen zu vermeiden und bei Kontrollen durch das Finanzamt auf der sicheren Seite zu sein. Von uns erfährst du alles, was du über eine Kassenpflicht in der Gastronomie in Deutschland wissen musst.

Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?

Viele Gastronominnen und Gastronomen fragen sich: Welches Kassensystem ist Pflicht? Doch um die wichtigste Frage zuerst zu beantworten: Eine Kassenpflicht in der Gastronomie gibt es in Deutschland derzeit nicht. Es ist also nach wie vor erlaubt, eine offene Kasse zu verwenden. Offene Kassen bringen jedoch einige Nachteile mit sich, wie zum Beispiel aufwendigere Kontrollen durch das Finanzamt in Form einer „Kassennachschau“.

Die Möglichkeit, die Kassenbestände zu manipulieren, ist bei offenen Kassen wesentlich größer als bei elektronischen Kassensystemen. Aufzeichnungspflichtige Daten müssen daher streng erfasst werden, was bei einer Vielzahl an täglichen Belegen mühsam sein kann. Zudem wird erwartet, dass bis spätestens 2025 eine elektronische Kassenpflicht eingeführt werden könnte. Um für diesen Fall bereits jetzt gewappnet zu sein, sind elektronische Registrierkassen für Gastronomiebetriebe eine hilfreiche Alternative.

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für Kassensysteme in der Gastronomie?

Laut Gesetz gibt es für Kassensysteme in der Gastronomie eine Reihe von Anforderungen, an die du dein Kassensystem anpassen musst. So sind Gastronomiebetriebe mit einer elektronischen Registrierkasse beispielweise dazu verpflichtet, ihr Kassensystem bis zum 31. Dezember 2022 mit der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten, um die Möglichkeit der Datenmanipulation weiter einzuschränken. Bei der TSE handelt es sich um einen digitalen „Tresor“, der mit der Kasse verbunden ist und Daten so speichert, dass im Nachhinein keine Kassenbestände „frisiert“ werden können. Zum Einsatz kommen herkömmliche Speicherkarten, aber auch Cloud-Speicherlösungen, um die Daten 10 Jahre lang aufzubewahren.

Dein Kassensystem muss darüber hinaus auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form” (kurz: GoBD) erfüllen. Die GoBD lassen sich laut der Website des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit folgendermaßen zusammenfassen:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit
• Grundsätze der Wahrheit
• Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
• Einzelaufzeichnungspflicht
• zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit

Registrierkassen und elektronische Kassensysteme müssen alle steuerlich relevanten Daten wie Verkaufspreis, Zahlungssumme, Artikel sowie Stammdatenänderungen bis zu zehn Jahre lang vollständig speichern und erfassen. Seit dem 1. Januar 2020 gilt außerdem eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons, unabhängig von der Menge oder der Größe des gekauften Artikels und unabhängig davon, ob der Kunde oder die Kundin einen Kassenbon verlangt oder nicht. Verstöße gegen diese Vorgaben können zu Bußgeldern führen.

Jeder Kassenbon muss die folgenden Angaben enthalten:

• Datum und Uhrzeit
• Bedienung
• Artikelbezeichnung
• Einzelverkaufspreis
• Menge oder Anzahl des verkauften Artikels
• Gesamtpreis
• Umsatzsteuersatz und -betrag
• Zahlungsart

Welche Vorteile hat ein elektronisches Kassensystem?

Ein digitales Kassensystem bietet einen weitreichenden Überblick über all deine Geschäftszahlen und Kassenvorgänge. Das erleichtert nicht nur dem Finanzamt die Arbeit, sondern auch dir bei der Leitung deines Betriebes. Selbstständige sollten alle internen Geldbewegungen jederzeit überblicken können, um Prozesse zu optimieren und ihre Ausgaben zu verringern.

Neben Vereinfachungen der Buchhaltung bieten moderne Kassensysteme außerdem oft die Möglichkeit, Produkte zu verwalten, Produktbestände einzusehen und das gesamte Sortiment zu erfassen. Warenanalysen vereinfachen darüber hinaus den Nachbestellprozess und ermöglichen einen reibungslosen Ablauf. Mit der Vielzahl an praktischen Funktionen, die elektronische Kassensysteme mit sich bringen, sind sie deutlich alltagstauglicher als offene Registrierkassen und im alltäglichen Geschäftsbetrieb eine große Hilfe für die Gastronomie.

Ein weiterer Vorteil elektronischer Kassensystem ist die relativ einfache und schnelle Integration mit anderen Tools wie Bestellsystemen oder Reservierungssystemen. Außerdem haben einige Kassensysteme auch eine sogenannte „Self-Service-Funktion“. Gäste können dabei beispielsweise über QR-Codes direkt Speisen und Getränke bestellen und auch gleich via QR-Code bezahlen.

Meldepflicht für Kassensysteme ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 ist in Deutschland eine neue Meldepflicht für elektronische Kassensysteme in Kraft getreten. Ziel dieser Regelung ist es, die Transparenz zu erhöhen und Steuerhinterziehung zu verhindern. Betroffen sind alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen – unabhängig davon, ob diese gekauft, gemietet oder geleast wurden.

Fristen und Anforderungen

• Elektronische Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden.
• Auch die Außerbetriebnahme eines Kassensystems muss innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Unternehmen müssen folgende Informationen übermitteln:

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Seriennummer der Registrierkasse
• Datum der Anschaffung und Inbetriebnahme
• Datum der Außerbetriebnahme (falls zutreffend)

Die Meldung erfolgt elektronisch über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle. ERiC steht für „ELSTER Rich Client“ und ermöglicht die Integration der Schnittstelle in das eigenen Steuer-, Finanz- und Buchhaltungsprogramm. Das Bundesministerium der Finanzen stellt seit dem 1. Januar 2025 in allen Bundesländern ein entsprechendes Verfahren zur Verfügung.

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Welche Strafen drohen bei Verletzung der Kassenpflicht?

Bei Verstößen gegen die Anforderungen an die Kassenführung können Bußgelder von bis zu 25.000 Euro verhängt werden. Dies gilt zum Beispiel, wenn elektronische Kassensysteme nicht ordnungsgemäß mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind oder wenn die GoBD nicht eingehalten werden. Bei einem Verstoß gegen die Belegausgabepflicht drohen derzeit keine Bußgelder, die Verletzung der Bonpflicht könnte jedoch als Indiz dafür angesehen werden, dass das Unternehmen seine Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt. Somit könnten strengere Kontrollen die Folge sein.

Fazit: Keine Kassenpflicht in der Gastronomie – aber was solltest du tun?

Auch wenn du als Gastronomie oder Gastronom von einer Registrierkassenpflicht nicht betroffen bist, kann dir ein gutes Kassensystem dabei helfen, unnötigen Aufwand und Ärger mit dem Finanzamt zu verhindern. Zudem sind moderne Systeme dank digitaler Schnittstellen zu anderen Tools in der Lage, deine Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu optimieren. Prüfe also, ob dein bestehendes System alle Anforderungen erfüllt oder ggf. ausgebaut werden muss. Damit kannst du dann auch der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegenblicken.