Kalkulation in der Gastronomie

Egal ob du ein Restaurant, ein Café oder eine Bar betreibst, du tust es mit Herzblut. Doch Leidenschaft allein zahlt keine Miete und macht auch nicht satt. Darum ist es wichtig, dass du deine Preise richtig kalkulierst. So sind am Ende alle zufrieden – deine Gäste, du und dein Geldbeutel. Wir erklären dir, wie Kalkulieren in der Gastronomie funktioniert.

Preiskalkulation auch in der Gastronomie unverzichtbar

Es könnte so einfach sein: Du gibst täglich dein Bestes, und deine Gäste danken es dir mit einem ausverkauften Haus. Der Laden und/oder dein Gastronomie-Lieferservice brummen – wozu also eine Preiskalkulation vornehmen? Ganz einfach: So gut die Geschäfte auch laufen, es kann passieren, dass du am Monatsende trotzdem rote Zahlen schreibst. Und das nur, weil du dich hinsichtlich der Preisgestaltung entweder auf dein Bauchgefühl verlassen oder Preise, Marge und Unkosten falsch berechnet hast. Es ist also enorm wichtig, in der Gastronomie Preise richtig zu kalkulieren, um dein Business am Laufen zu halten. Zuerst musst du dir bewusst machen, welche Faktoren in die Preiskalkulation in der Gastronomie hineinspielen:

Faktoren in der Preiskalkulation 

Warenpreis und Warenkosten

Darunter fallen alle Ausgaben für den Einkauf von Lebensmitteln, für Lieferungen und Transporte sowie Lagerung, Qualitätskontrollen usw. Um belastbar kalkulieren zu können, sind in der Gastronomie Rezepttreue und vorgegebene Portionsgrößen ein wichtiger Faktor. Dadurch kennst du den Wareneinsatz pro Portion.

Gemeinkosten

Diesen Posten solltest du nicht unterschätzen: Er betrifft alle während des Betriebs entstehenden fixen und variablen Kosten – also Strom, Gas, Wasser, Wartung und Instandhaltung, Reinigung, Lagerung, Versicherungen, Abschreibung, Leasing-, Pacht– bzw. Mietgebühren und Ausgaben fürs Marketing.

Übrigens: Auch das Abspielen von Musik ist in einem Restaurant oder Café nicht kostenfrei. Berücksichtige bei der Kalkulation auch diese Kosten. Lies dir für Details zu dem Thema am besten unseren Artikel über die GEMA-Gebühren in der Gastronomie durch.

Personalkosten

Selbstverständlich zahlst du deinen Angestellten ein Gehalt, außerdem fallen Lohnnebenkosten, Urlaubsgeld und Sozialversicherungsabgaben an. All dies wird hier gelistet.  Automatisierte Systeme wie DISH Professional Order und DISH Professional Reservation können dir dabei helfen, Personalkosten einzusparen.

Zum 1.Oktober 2022 wurde in Deutschland der gesetzliche Mindestlohn erhöht. Dieser gilt auch für die Gastronomie. Für Details empfehlen wir dir unseren Artikel über den Mindestlohn in der Gastronomie 2024.

Gewinnmarge

Die Rechnung ist hier ganz einfach: Je höher dein Gewinn ist, desto mehr Geld steht dir für Investitionen zur Verfügung. Bedenke, dass sich die Marge von Produkt zu Produkt unterscheidet: Bei Getränken ist sie höher als bei Speisen.

Steuern

Pflicht für Unternehmen wie für Privatleute: Es fallen diverse Steuern an, die du abführen musst. Erfahre mehr zu dem Thema in unserem Blog-Artikel: Steuern in der Gastronomie.

Die genannten Faktoren sind von essenzieller Bedeutung, wenn es darum geht, eine korrekte Kalkulation in der Gastronomie durchzuführen. Doch damit nicht genug, auch eine Reihe weiterer Aspekte wollen beachtet werden. Dabei handelt es sich um die folgenden:

Preissensibilität

Je nachdem, welche Zielgruppe du bedienst, hat diese andere Ansprüche an die Qualität deines Angebots. Je höher diese sind, umso höher dürfen deine Preise sein. Du solltest allerdings sicherstellen, dass du diese Ansprüche auch erfüllst. Orientiere dich hinsichtlich der Gastro-Kalkulation preislich an deinen Wettbewerbern und liege mit deinen endgültigen Preisen nicht allzu weit darüber.

