Buffet-Kosten berechnen

Buffets sind bei Gästen beliebt und eignen sich besonders dann, wenn du größere Gruppen bewirtschaften willst, oder für Tage mit besonders hohem Aufkommen, wie Wochenenden und Feiertage. Damit deine Gäste satt werden und du Gewinn machst, ist es wichtig, die Kosten für das Buffet genau zu kalkulieren.

Portionsgrößen und Mengen fürs Buffet berechnen

Eine gute Mengenkalkulation fürs Buffet ist wichtig, damit deine Gäste satt werden und du möglichst wenig Speisen wegwerfen musst. Die Berechnung beginnt immer mit der Menge an Gästen, die zu erwarten sind. Bei vielen Restaurants wird vor Buffet-Tagen um Reservierungen gebeten, was das Abschätzen der Gästeanzahl um einiges erleichtert.

Die Art des Buffets ist auch ausschlaggebend für die Mengenberechnung. In einer Brunch-Kalkulation kannst du beispielsweise eine kleinere Menge warmer Speisen einrechnen als bei einem Buffet, das hauptsächlich auf warme Speisen setzt.

Als Richtwerte kannst du dir aber für die Planung aller Buffets folgende Zahlen merken:

• 1000 Gramm Hauptspeisen pro Erwachsenen
• 400 Gramm Hauptspeisen pro Kind
• 200 Gramm Nachtisch pro Gast
• 2 Scheiben Brot pro Gast (als Zugabe zu Suppe oder Salaten)
• 12–15 Häppchen pro Gast bei einem Finger-Food-Buffet

Wenn du noch mal 15 % dazurechnest, bist du auf der sicheren Seite. Bewirtschaftest du Firmenfeiern und ähnliches, wird es mit der Berechnung vielleicht sogar noch etwas einfacher. Ein Sportverein, der nach einem Training bei dir ist, wird größere Mengen brauchen als ein Senior:innen-Club oder eine Gruppe mit vielen Kindern.

Preise für ein Buffet kalkulieren

Der Pro-Kopf-Preis sollte bei Buffets so berechnet werden, dass er sich für dich als Gastronom:in rentiert und für die Gäste angemessen ist. Deshalb solltest du einmal dein Traum-Buffet durchrechnen und dann eventuell an den Personalkosten und dem Warenwert etwas ändern, wenn der Preis zu hoch ist.

Errechne dir als erstes die Kosten für einen sogenannten Musterteller. Dafür rechnest du alles zusammen, was ein Durchschnittsgast bei deinem Buffet isst, und addierst anteilig die Personalkosten dazu. Nun rechnest du auf diesen Betrag den Gewinn, den du gerne machen möchtest und teilst alles durch die Anzahl der erwarteten Kunden. Der Endbetrag ist der Preis pro Kopf. Hier noch mal die Formel:

Musterteller (inklusive Personalkosten, etc.) + Gewinn: Anzahl der Gäste = Preis pro Gast

Sei bei der Berechnung so genau wie möglich und unterschätze auch nicht die Personalkosten. Zwar werden den Gästen bei einem Buffet keine Speisen an den Tisch gebracht, aber du brauchst Menschen, die Tische abräumen und das Buffet auffüllen.

Wenn du merkst, dass der errechnete Preis zu hoch ist, kannst du kreativ werden und beispielsweise ein in der Herstellung preisintensives Gericht aus der Liste streichen. Oder du senkst die Personalkosten, indem du den Getränkeservice streichst und die Gäste ihre Getränke an der Bar bestellen und mitnehmen lässt.

Solche und andere Kniffe sind auf jeden Fall okay. Du solltest aber nicht die Qualität der Zutaten senken oder versuchen, die Bezahlung deines Personals zu kürzen. Das macht die Gäste und deine Mitarbeiter:innen unglücklich und kann sich negativ auf dein Geschäft auswirken.

Ganz Zero Waste wird dein Buffet wohl leider nicht, und damit geht auch immer ein wenig Geld beim Warenwert verloren. Recherchiere beispielsweise, ob du nach Ende der Buffet-Zeit die übriggeblieben Speisen günstig to-go anbieten kannst. Oder biete das Buffet nach einem bestimmten Zeitpunkt zu einem vergünstigten Preis an, mit dem Hinweis, dass es ab dieser Uhrzeit nicht mehr aufgefüllt wird.

Sollten Getränke im Preis mit inbegriffen sein?

Bei der Kalkulation deines Buffets stellt sich immer die Frage, ob die Getränke mit inbegriffen sein sollen oder à la carte angeboten werden. Beides hat seine Vorteile, und du kannst auch eine Mischform wählen und nur bestimmte Getränke oder bestimmte Mengen von Getränken in den Preis miteinschließen.

Bei der Variante mit Getränken solltest du pro Gast vier Gläser Alkohol beziehungsweise Softdrinks rechnen oder drei Gläser und einen Kaffee oder Tee zum Nachtisch. Bei einem Frühstücks- oder Brunch-Buffet verschiebt sich diese Rechnung zu Gunsten des Kaffees bzw. Tees. Rechne außerdem noch ein bis zwei Flaschen Wasser pro Tisch, je nachdem wie viele Menschen an einem Tisch Platz finden. Für Kinder fallen alkoholische und koffeinhaltige Getränke weg, und du brauchst auch nur zwei Gläser pro Essen einzuplanen.

Wenn du Getränke à la carte anbietest, kannst du mehr einnehmen, weil die Getränkepreise noch zu den Buffet-Preisen dazu kommen und auch preisintensivere Getränke bestellt werden. Allerdings musst du dann gegebenenfalls mehr Personal einplanen, das sich um die Bestellungen und den Service kümmert.

Bei einer Mischform kannst du beispielsweise einfachen Filterkaffee und Orangensaft frei dazu anbieten, Espresso-Getränke und Misch-Säfte aber à la carte verkaufen. Oder du bietest jedem Gast je einen Sekt oder einen frisch gepressten Saft zum Empfang an. Für den Gast ist das ein schönes Extra, für dich eine gut zu kalkulierende und überschaubare Ausgabe.