Kassendifferenz: Was passiert, wenn die Kasse nicht stimmt?

Zu Stoßzeiten kann es in der Gastronomie schon mal hektisch werden. Wenn dann in einem Restaurant oder Café viel mit Bargeld bezahlt wird, passiert es schnell, dass bei der abendlichen Abrechnung die Kasse nicht stimmt. In diesem Fall ist es für Unternehmen wichtig zu wissen, wie rechtskonform mit der Situation umgegangen werden kann.

Wie viel Kassendifferenz ist normal?

Überall, wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Das ist ganz normal und so kann es sein, dass am Ende des Tages mal mehr oder weniger Geld in der Kasse ist, als eigentlich sollte. Die Differenz zwischen dem Ist- und dem Soll-Kassenstand nennt man Kassendifferenz. Um die Kassendifferenz zu berechnen, ziehst du den Ist-Kassenstand vom Soll-Kassenstand ab. Im Idealfall ist das Ergebnis null oder weicht nur sehr gering davon ab.

Im hektischen Arbeitsalltag gibt das Servicepersonal schnell mal etwas zu viel oder zu wenig Wechselgeld heraus, und nicht immer fällt dies dem Gast sofort auf. Es gilt sogar als normal, dass pro Stunde und Kasse etwa 10 Cent fehlen. Je nach Größe des Unternehmens fallen diese Abweichungen mehr oder weniger stark ins Gewicht.

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Weitere mögliche Ursachen: Wie kommt es zur Kassendifferenz?

Wenn du in deinem Betrieb eine Kassendifferenz feststellst, kann das verschiedene Ursachen haben. An dieser Stelle listen wir die üblichen Fehlerquellen auf, die zu einer Differenz in der Kasse führen können.

Eine der häufigsten Gründe für Kassendifferenzen ist die bereits erwähnte falsche Herausgabe von Wechselgeld. Besonders bei großem Kundenandrang und Stress kann es leicht passieren, dass sich das Personal verrechnet. Eine vorhandene Kassendifferenz muss aber nicht immer auf Rechenfehler der Mitarbeitenden zurückzuführen sein.

Auch technische Probleme im Gastronomiebetrieb, wie zum Beispiel ein defektes Kassensystem oder Scanner, die Produkte nicht korrekt erfassen, können für eine Kassendifferenz verantwortlich sein. Mit unserer innovativen Lösung DISH POS gehören Fehler und technische Probleme im Kassensystem der Vergangenheit an! DISH POS ist eine digitale Lösung für Gastronominnen und Gastronomen, die ihren Gästen das bestmögliche Kundenerlebnis bieten möchten. Maximiere deinen Umsatz und verabschiede dich von fehlerhaften Abrechnungen mit unserem modernen Kassensystem für dein Restaurant. DISH POS überzeugt unsere bestehenden Kundinnen und Kunden vor allem durch seine Zuverlässigkeit im täglichen Betrieb und die einfache Handhabung.

Möglicherweise ist dein Personal außerdem nicht ausreichend im Umgang mit der Kasse oder in der korrekten Abwicklung von Transaktionen geschult. Achte darauf, dass deine Mitarbeitenden direkt zu Beginn ihrer Tätigkeit ordnungsgemäß in die Abrechnungsprozesse eingearbeitet werden, sodass solche Schulungsdefizite am Ende des Tages nicht mehr zu Kassendifferenzen führen.

Eine weitere mögliche, aber ziemlich unschöne Ursache von Kassendifferenzen kann (interner und externer) Diebstahl oder entgegengenommenes Falschgeld im Gastro-Betrieb sein. Leider sind Bargelddiebstähle durch Mitarbeitende, bewusste Manipulation von Bestellungen und auch der Diebstahl von Waren selbst keine Seltenheit.

Auch deine Kundschaft kann für Diebstähle verantwortlich sein, indem sie z.B. Getränke ohne zu bezahlen mitnimmt oder sogar Teile des Inventars (Besteck, Gläser) mitgehen lässt. Außerdem solltest du ein Auge auf nicht erfasste Verkäufe haben, wenn regelmäßig größere Kassendifferenzen auftreten. Dies ist der Fall, wenn Getränke oder Speisen verkauft oder ausgegeben, aber nicht im Kassensystem erfasst werden. In manchen Fällen kann es sein, dass deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Getränke „aufs Haus“ an Bekannte ausschenken oder den Betrag für sich behalten.

Diese Gründe müssen natürlich nicht auf deinen Betrieb zutreffen, wenn du einen Fehlbetrag in der Kasse feststellst. Es ist jedoch ratsam, die möglichen Ursachen im Hinterkopf zu behalten.

Kassendifferenz: Wer muss zahlen, wenn die Kasse nicht stimmt?

Stellst du bei der Tagesabrechnung fest, dass eine Kassendifferenz vorliegt, stellt sich die Frage, wer dafür haftet und wie du diesen Betrag abrechnen bzw. verbuchen sollst. Steuerrechtlich wird eine negative Kassendifferenz als Verlust abgeschrieben und über „Sonstige Aufwendungen, unregelmäßig (SKR03)“ gebucht.

