Was bedeutet TSE bei Kassensystemen? Einfach erklärt

Du betreibst ein Restaurant, ein Café oder eine Bar und bist bereits auf eine digitale Kasse umgestiegen? Dann wirst du wissen, dass seit dem 1. Januar 2023 ausnahmslos jedes elektronische Kassensystem eine sogenannte TSE besitzen muss. Du arbeitest noch mit einer offenen Kasse und weißt nicht, was die TSE ist? Oder möchtest du dein Wissen über Registrierkassen in der Gastronomie und TSE auffrischen? Dann lies hier weiter.

Was genau ist die TSE?

Bei der sogenannten TSE (kurz für „technische Sicherheitseinrichtung“) handelt es sich um eine der zahlreichen behördlichen Auflagen für die Gastronomie (und darüber hinaus jede andere Branche) – zumindest, wenn du eine elektronische Kasse nutzt. Diese technische Maßnahme soll verhindern, dass digitale Aufzeichnungen manipuliert werden können. Einmal getätigte Aufzeichnungen sollen also bestehen bleiben und nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden können.

Dadurch soll Steuerbetrug verhindert werden. Denn schließlich ist es in elektronischen Systemen relativ leicht, getätigte Eingaben wieder zu ändern. Dem soll durch die Verpflichtung zur TSE ein Riegel vorgeschoben werden. Zudem bekommt die Finanzverwaltung dadurch unkompliziert Zugriff auf deine im System gespeicherten Daten.

Du kannst dir die TSE wie einen digitalen „Tresor“ vorstellen. Dieser ist mit der Kasse verbunden und speichert Daten so, dass sie später nicht mehr geändert werden können.

Das sind die Vorteile einer TSE

Durch die TSE profitierst du in erster Linie von Rechtssicherheit: Deine Umsatzzahlen sind nicht anfechtbar, was dich vor etwaigen Nachzahlungen schützt. Diese könnten entstehen, wenn das Finanzamt deinen Umsatz schätzt. Zudem stehst du als Gastronom:in mit offener Ladenkasse überspitzt gesagt unter Generalverdacht und musst mit unangemeldeten Besuchen durch das Finanzamt rechnen – auch wenn in Deutschland keine Kassenpflicht in der Gastronomie besteht. Mit einem TSE-zertifizierten Kassensystem werden solche Unannehmlichkeiten deutlich unwahrscheinlicher.

Dass deine Kassendaten sicher vor Manipulation sind, bedeutet außerdem, dass kein:e Dritte:r b dir mutwillig schaden kann. Zudem kommt dir die Einfachheit des Systems mit seinem einheitlichen Datenstandard zugute. Du musst fortan keine Zeit mehr darauf verwenden, die von dir aufgezeichneten Daten in standardisierter Form für den Fiskus bzw. Kassenprüfer:innen aufzubereiten und bereitzustellen.

Wer muss sich an die Verordnung halten?

Wir wiederholen uns, aber man kann es nicht oft und klar genug sagen: Jeder und jede Nutzende eines elektrischen Kassensystems muss eine TSE einsetzen, nicht nur in der Gastronomie, sondern auch in allen anderen Branchen. Von der Verordnung bist du auch dann betroffen, wenn dein Geschäft keinen festen Standort hat und du zum Beispiel einen Food Truck oder ein Pop-Up-Restaurant betreibst. Entbunden von der Pflicht bist du einzig dann, wenn du eine offene Kasse nutzt.

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Was droht bei Verstößen gegen die Verordnung?

Wenn du gegen die Verordnung verstößt, kann das schwere Konsequenzen nach sich ziehen: Es drohen Bußgelder und Nachzahlungen bis zu einer Höhe von 25.000 Euro. Und auffällig wirst du schnell: ein Kassenbon ohne TSE-Signatur, eine Bestellung, nach der ein Kassenbon ausbleibt, oder im Rahmen des „Klassikers“, einer unangekündigten Kassennachschau. Bedenke: Diese ist grundsätzlich und bei allen Kassensystemen jederzeit möglich, wird im Zweifel aber eher bei offenen Ladenkassen durchgeführt.

Welche Optionen gibt es für Registrierkassen in der Gastronomie für TSE?

Grundsätzlich hast du zwei Möglichkeiten, auf eine TSE-Kasse umzusteigen: Entweder du schaffst dir eine neue Kasse an. Dies sind in der Regel bereits TSE-zertifiziert. Wenn du unsicher bist, setze dich mit dem Kassenanbieter in Kontakt und erfrage, ob die Kasse allen rechtlichen Anforderungen entspricht. Alternativ kannst du deine Kasse hardwareseitig aufrüsten, sodass sie den TSE-Standards entspricht.

Wie funktioniert die Einbindung?

Bei der hardwareseitigen Aufrüstung musst du dich für eine von drei Arten entscheiden, wie die Regelungen zur TSE in dein Gastronomie-Registrierkassen-System eingebunden werden – zwei sind hardwarebasiert, eine ist cloudbasiert.

• Per Stick/SD-Karte/Micro-SD-Karte: Dabei handelt es sich um eine lokale Hardware, die du an dein Gastronomie-Kassensystem steckst. Alle Belege werden automatisch an die TSE geschickt und gespeichert. Bedenke, dass du für jede Kasse einen separaten Stick oder eine separate SD-Karte benötigst und mit einer begrenzten Speicherkapazität umgehen musst.
• Per LAN: Verbinde deine Kassensysteme untereinander und profitiere davon, dass du nur einen Stick oder eine SD-Karte anschaffen musst. Allerdings benötigt du eine Netzwerkverbindung und die Kassen teilen sich den Speicherplatz des Sticks bzw. der SD-Karte.
• Per Cloud: Hier funktioniert alles online, alle Informationen und Daten werden direkt an den Server des jeweiligen Anbieters übertragen und dort archiviert. Du profitierst von mobilem Zugriff auf deine Daten, externen Backups und unbegrenzter Speicherkapazität, musst allerdings laufende Zahlungen leisten (Abo-Modell).