7 häufige Fehler bei der Digitalisierung – und wie du sie vermeidest

Digitalisierung ist in der Gastronomie längst kein Trend mehr – sie ist eine Notwendigkeit. Kassensysteme, Reservierungstools, digitale Speisekarten oder automatisierte Bestellungen: Wer clever digitalisiert, spart Zeit, Geld und Nerven. Doch während einige Gastronomen damit ihren Betrieb effizienter und profitabler machen, kämpfen andere mit komplizierten Systemen, verwirrten Mitarbeitenden und steigenden Kosten.

Warum? Weil Digitalisierung nicht einfach bedeutet, „ein paar digitale Tools einzuführen“. Sie muss durchdacht sein. Sonst passiert genau das Gegenteil: Statt Zeitersparnis gibt es Doppelarbeit, statt Entlastung entstehen neue Probleme. Damit dir das nicht passiert, schauen wir uns die häufigsten Fehler an, die Gastronomen und Gastronominnen bei der Digitalisierung machen – und wie man sie von Anfang an vermeidet.

1. Fehler: Manuelle und digitale Prozesse mischen

Viele Betriebe digitalisieren halbherzig: Ein modernes Kassensystem wird eingeführt, aber Bestellungen laufen weiterhin handschriftlich. Oder ein Online-Reservierungstool wird genutzt, aber zusätzlich gibt es eine Kladde für telefonische Buchungen. Das Ergebnis? Chaos.

Medienbrüche kosten Zeit und führen zu Fehlern. Die Kellnerin notiert eine Bestellung auf dem Notizblock, gibt sie später ins System ein – und vergisst dabei eine Extrawunsch. Gäste sind unzufrieden, das Team genervt.

Doppelte Arbeit sorgt für Frust. Wer digitale und analoge Prozesse kombiniert, macht sich das Leben oft schwerer. Statt Effizienz gibt es Mehraufwand, weil Daten an mehreren Stellen gepflegt werden müssen.

Lösung: Digitalisierung als Gesamtkonzept denken

• Überlege dir, welche Abläufe digitalisiert werden sollen – und ziehe das konsequent durch.
• Stelle sicher, dass alle Systeme miteinander kompatibel sind (z. B. Reservierungssystem + Kassensystem).
• Teste, ob neue Prozesse im Alltag wirklich funktionieren – und optimiere sie mit deinem Team.

2. Fehler: Zu wenig Vorlaufzeit

Viele Gastronominnen und Gastronomen unterschätzen, wie viel Zeit die Umstellung auf digitale Prozesse tatsächlich braucht. Sie entscheiden sich für ein neues Kassensystem oder eine digitale Speisekarte per QR-Code– und erwarten, dass alles sofort reibungslos läuft. Die Realität sieht anders aus:

Mitarbeitende brauchen Zeit, um sich an neue Systeme zu gewöhnen. Wenn der Ablauf nicht sitzt, dauert der Service länger und die Gäste müssen warten.

Technische Herausforderungen treten immer auf. Ob Schnittstellenprobleme, Datenmigration oder unerwartete Fehler – solche Dinge lassen sich nicht in ein paar Stunden lösen.

Das Tagesgeschäft läuft weiter. Die Umstellung passiert nicht im luftleeren Raum, sondern während der Betrieb ganz normal weiterläuft. Wenn nicht genug Zeit eingeplant wird, sind Stress und Fehler vorprogrammiert.

Lösung: Digitalisierung mit Plan und Puffer umsetzen

• Testphase einplanen: Starte mit einer Soft-Launch-Phase, in der das System parallel zum alten läuft.
• Schulung anbieten: Das Team frühzeitig einbinden und gezielt auf die neuen Abläufe vorbereiten.
• Puffer für „Kinderkrankheiten“ lassen: Beginne mit der Umstellung nicht zu einem stressigen Zeitpunkt, z. B. im Weihnachtsgeschäft.

