Inventur in der Gastronomie: Leitfaden und Checkliste

Die Inventur ist ein unverzichtbarer Prozess für jeden gastronomischen Betrieb: Sie verschafft nicht nur einen genauen Überblick über die vorhandenen Bestände, sondern kann auch Kosten sparen und die Rentabilität beeinflussen. Dennoch wird sie oft nicht sorgfältig durchgeführt, nicht zuletzt aus Scheu vor dem damit verbundenen Aufwand. Durch eine organisierte Vorbereitung kann der Aufwand jedoch erheblich reduziert werden. In diesem Artikel findest du daher alle notwendigen Informationen rund um die Inventur in der Gastronomie sowie eine Checkliste für die erfolgreiche Durchführung.

Was ist eine Inventur?

Die Inventur ist eine systematische Bestandsaufnahme aller Waren, die für den allgemeinen Betriebsablauf eines gastronomischen Betriebs benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Rohstoffe
• Zutaten
• Getränke
• Verpackungsmaterialien
• sonstige Materialien

Der Zweck einer detaillierten Bestandsliste in der Gastronomie ist es, einen genauen Überblick über die vorhandenen Bestände zu erhalten und sicherzustellen, dass die tatsächlichen Bestände mit den Soll-Beständen in der Buchführung übereinstimmen. Durch die regelmäßige Durchführung einer Inventur können so mögliche Fehlbestände – z. B. durch Diebstahl oder Schwund – rechtzeitig erkannt und korrigiert werden.

Auch in finanzieller Hinsicht ist eine regelmäßige Inventur in der Gastronomie von entscheidender Bedeutung. Der kontinuierliche Überblick über die Bestände hilft:

• den Wert des Lagerbestands ermitteln,
• Budget effektiv zu verwalten und kontrollieren
• und Kosten zu kalkulieren.

Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme spielen somit auch eine entscheidende Rolle für die Verbesserung der Rentabilität eines Gastronomiebetriebes. Sie geben dir die Möglichkeit, die Bestände und die finanzielle Situation deines Gastronomiebetriebes genau zu überprüfen, mögliche Schwachstellen aufzudecken und deine betriebliche Effizienz zu steigern.

 

Ist eine Inventur in der Gastronomie Pflicht?

Grundsätzlich besteht in Deutschland keine gesetzliche Pflicht zur Inventur in der Gastronomie. Die Inventurpflicht für Unternehmen regelt das Handelsgesetzbuch (HGB).

Nach dem Handelsgesetzbuch sind bilanzierende Unternehmen – also Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG sowie eingetragene Personengesellschaften wie OHG und KG – grundsätzlich verpflichtet, jährlich eine Inventur zur Erstellung des Jahresabschlusses durchzuführen.

Einzelunternehmen und bestimmte, nicht in das Handelsregister eingetragene Personengesellschaften (z.B. einige Formen der GbR), zu denen häufig auch Gastronominnen und Gastronomen zählen, können unter bestimmten Voraussetzungen von der Bilanzierungspflicht und damit indirekt auch von der Inventurpflicht befreit werden. Diese Befreiung tritt ein, wenn die im HGB festgelegten Schwellenwerte für Umsatzerlöse und Jahresüberschuss in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht überschritten werden:

• Umsatzerlöse von nicht mehr als 600.000 Euro
• Jahresüberschuss von nicht mehr als 60.000 Euro

Aber auch ohne gesetzliche Verpflichtung ist eine regelmäßige Inventur in der Gastronomie ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Betriebsführung.

 

Die wichtigsten Inventurverfahren für die Gastronomie

Für die Durchführung einer Inventur stehen in der Gastronomie verschiedene geeignete Inventurverfahren zur Verfügung:

1. Permanente Inventur: Die permanente Inventur ist eine fortlaufende Erfassung der Bestandsveränderungen. Sie wird regelmäßig und kontinuierlich durchgeführt, sodass ein stets aktueller Überblick über die Lagerbestände gewährleistet ist. Durch die kontinuierliche Überwachung der Zu- und Abgänge sind die Bestandsdaten immer aktuell. Sie erfordert jedoch einen hohen organisatorischen Aufwand zur Einführung und Aufrechterhaltung des regelmäßigen Verfahrens.
2. Stichtagsinventur: Die Stichtagsinventur ist eine einmalige Bestandsaufnahme zu einem festgelegten Stichtag (meist am Ende eines Geschäftsjahres oder einer bestimmten Abrechnungsperiode). Alle Waren und Materialien werden zu diesem Zeitpunkt physisch gezählt und bewertet. Dieses Inventurverfahren verspricht einen geringeren Zeitaufwand als die permanente Inventur, hat aber den Nachteil, dass der Betrieb meist für einen Arbeitstag geschlossen werden muss.
3. Stichprobeninventur: Bei der Stichprobeninventur werden nur ausgewählte Stichproben aus dem Lagerbestand gezählt, anstatt den gesamten Bestand zu erfassen. Die Ergebnisse der Stichprobe werden dann mathematisch-statistisch hochgerechnet, um den Gesamtbestand repräsentativ zu schätzen. Auch die Stichprobeninventur bietet im Vergleich zur permanenten Inventur einen geringeren Zeitaufwand und die Möglichkeit, große Lagerbestände effizient zu überprüfen. Sie erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Durchführung, um genaue Ergebnisse zu erzielen, wobei das Risiko von Ungenauigkeiten bestehen bleibt.