Wahl des Lieferanten

Auch wenn du mit deinem aktuellen Lieferanten zufrieden bist: Du solltest immer wieder mal die Preise vergleichen, um sicherzugehen, dass diese angemessen sind. Solltest du einen Wechsel in Betracht ziehen, sprich deinen Lieferanten vorher an und frage, ob er dir Rabatte anbieten kann oder mit sich handeln lässt.

Saisonale Artikel

Saisonale Schwankungen können bewirken, dass Warenpreise variieren. Dementsprechend gilt es, die Speisekarte regelmäßig zu überarbeiten und gegebenenfalls anzupassen.

Zubereitung

Hinterfrage bzw. analysiere alle Vorgänge, die mit der Zubereitung deiner Speisen zu tun haben. Gibt es beim Kochen, Auftauen, Zuschneiden, Waschen etc. Verluste, und wenn ja, wie lassen sich diese minimieren? Wie groß sind die Portionen? Werden die teuren Zutaten tatsächlich benötigt?

Verfügbarkeit und Haltbarkeit

Es ist für die Gastronomie-Kalkulation wichtig, dass du stets einen Überblick über deine Bestände und Vorräte hast. Dementsprechend gilt es, das Lager immer zu protokollieren. So weißt du, wann du Produkte nachbestellen musst und verhinderst, dass Lebensmittel verderben.

Voilà, du weißt nun, welche Faktoren die Preiskalkulation in der Gastronomie beeinflussen. Doch wie setzt du diese miteinander in Verbindung, sprich: Welche Kalkulationschemata in der Gastronomie gibt es? So viel sei schon jetzt verraten: Es existieren verschiedene Methoden, von denen jede gewisse Vor- und Nachteile mit sich bringt. Im Folgenden stellen wir die Methoden einzeln vor.

Methoden der Preiskalkulation in der Gastronomie

Einfache Aufschlagskalkulation

Der große Vorteil dieser Methode der Kalkulation in der Gastronomie ist, dass du mit ihr die Verkaufspreise für Getränke und Speisen schnell und unkompliziert berechnen kannst. Sie eignet sich besonders gut für kleinere gastronomische Einrichtungen, bei denen wenige Faktoren den Preis beeinflussen.

Selbstverständlich musst du den aus der Rechnung resultierenden Preis nicht 1:1 übernehmen, sondern kannst ihn geringfügig anpassen – sinnvollerweise, um auf eine gerade, werbepsychologisch wirksame Summe zu kommen.

Von Nachteil bei dieser Methode ist, dass sie außer Acht lässt, dass für die einzelnen Produkte unterschiedliche Aufwände nötig sind. Somit kommen längst nicht immer realistische Preise heraus.

Komplexe Aufschlagskalkulation

Genauer, aber auch aufwändiger ist die komplexe Aufschlagskalkulation. Bei dieser werden nicht nur die Waren-, sondern auch alle anderen anfallenden Kosten (Personal- und Energiekosten, Steuern etc.). mit einbezogen.  Werde dir also zunächst über all diese Posten im Klaren. Danach notierst du, wie hoch der tatsächliche Arbeits-, Energie- und Zeitaufwand pro Gericht und Getränk ist. Somit kannst du die Kosten wesentlich besser auf die einzelnen Produkte verteilen. Das Resultat sind exakte, realistische und marktorientierte Preise, dafür ist der Aufwand ungleich höher als bei der einfachen Aufschlagskalkulation.

Zielkostenkalkulation

Hierbei gehst du von dem Preis aus, den du für einen Artikel erzielen möchtest, und prüfst dann, wie hoch die Kosten dafür sein dürfen. Multipliziere deinen Wunschpreis mit der Anzahl der Verkäufe und ziehe vom erwarteten Umsatz alle Variablen sowie Fixkosten ab. Die Zahl sagt dir, wie viel Geld dir für den Wareneinsatz zur Verfügung steht. Ist sie zu gering, kannst du entweder deine Einkäufe optimieren oder du musst dein Gewinnziel senken bzw. deinen Wunschpreis erhöhen. Auch hier hast du es mit einer marktorientierten Methode zu tun, bei der die Zielpreise allerdings auf Schätzungen basieren.

