Catering-Kalkulation: Die richtige Preispolitik für Events

 

Du möchtest dein Restaurant-Angebot um die Bewirtung von Veranstaltungen erweitern? Mit der richtigen Catering-Kalkulation erzielst du die gewünschte Gewinnmarge. Hier erfährst du, welche Kosten zu einer ebenso attraktiven wie wirtschaftlich rentablen Preisgestaltung beitragen und wie du die Cateringpreise marktkonform berechnest. Außerdem empfehlen wir dir digitale Lösungen, die deine Arbeit noch effizienter machen.

 

Catering-Preise berechnen: Herausforderungen und Chancen

Du liebst es, Gäste zu bewirten – egal, in welchem Rahmen? Doch ob elegantes Bankett oder klassische Bewirtung bei Privatfeiern: Erst die richtige Catering-Kalkulation entscheidet über den wirtschaftlichen Erfolg deiner gastronomischen Tätigkeit. Neben der preislichen Gestaltung gilt es dabei auch die richtige Verzehrmenge pro Person für Speisen und Getränke zu ermitteln. Schließlich sollen alle satt werden und nach Veranstaltungsende glücklich nach Hause gehen.

Konkurrenzfähig bleiben und trotzdem Gewinn erwirtschaften

Die Frage, die sich jeder Kopf eines Catering-Unternehmens früher oder später stellt: Wie kann ich auch preissensible Kund:innen gewinnen und meinen wirtschaftlichen Erfolg sichern? Eine präzise und angemessene Catering- oder Bankett-Kalkulation bietet dir die nötige Orientierung.

Dazu zählen neben dem eventbezogenen Kalkulieren der Catering-Preise auch eine abschließende Deckungsrechnung nach der Veranstaltung. So erkennst du, ob die von dir angesetzten Preise realistisch sind oder ob du sie für kommende Events eventuell anpassen solltest.

 

Catering berechnen: Nimm dir Zeit und sei flexibel

Es mag verlockend sein, Kund:innen spontane Preisvorschläge zu unterbreiten – insbesondere dann, wenn der in Aussicht stehende Auftrag besonders lukrativ oder prestigeträchtig ist. Nimm dir dennoch die Zeit, das Catering in Ruhe zu berechnen, um Fehleinschätzungen zu vermeiden und wirtschaftliche Risiken zu minimieren. Eine falsche Kalkulation kann nicht nur rufschädigend sein und deinem Business schaden, sie kann auch zu Verlustgeschäften führen.

Um flexibel auf individuelle Wünsche und Rahmenbedingungen reagieren zu können, ist es wenig sinnvoll Pauschalpreise anzubieten. Diese mögen auf den ersten Blick zwar attraktiv sein, detailliert aufgeschlüsselten Positionen mit angemessener Bepreisung wirken jedoch deutlich transparenter und eröffnen deinen Auftraggeber:innen möglichen Spielraum.

 

Catering- und Bankett-Kalkulation: So geht’s

Bedenke, neben den Warenkosten auch Gemeinkosten für deinen Betrieb sowie Transport- und Personalkosten in deine Catering-Kalkulation miteinfließen zu lassen. Hinzukommen – je nach Ausstattung deines Catering-Unternehmens – zusätzliche Kosten für Geschirr, Banketttische, Tischwäsche und viele weitere Positionen. Auch die zu berechnende Mehrwertsteuer und andere Steuerabgaben solltest du nicht außer Acht lassen.

Die ersten Kontakte zu potenziellen Kunden sind geknüpft? So geht es bei der Catering-Kalkulation Schritt für Schritt weiter:

Einzelheiten im persönlichen Kundengespräch klären

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Spreche mit potenziellen Kunden über persönliche Wünsche, Erwartungen und Budget-Vorgaben. In der Regel sind entscheidende Planungskriterien wie die Anzahl der erwarteten Gäste, Zeitpunkt und Ort der Veranstaltung und die ungefähre Veranstaltungsdauer bereits bekannt.

Auch zum gesellschaftlichen Rahmen kannst du hier hilfreiche Informationen einholen. Handelt es sich um ein festliches Bankett oder eine gemütliche Privatfeier? Mithilfe dieser Kenntnisse kannst du dein Speisen- und Getränkeangebot entsprechend anpassen. Bitte deine Interessenten im Anschluss an das Gespräch um eine angemessene Bearbeitungszeit, um die Catering-Preise zu berechnen.

Speisen- und Getränkeangebot entwerfen

Auf Basis der konkreten Planung von Menü oder Buffet kannst du die Warenkosten für dein Catering berechnen. Dabei lassen sich die Ausgaben für die einzelnen Gänge eines Menüs in der Regel präziser ermitteln als die Kosten für ein kaltes oder warmes Büffet. Kläre im Vorfeld auch, ob du bei der Auswahl der Speisen und Getränke gewisse Allergien, Nahrungsunverträglichkeiten oder Ernährungsformen berücksichtigen sollst. Vegane und vegetarische Zutaten können kostenintensiver sein als Fleisch oder Fisch.