Im Arbeitsrecht gestaltet sich die Lage etwas schwieriger, und nicht selten landen Streitfragen zum Thema Kassendifferenz vor dem Arbeitsgericht. Im Allgemeinen gilt: Arbeitgeber dürfen bei einer Kassendifferenz den Fehlbetrag nicht einfach vom Lohn der Mitarbeitenden abziehen. Ebenso darf die Kassendifferenz nicht mit dem Trinkgeld ausgeglichen werden. Eine uneingeschränkte Haftung durch Angestellte wurde vom Bundesarbeitsgericht als unangemessen eingestuft. Stattdessen wird nach der Schwere der Fahrlässigkeit geurteilt. Hierbei wird zwischen leichter, mittlerer und grober Fahrlässigkeit unterschieden.

Bei einer leichten Fahrlässigkeit müssen Mitarbeitende nicht haften. Kann eine mittlere Fahrlässigkeit nachgewiesen werden, haften Mitarbeitende anteilig am Fehlbetrag. Erst bei einer groben Fahrlässigkeit oder Vorsatz müssen Mitarbeitende für die Kassendifferenz voll haften. Das Problem ist jedoch, dass es meist nicht einfach, wenn nicht sogar unmöglich ist, den Grad der Fahrlässigkeit festzustellen. Teilen sich mehrere Mitarbeitende eine Kasse, ist zum Teil nicht mal genau festzustellen, wer für die Kassendifferenz verantwortlich ist. Auch eine Kündigung kann nicht so einfach ausgesprochen werden, denn das ist nur bei grober Fahrlässigkeit möglich. Allerdings kann durchaus auch schon bei kleineren Geldbeträgen eine Abmahnung ausgesprochen werden.

Mankovereinbarung und Mankogeld

Es besteht die Möglichkeit, im Arbeitsvertrag eine Mankovereinbarung zu treffen. Eine Mankovereinbarung ist eine Garantiehaftung durch den Arbeitnehmenden. Hierbei kommen Mitarbeitende in jedem Fall und unabhängig davon, wodurch die Kassendifferenz entstanden ist, für den fehlenden Betrag auf.

Damit dies nicht ungerecht für Mitarbeitende ist, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt werden. Zum einen kann nur dann eine Mankovereinbarung nur dann getroffen werden, wenn nur eine Person Zugang zur Kasse hat. Sobald sich mehrere Personen eine Kasse teilen, ist eine Mankovereinbarung nicht mehr möglich. Zum anderen muss der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin zusätzlich zum Gehalt ein Mankogeld zahlen. Alle Fehlbeträge werden dann mit diesem Mankogeld bezahlt. Die maximale Haftung darf die Höhe des Mankogeldes nicht überschreiten.

Der Vorteil eines Mankogeldes ist, dass Mitarbeitende vor unangemessenen Forderungen geschützt werden. Zudem besteht ein zusätzlicher Anreiz für Mitarbeitende, eine Kassendifferenz zu vermeiden, da das Mankogeld mit dem Gehalt ausgezahlt wird. Auch für das Betriebsklima ist eine Mankovereinbarung gut, denn so entstehen weniger Verdächtigungen gegenüber den Mitarbeitenden und die Beweislast durch den Arbeitgeber fällt weg. Außerdem gibt es eine klare Regelung, wie mit Fehlbeträgen umgegangen wird, wodurch sich die Mitarbeitenden weniger Sorgen machen müssen.

Wie du der Kassendifferenz vorbeugen kannst

Eben haben wir schon die Mankovereinbarung als präventive Maßnahme gegen auftretende Kassendifferenzen genannt. Abgesehen vom Mankogeld kannst du Kassendifferenzen vermeiden, indem du in moderne und benutzerfreundliche Kassensysteme wie etwa DISH POS investierst.

Außerdem raten wir dir, in regelmäßigen Abständen Kassenstürze durchzuführen, um Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen. Grundsätzlich gilt: Eine klare und genaue Abrechnung nach jeder Schicht ist unerlässlich, um größere Kassendifferenzen zu vermeiden.

Ein weiterer Tipp, den wir dir als Gastronom oder Gastronomin mit auf den Weg geben möchten, ist, die Aufgaben deines Personals zu trennen: Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin, der oder die für die Kasse zuständig ist, macht nach Schichtende nicht auch noch die Inventur. So reduzierst du die Möglichkeit eines Kassenbetrugs. Auch eine doppelte Kassenführung kann in größeren Betrieben sinnvoll sein.

Sei transparent gegenüber deinen Mitarbeitenden und sprich eventuelle Unstimmigkeiten zeitnah an. So förderst du eine offene Kommunikation, in der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch ohne Angst vor Repressalien auf mögliche Probleme oder Verdachtsmomente hinweisen können. Wenn du immer wieder Probleme mit Kassendifferenzen im Gastro-Betrieb hast, kann auch eine Videoüberwachung an strategisch wichtigen Stellen sinnvoll sein. Hier musst du selbst abwägen, ob sich die Investition in eine Überwachungskamera für dich lohnt.

Schule dein Personal (vor allem neue Mitarbeitende) von Zeit zu Zeit im korrekten Umgang mit der Kasse und im Erkennen von Falschgeld. Du kannst sie auch (ohne Schuldzuweisung) über die Konsequenzen von Kassendifferenzen und Diebstahl informieren. Wichtig ist vor allem, dass du eine offene Gesprächskultur und eine Kultur des Vertrauens schaffst. Lege klare Zuständigkeiten innerhalb der Teams fest und kombiniere dies mit Stichproben und klaren Richtlinien für den Umgang mit Bargeld. Wenn du diese Tipps befolgst, kannst du dir in Zukunft hoffentlich das Buchen von Kassendifferenzen ersparen und auch die Frage, wer letztendlich dafür zahlen muss.