Deckungsbeitragsrechnung

Im Vergleich zur Aufschlagskalkulation ist diese Methode genauer, aber auch mit mehr Zeitaufwand verbunden. Sie beruht darauf, dass alle Kosten genau auf einzelne Gerichte umgelegt werden. Zunächst addierst du alle Kosten, die in deinem Gastronomiebetrieb anfallen, also Waren-, Gemein- und Personalkosten. Dann errechnest du, wie viel Prozent des Gesamtumsatzes in deiner Kalkulation auf Speisen und wie viel auf Getränke entfallen. Der jeweilige Prozentsatz muss denselben Prozentsatz der Gemeinkosten decken.

Hast du also beispielsweise Gemeinkosten (Kosten, die nicht direkt einer Kostenstelle zugeordnet werden können, zum Beispiel solche für Heizung, Beleuchtung, Versicherung etc.) in Höhe von 200.000 Euro pro Jahr und entfallen 80 % deines Gesamtumsatzes pro Jahr auf den Verkauf von Speisen, so muss diese auch 80 % der Gemeinkosten decken. Im Beispiel entspräche das einer Summe von 160.000 Euro. Verkaufst du im Jahr 20.000 Gerichte, so beträgt der Deckungsbeitrag pro Gericht 8 Euro. Dazu addierst du noch die Waren- und Personalkosten, um die Kostendeckung zu erhalten.

Da du natürlich nicht nur deine Kosten decken, sondern mit deiner Speisenkalkulation einen Gewinn erwirtschaften möchtest, zählst du zu dieser Summe einen bestimmten Gewinnaufschlag plus die Umsatzsteuer hinzu.

Mischkalkulation

Im Unterschied zu den bereits vorgestellten zieht diese Methode der Kalkulation in der Gastronomie nur Faktoren heran, die sich auf die Gegebenheiten des Marktes beziehen und lässt den Warenwert außen vor. Das Prinzip dahinter: Du machst mit einigen Artikel nur geringe Gewinne oder sogar Verluste, gleichst diese aber durch entsprechend höhere Gewinne bei anderen Artikeln aus.

Ordne zunächst für dich all die Artikel auf deiner Speisekarte einer der folgenden drei Arten zu:

1. Schlüsselartikel: Hochwertige Artikel, die du zu einem niedrigeren Preis als deine Mitbewerber anbietest.
2. Zugartikel: Artikel, mit denen du Gäste anlockst, auch wenn du mit ihnen kaum Gewinn machst, zum Beispiel ein günstiges Mittagsmenü.
3. Kompensationsartikel: Die Artikel, die dir Gewinne bringen, wobei der Aufschlag zwischen 300 und 1.000 % betragen kann.

Bei dieser Art Preiskalkulation errechnest du die sogenannte Wareneinsatzquote. Sie verrät dir die Effizienz des Wareneinsatzes, wobei gilt: Je niedriger die Quote, desto besser, also effizienter. Im Umkehrschluss heißt das, dass du dir bei einer hohen Quote Gedanken über die Rentabilität des Artikels machen solltest.

Fazit

Du siehst, die Kalkulation in der Gastronomie hat ihre Tücken, und es gibt mehrere Methoden, derer du dich bedienen kannst. Nichtsdestotrotz ist es essenziell, sich mit dem Thema zu befassen. Gehe sorgfältig vor, denn bereits kleine Fehler können teuer werden. Bedenke auch, dass regelmäßige Neukalkulationen und gegebenenfalls Preisanpassungen für den Erfolg deines Unternehmens wichtig sind – und dass die digitalen Gastronomie-Lösungen von DISH dir eine Menge Arbeit abnehmen können.

Schau öfters auf unserem Gastronomie-Blog vorbei, wenn dir dieser Beitrag geholfen hat. Auf unserem Blog erfährst du u.a. was eine Ghost Kitchen ist und auf was du bei der Allergenkennzeichnung auf der Speisekarte achten musst. Außerdem geben wir dir auf unserem Blog Tipps für die Erstellung einer Restaurant-Website sowie für die Übernahme einer bestehenden Gastronomie.