Stimme den Entwurf deines Speisen- und Getränkeangebotes in jedem Fall mit deinen Aufraggebern ab. So stellst du sicher, dass du am Ende nicht etwa die Kosten für einzelne Positionen selbst tragen musst.

Zeitrahmen abstecken

Erkundige dich, wann das Event stattfindet und wie lange es in etwa dauern soll. Während für eine Hochzeitsgesellschaft eine halbtägige Bewirtung inklusive Nachmittagskaffees, Aperitif und Abendessen infrage kommt, sehen abendliche Banketts eventuell eine festgelegte Menüfolge vor. Auch Getränke-Flatrates oder offene Bar-Konzepte kannst du zeitlich begrenzen.

Berücksichtige auch, in welche Saison die Catering-Anfrage fällt. In der Regel ist es üblich, die Preise in stark nachgefragten Zeiten leicht anzuheben.

Mögliche Anlässe für moderate Preissteigerungen sind:

• Karneval
• Ostern
• Ramadan
• Pfingsten
• Die Hochzeitssaison im Frühjahr
• Sommer
• Halloween
• St. Martin
• Advent
• Weihnachten
• Silvester

Verzehrmenge pro Person berechnen

Egal, ob Tellergerichte inklusive Vorspeise, Hauptspeisen und Nachspeise oder vielseitiges Buffet: Zur Planung der Verzehrmenge kannst du dich an allgemeingültigen Richtwerten orientieren. Diese sind:

• Für Erwachsene 800 bis 1.000 Gramm pro Person bei Hauptspeisen
• Für Kinder 400 Gramm pro Person bei Hauptspeisen
• 200 Gramm Nachtisch pro Gast
• 2 Scheiben Brot pro Gast
• 12 bis 15 Häppchen pro Gast bei Finger-Food
• Für Erwachsene 4 Gläser Bier, Wein, Mineralwasser und/oder Softdrinks pro Person
• Für Kinder 2 Gläser Saft, Softdrinks, Mineralwasser oder Schorle pro Person
• 1 bis 2 Tassen Kaffee, Tee oder Kakao zum Nachtisch pro Gast

Kosten addieren und Angebot vorlegen

Nachdem du die Warenkosten für sämtliche erwarteten Gäste und für jeden Gang errechnet hast, addierst du folgende Kostenpunkte hinzu:

• Betriebliche Gemeinkosten
• Personalkosten inklusive deiner Planungskosten
• Transportkosten
• Steuerabgaben
• Kosten für Leih-Equipment wie Geschirr, Besteck, Möbel, Tischwäsche, Dekoration, Aschenbecher, Tellerwärmer etc.

Liste jeden Punkt einzeln, um die Preisgestaltung transparent zu machen. So können deine Auftraggeber leichter entscheiden, welche Leistungen sie in welchem Umfang in Anspruch nehmen möchten.

Wichtig: Vergiss nicht, am Ende deine beabsichtigte Gewinnmarge einzukalkulieren. Schließlich sichert nur ein angemessener Gewinn die Existenz deines Unternehmens.

Aus der Summe der gelisteten Preisbestandteile deiner Catering-Kalkulation kannst du deinen Kunden ein entsprechendes Angebot vorlegen.

Catering-Preise kalkulieren: Was ist noch wichtig?

Neben den bereits genannten Tipps gibt es allgemeine Empfehlungen für das Kalkulieren von Catering-Preisen. So bleibst du im Business konkurrenzfähig:

• Rechne mit größeren Mengen für die Hauptspeisen als für Beilagen
• Multipliziere die Anzahl der erwarteten Gäste mit Drei, um eine passende Vorspeisenmenge zu generieren (Häppchen und Appetizer)
• Runde bei den errechneten Verzehrmengen stets auf
• Berücksichtige individuelle Kundenwünsche und Vorgaben
• Ziehe in Erwägung, dass die Gäste an Selbstbedienungsbuffets mehr konsumieren als bei Buffets mit Bedienung oder à la carte
• Sei darauf vorbereitet, dass die Anzahl der erwarteten Gäste kurzfristig steigen kann

 

Nachhaltiger Trend: Zero Waste in der Gastronomie

So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Wenn du dein Catering ökonomisch berechnen möchtest, ist es sinnvoll, die Abfallmenge durch nicht verzehrte Speisen und Getränke zu reduzieren. Zero Waste lautet die Bezeichnung für einen nachhaltigen Gastronomie-Trend, der das Ende der Verschwendung zum Ziel hat.

Nicht immer geht die Catering-Kalkulation so punktgenau auf, dass nichts mehr übrigbleibt und alle Gäste satt werden. Eine Möglichkeit, um möglichen Warenüberschuss bestmöglich zu nutzen, ist die Kooperation mit Unternehmen wie Too Good To Go. Auch Spenden an die örtliche Tafel oder andere gemeinnützige Einrichtungen schenken deinen Restvorräten ein zweites Leben. i