Dienstplan erstellen in der Gastronomie: Best Practices für einen reibungslosen Betrieb

Die Gastronomiebranche ist bekannt für ihre langen Arbeitszeiten und den hohen Personalbedarf, der notwendig ist, um den Betrieb am Laufen zu halten. Die Erstellung eines effektiven Dienstplans ist daher von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass ausreichend Personal vorhanden ist und das Restaurant reibungslos läuft. Mehr noch: Ein guter Dienstplan trägt nicht nur dazu bei, den Personalbedarf zu optimieren, sondern kann auch die Zufriedenheit und Unternehmensbindung fördern, indem er den Mitarbeitenden ausreichend Planungssicherheit bietet.

Die wichtigsten Faktoren für Dienstpläne in der Gastronomie

Die meisten Gastronomiebetriebe haben derzeit mit einem erheblichen Personalmangel zu kämpfen. Ein für deine Angestellten fairer Dienstplan kann dir helfen, Personal von deinem Restaurant zu überzeugen und zu halten. Möchtest du einen guten Dienstplan schreiben, gibt es einige Faktoren, die du in der Gastronomie beachten solltest, damit alle Prozesse reibungslos laufen und die Mitarbeitenden gleichzeitig fair behandelt werden. Das ist nicht immer einfach, und sicher ist es auch nicht immer möglich, auf alle Wünsche einzugehen. Hier die wichtigsten Aspekte für Dienstpläne in der Gastronomie:

• Personalbedarf: Der Personalbedarf hängt von der Gästezahl, der Art des Restaurants, dem Wochentag und der Uhrzeit ab. Achte darauf, dass genügend Mitarbeitende anwesend sind, um einen hervorragenden Service zu gewährleisten, aber nicht zu viele, um unnötige Kosten zu vermeiden. Online-Reservierungssysteme sind hier hilfreich, um jederzeit den Überblick zu behalten.
• Wünsche von Mitarbeitenden: Versuche, die Wünsche deiner Mitarbeitenden bei der Erstellung des Dienstplans für die Gastro zu berücksichtigen. Dies kann die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden erhöhen und die Mitarbeiter:innenbindung verbessern.
• Arbeitszeitregelungen: Beachte die arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Vorgaben zur Arbeitszeit und den Ruhezeiten. Die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen ist entscheidend, um Mitarbeitende zu schützen und den Betrieb vor rechtlichen Problemen zu bewahren. Berücksichtige bei der Planung von Arbeitszeiten auch die Lohnzuschläge, die an Sonntagen, Feiertagen oder für das Arbeiten in der Nacht anfallen können.
• Überstunden: Verteile die Arbeitszeiten fair und gleichmäßig auf die Mitarbeitenden und vermeide Überbelastungen. Achte außerdem darauf, dass genügend Pausenzeiten eingeplant sind, um die Arbeitsbelastung auszugleichen.
• Urlaub: Habe immer einen Blick auf die noch verfügbaren Urlaubstage. Am besten plant ihr als Betrieb Urlaubs- und eventuelle Schließzeiten langfristig.
• Erfahrungen: Berücksichtige die Fähigkeiten und Erfahrungen deiner Mitarbeitenden bei der Zuweisung von Schichten und Aufgaben.
• Flexibilität: Es ist ratsam, eine gewisse Flexibilität einzuplanen, um unvorhergesehene Ereignisse wie Krankheitsausfälle oder unerwartete Gästezahlen zu bewältigen. Hierfür kannst du mit Aushilfskräften oder einer Art Bereitschaftsdienst deiner festen Mitarbeitenden arbeiten.
• Kommunikation: Stelle sicher, dass alle Mitarbeitenden den Dienstplan rechtzeitig erhalten und über Änderungen schnell informiert werden. Schaffe eine offene Kommunikation und ein Feedback-System, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.

Wie weit im Voraus sollte ein Dienstplan für die Gastronomie erstellt werden?

Die Erstellung eines Schichtplans in der Gastronomie sollte idealerweise so weit im Voraus erfolgen, dass Mitarbeitende genügend Zeit haben, um ihre Freizeit außerhalb der Arbeit zu planen und gegebenenfalls Änderungen zu beantragen. Du kannst deine Dienstpläne für die Gastronomie wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich planen. Alle Modelle haben ihre Vor- und Nachteile. Welcher Zeitrahmen sich eignet, um deinen Dienstplan für die Gastronomie zu schreiben, hängt auch von deinem Gastro-Konzept ab.

Wöchentliche Dienstpläne
Ein wöchentlicher Dienstplan wird in der Gastro normalerweise sieben Tage im Voraus erstellt und ist daher recht kurzfristig. Die Vorteile eines solchen Dienstplans sind, dass Änderungen schnell umgesetzt werden können und sich der Personalbedarf leichter anpassen lässt. Allerdings haben Mitarbeitende weniger Vorlaufzeit, und es ist schwieriger, eine gute Work-Life-Balance zu erreichen, was sich langfristig auf die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden auswirken kann.

Zweiwöchentliche Dienstpläne
Ein Dienstplan, der zwei Wochen im Voraus erstellt wird, bietet dir in der Gastronomie mehr Planungssicherheit und gibt deinen Mitarbeitenden mehr Zeit, um ihre Freizeit zu organisieren. Der Nachteil besteht darin, dass Veränderungen, wie zum Beispiel ein plötzlicher Anstieg der Gästezahl oder Krankheitsausfälle, schwieriger zu berücksichtigen sind und oft zu kurzfristigen Änderungen des Dienstplans führen.

Monatliche Dienstpläne
Ein monatlicher Dienstplan bietet deinen Mitarbeitenden eine noch größere Vorlaufzeit und ermöglicht es ihnen, ihre Arbeit und ihr Leben besser zu planen. Auch das Unternehmen kann besser planen und saisonale Trends berücksichtigen. Der Nachteil besteht darin, dass Veränderungen aufgrund unvorhergesehener Ereignisse wie Krankheit oder kurzfristig gebuchte größere Gästegruppen zu großen Änderungen in der Planung führen.

Häufig wird für Dienstpläne in der Gastronomie das zweiwöchige Modell gewählt. Schließlich bietet es sowohl dir als Gastronom als auch deinem Personal eine gute Planbarkeit. Letztendlich hängt die Wahl des Zeitrahmens für den Dienstplan deines Restaurants jedoch von verschiedenen Faktoren ab, die individuell eine unterschiedliche Gewichtung haben können. Besonders relevant sind der Personalbedarf, die Art des Restaurants, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und die betrieblichen Anforderungen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Mitarbeitende ausreichend Zeit haben, um ihre Arbeit und ihr Leben außerhalb der Arbeit zu organisieren, während gleichzeitig Flexibilität bei Änderungen gewährleistet bleibt.