Die Wahl des geeigneten Inventurverfahrens hängt von verschiedenen Faktoren ab, u. a. von der Größe deines Gastronomiebetriebs, der Lagerkapazität und deinen verfügbaren Ressourcen. Häufig bietet sich für die Inventur in der Gastronomie eine Kombination aus permanenter Inventur für stark umsatzkritische Produkte wie Getränke und Stichtagsinventur für weniger umsatzkritische Produkte wie Verbrauchsmaterialien an.

 

Tipps zur effizienten Durchführung einer Inventur in Gastronomie

Die Durchführung einer Inventur kann in der Gastronomie eine zeitraubende und herausfordernde Aufgabe sein, aber mit den richtigen Tipps und Strategien kann sie effizient gestaltet werden. Nachfolgenden haben wir einige Empfehlungen zusammengestellt, um dir die Durchführung der Inventur zu erleichtern:

• • Zeitplanung: Um die Inventur so reibungslos wie möglich durchzuführen, ist eine sorgfältige Zeitplanung entscheidend. Berücksichtige den Betriebsablauf und plane den Zeitpunkt der Inventur so, dass der laufende Betrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird. Kalkuliere auch, wie viel Zeit die Inventur voraussichtlich in Anspruch nehmen wird.
  • Software-Lösungen: Spezielle Anwendungen für die Bestandsaufnahme können nicht nur die Durchführung automatisieren und die Genauigkeit verbessern, sondern auch bei der Verwaltung und Analyse der Daten hilfreich sein. Ein modernes POS-Kassensystem wie DISH POS kann darüber hinaus dabei helfen, den täglichen Lagerbestand bereits während des laufenden Betriebes konsequent zu überprüfen.
  • Vorbereitung der Inventurflächen: Eine gründliche Vorbereitung der Inventurbereiche erleichtert den Inventurprozess erheblich. Räume die Inventurbereiche auf, ordne die Bestände übersichtlich und stelle sicher, dass am Tag der Inventur keine neuen Lieferungen hinzukommen. Beachte auch, dass in Kommission genommene Waren bei der Inventur nicht gezählt werden dürfen.
  • Mitarbeitende einbeziehen: Je nach Umfang der Inventur kann es sinnvoll sein, Mitarbeitende mit einzubeziehen und die Aufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen. Planst du die Inventur im Team, ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten zuzuweisen und alle Mitarbeitenden effektiv in die genauen Abläufe einzuarbeiten.
  • Inventur-Checkliste: Eine vollständige und gut strukturierte Checkliste ist die Grundlage für eine effiziente Inventur in der Gastronomie. Sie dient der Unterstützung und Organisation des Vorgehens und hilft bei der vollständigen Erfassung aller Waren und der Vermeidung der doppelten Aufnahme von Artikeln.

 