3. Fehler: Angst vor Automatisierung

Viele Gastronomiebetreiber haben Angst, dass durch digitale Prozesse das persönliche Erlebnis leidet. Gerade in der Gastro zählt schließlich der direkte Kontakt mit den Gästen. Aber: Digitalisierung bedeutet nicht, dass das Service-Erlebnis unpersönlich wird – wenn sie richtig eingesetzt wird, kann sie den Kontakt sogar verbessern.

Gäste erwarten digitale Lösungen. Ob QR-Code-Speisekarte, digitale Zahlungen oder Online-Reservierungen – viele Gäste schätzen die Bequemlichkeit und erwarten sie mittlerweile sogar.

Richtige Automatisierung spart Zeit für echten Service. Wenn Bestellungen direkt digital übermittelt werden, bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Gäste zu beraten, Wünsche zu erfüllen und ein besonderes Erlebnis zu schaffen.

Automatisierung ist keine Entmenschlichung. Es geht nicht darum, den Service zu ersetzen, sondern um eine kluge Unterstützung, die den Betrieb effizienter macht.

Lösung: Digitale Prozesse gezielt für besseren Service nutzen

• Setze digitale Lösungen dort ein, wo sie den Gästen Mehrwert bieten (z. B. schnelle Bestellung über Tablets statt lange Wartezeiten auf den Kellner).
• Automatisiere Routineaufgaben, um mehr Zeit für persönlichen Service zu schaffen.
• Teste, welche digitalen Tools dein Team wirklich entlasten – und welche überflüssig sind.

4. Fehler: Das Team nicht einbinden

Eine der größten Fallen bei der Digitalisierung: Entscheidungen werden von oben getroffen, aber diejenigen, die täglich damit arbeiten müssen – also das Team – werden nicht einbezogen. Das führt fast zwangsläufig zu Widerstand.

Mitarbeitende fühlen sich übergangen. Wer ein neues Kassensystem oder eine digitale Bestelllösung ohne Rücksprache mit dem Team einführt, darf sich nicht wundern, wenn die Akzeptanz fehlt.

Fehlende Schulung führt zu Chaos. Ein neues System ist nur dann eine Erleichterung, wenn alle wissen, wie es funktioniert. Fehlt die Schulung, gibt es Frust – bei den Mitarbeitenden und den Gästen.

Technik muss zum Alltag passen. Viele Gastronomen und Gastronominnen entscheiden sich für eine Lösung, die in der Theorie gut klingt – aber in der Praxis nicht funktioniert, weil sie die echten Abläufe im Service nicht berücksichtigt.

Lösung: Mitarbeitende von Anfang an mitnehmen

• Frühzeitig informieren: Erkläre deinem Team, warum die Digitalisierung kommt und welchen Vorteil sie bringt.
• Feedback einholen: Probiere neue Tools mit deinem Team zusammen aus – sie wissen oft am besten, was im Alltag funktioniert.
• Schulungen anbieten: Ein einstündiger Crashkurs kann schon große Auswirkungen haben. Wer sich sicher fühlt, arbeitet schneller und zufriedener.

5. Fehler: Unüberlegte Wahl des Anbieters

Viele Betriebe entscheiden sich vorschnell für ein Kassensystem, eine Reservierungssoftware oder eine digitale Bestelllösung – ohne sich die Konditionen und langfristigen Kosten genau anzusehen. Das kann teuer werden.

Starre Verträge mit hohen Gebühren.Viele Anbieter locken mit niedrigen Einstiegspreisen, die später kräftig anziehen. Oder sie verlangen saftige Gebühren für zusätzliche Funktionen, die man eigentlich braucht.

Schlechte Kompatibilität mit bestehenden Systemen. Eine neue Software kann noch so gut sein – wenn sie nicht mit der vorhandenen Infrastruktur harmoniert, bringt sie nur Probleme.

Fehlender Support im Ernstfall. Was passiert, wenn das System plötzlich nicht mehr funktioniert? Ein schlechter Anbieter bedeutet oft lange Wartezeiten und wenig Hilfe.