Checkliste für die Inventur in der Gastronomie

1. 1. Planung:
      • Inventurverfahren festlegen
        • z.B. permanente Inventur, Stichtagsinventur oder Stichprobeninventur?
      • Zeitpunkt festlegen
        • Inventur bei laufendem, reduziertem oder geschlossenem Betrieb?
      • Zeitbedarf für die Inventur abschätzen
      • Personalbedarf planen und Verantwortlichkeiten zuweisen
        • Wer ist für die Planung/Organisation, Durchführung und Dokumentation der Inventur verantwortlich?
      • Benötigte Inventurmaterialien planen und beschaffen
        • z.B. Notizblöcke, Taschenrechner, Inventurlisten, Formulare, Protokolle, Inventursoftware, Materialien zur Kennzeichnung bereits erfasster oder nicht zu erfassender Waren.
      • Inventurbereiche planen und festlegen
        • In welchen Bereichen befinden sich welche Waren?
   2. Vorbereitung:
      • Inventurbereiche aufräumen
        • Ggf. Bestände übersichtlich ordnen
      • Abgelaufene oder defekte Waren kennzeichnen und/oder gesondert lagern
      • Kennzeichnung/Beschriftung der Waren überprüfen
      • Fremde Waren kennzeichnen
        • z.B. auf Kommissionsware achten, die bei der Inventur nicht erfasst wird
      • Aufnahmeverfahren für Waren festlegen
        • Je nach Art der Ware z.B. Zählen, Wiegen, Messen.
      • Einweisung der Mitarbeitenden
        • Einweisung der Mitarbeitenden in alle notwendigen Schritte des Inventurverfahrens.
   3. Durchführung der Inventur:
      • Inventurbereiche systematisch erfassen
        • Gehe systematisch vor und zähle die Bestände in einem klar definierten Bereich nacheinander.
      • Bestände in Inventurliste aufnehmen
        • In der Gastronomie umfasst die Inventurliste in der Regel die Artikelbezeichnung, Alter, Menge, Preis und ggf. Lagerort.
      • Doppelerfassungen vermeiden
        • Achte darauf, dass Artikel nicht doppelt erfasst werden, um Ungenauigkeiten zu vermeiden.
      • Abweichungen notieren
        • Dokumentiere alle Abweichungen zwischen den erfassten Beständen und den Sollwerten.
      • Vollständigkeit prüfen
        • Stelle sicher, dass alle Lagerbereiche und Artikel erfasst und nichts übersehen wurde.
   4. Abschluss der Inventur:
      • Detaillierten Inventurbericht erstellen
        • Nach Abschluss der Inventur ist es wichtig, alle erfassten Bestände und alle Abweichungen sorgfältig zu dokumentieren. Ein detaillierter Inventurbericht sollte alle relevanten Informationen enthalten, darunter die erfassten Mengen, eventuelle Abweichungen von den Sollwerten und mögliche Gründe für die Abweichungen. Die Dokumentation dient nicht nur als Nachweis für die durchgeführte Inventur, sondern auch als Grundlage für weitere Analysen und Maßnahmen im Bestandsmanagement.
      • Bestandsdaten aktualisieren
        • Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Bestandsdaten im System auf der Grundlage der Ergebnisse der Bestandsaufnahme auf den neuesten Stand gebracht werden. Dies beinhaltet die Aktualisierung der Bestände für alle erfassten Artikel sowie die Korrektur von Fehlern oder Ungenauigkeiten im System. Die regelmäßige Aktualisierung der Bestandsdaten stellt sicher, dass die Bestandsverwaltung effizient bleibt und die Betriebsabläufe reibungslos funktionieren.

 

Was tun, wenn die Bestandsaufnahme abweicht?

Werden bei der Inventur in der Gastronomie Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand festgestellt, ist es wichtig, geeignete Maßnahmen zur Klärung und Korrektur dieser Abweichungen zu ergreifen.

1. 1. Zunächst ist es entscheidend, die Bestandsdaten sorgfältig zu prüfen und mit den Aufzeichnungen von Lieferungen, Verkäufen und Retouren abzugleichen, um Ungenauigkeiten zu identifizieren und zu korrigieren
   2. Des Weiteren ist es ratsam, die Gründe für die Abweichungen zwischen dem erwarteten und tatsächlichen Bestand zu analysieren. Mögliche Fehlerquellen können Schwund, fehlerhafte Buchungen, Diebstahl, Warenbeschädigung und technische Probleme im Warenwirtschaftssystem sein.
   3. Zur Optimierung der betrieblichen Abläufe ist es wichtig, Strategien zur Verbesserung der Lagerprozesse zu entwickeln, um zukünftige Abweichungen zu minimieren. Hierzu können Maßnahmen wie die Verbesserung der Lagerorganisation, die Einführung strengerer Kontrollmechanismen und die Durchführung von Schulungsprogrammen für das Personal gehören.

Durch eine gründliche Analyse der Ursachen, die Identifizierung von Fehlerquellen und die Implementierung geeigneter Maßnahmen können Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand erklärt und korrigiert werden.

Die Umsetzung präventiver Maßnahmen und die kontinuierliche Überwachung der Bestände sind entscheidend, um zukünftige Probleme zu vermeiden und die Effizienz der Lagerprozesse langfristig zu optimieren.

 

 

Die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Inventur in der Gastronomie

Eine ordnungsgemäße Inventur ist in der Gastronomie von entscheidender Bedeutung, da sie einen genauen Überblick über die Bestände ermöglicht. So können Engpässe vermieden, Überbestände reduziert und die Kosten optimiert werden.

Für einen reibungslosen und effizienten Ablauf ist eine sorgfältige Planung und Vorbereitung der Inventur unerlässlich. Die Wahl des richtigen Inventurverfahrens, der Einsatz von modernen Softwarelösungen sowie die Einbeziehung der Mitarbeitenden können die Inventur erheblich erleichtern und die Genauigkeit der Inventurliste verbessern. Eine detaillierte Inventur-Checkliste hilft zudem, keine Positionen zu übersehen und die Bestandsaufnahme zu strukturieren.

Tritt eine Diskrepanz zwischen den erwarteten und tatsächlichen Beständen auf, ist eine gründliche Ursachenanalyse und die Implementierung geeigneter Maßnahmen erforderlich, um die Lagerumschlaghäufigkeit zu korrigieren und zu optimieren. So trägt eine akkurate Inventur auch maßgeblich zur Rentabilität deines Gastronomiebetriebs bei. Sie sollte daher mit Sorgfalt durchgeführt werden, um langfristigen Erfolg zu gewährleisten.