Lösung: Anbieter sorgfältig vergleichen und testen

• Unbedingt Testphasen nutzen! Viele Anbieter bieten kostenlose Demos oder Testzugänge – nutze sie, bevor du dich bindest.
• Auf Flexibilität achten. Vermeide lange Vertragslaufzeiten und prüfe, ob das System mit deinem bestehenden Setup kompatibel ist.
• Kundenbewertungen lesen. Erfahrungsberichte von anderen Gastronomieunternehmen sind oft Gold wert.

6. Fehler: Veraltete oder unstrukturierte Daten übernehmen

Häufig machen Gastronomen und Gastronominnen den Fehler, einfach alle bestehenden Daten in das neue System zu übertragen – egal, ob sie aktuell oder veraltet sind. Doch wenn alte Fehler digitalisiert werden, bleibt das Chaos bestehen, nur eben auf einem Bildschirm statt auf Papier.

Falsche Lagerbestände sorgen für Probleme. Wenn im alten System falsche oder unvollständige Lagerdaten erfasst sind und diese ungeprüft übernommen werden, kann das Bestellsystem nicht effizient arbeiten.

Kundendatenbanken sind oft fehlerhaft. Wer ein CRM- oder Reservierungssystem einführt, sollte vorher Dubletten und falsche Einträge bereinigen – sonst schickt man Gästen doppelte oder falsche Bestätigungen.

Alte Preise oder ungenaue Kalkulationen werden weitergeführt. Gerade bei Wareneinsatz und Kalkulation lohnt sich ein frischer Blick, bevor alte Zahlen ungeprüft übernommen werden.

Lösung: Erst aufräumen, dann digitalisieren

• Daten bereinigen: Vor der Umstellung alte Bestände prüfen, Karteileichen aussortieren und fehlerhafte Einträge korrigieren.
• Testlauf machen: Erst nach einer Testphase alle Daten ins neue System übernehmen – und vorher Stichproben machen.
• Preisstrukturen prüfen: Digitalisierung ist eine gute Gelegenheit, Kalkulationen neu zu bewerten und ggf. anzupassen.

7. Fehler: Keine klare Digitalstrategie

Viele Gastronominnen und Gastronomen digitalisieren einfach drauflos, weil es „alle machen“. Das Problem? Ohne klare Strategie führt das oft zu Insellösungen, ungenutzten Tools und vergeudeten Investitionen.

Kein konkretes Ziel = keine messbaren Erfolge. Wer nicht definiert, was er mit der Digitalisierung erreichen will, kann später nicht beurteilen, ob sie sich gelohnt hat.

Zu viele Tools ohne Konzept. Manche Betriebe haben ein digitales Reservierungssystem, eine Bestell-App, ein neues Kassensystem – aber nichts arbeitet wirklich zusammen.

Schnelle Entscheidungen ohne Weitblick. Digitalisierung kostet Geld. Wer ohne Strategie handelt, kauft vielleicht die falschen Systeme oder zahlt für Funktionen, die er gar nicht braucht.

Lösung: Digitalisierung als Teil der Gesamtstrategie verstehen

• Klare Ziele setzen: Willst du die Servicegeschwindigkeit erhöhen? Personalkosten senken? Die Gästezufriedenheit steigern? Nur mit konkreten Zielen kannst du messen, ob deine Maßnahmen erfolgreich sind.
• Auf Kompatibilität achten: Wähle Systeme, die sich miteinander verbinden lassen, um Doppelarbeit zu vermeiden.
• Schrittweise vorgehen: Digitalisierung muss nicht alles auf einmal passieren. Setze Prioritäten und teste, was sich wirklich lohnt.

Fazit

Die Digitalisierung kann in der Gastronomie ein echter Gamechanger sein – aber nur, wenn sie klug umgesetzt wird. Wer planlos loslegt oder klassische Fehler macht, riskiert nicht nur unnötige Kosten, sondern auch frustrierte Mitarbeitende und unzufriedene Gäste.

Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung lassen sich diese Fehler vermeiden. Wenn du dein Team einbindest, dir ausreichend Zeit nimmst, deine Daten aufräumst und eine klare Strategie verfolgst, wird die Digitalisierung nicht zur Belastung, sondern zur echten Erleichterung.