Urlaubsanspruch in der Gastronomie: Das musst du wissen

In der Gastronomie spielt die Urlaubsplanung eine entscheidende Rolle für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und die Effizienz des Betriebs. In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten gesetzlichen Regelungen und praktischen Tipps rund um das Thema Urlaub ein. Ob Vollzeit-, Teilzeitbeschäftigte oder Aushilfen – wir klären auf, wie die Urlaubstage gesetzlich geregelt sind und was dies für dich als Gastronom oder Gastronomin bedeutet.

Urlaubsregelungen in der Gastronomie: Rechtliche Rahmenbedingungen

Der Urlaubsanspruch in der Gastronomie in Deutschland wird durch das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Hier sind einige wichtige Punkte, die du als Gastronom, Gastronomin, Inhaber oder Inhaberin eines Restaurants beachten solltest:

Urlaubsanspruch nach Beschäftigungsart

Vollzeitbeschäftigte: Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat einen gesetzlichen Mindestanspruch auf 24 Werktage Urlaub pro Jahr, basierend auf einer 6-Tage-Woche (der Samstag zählt generell als Werktag). Bei einer 5-Tage-Woche sind es dementsprechend mindestens 20 Tage Jahresurlaub. Viele Tarifverträge in der Gastronomie gewähren jedoch mehr Urlaubstage, oft zwischen 25 und 30 Tagen.

Arbeitstage pro Woche	Gesetzlicher Anspruch auf Urlaubstage pro Jahr (Mindestanzahl)
1	4
2	8
3	12
4	16
5	20
6	24

 

Teilzeitbeschäftigte: Der Urlaubsanspruch von Teilzeitkräften berechnet sich anteilig nach den Arbeitstagen, nicht nach ihrer tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Arbeitet jemand beispielsweise halbtags, aber an 6 Tagen die Woche, so hat er oder sie Anspruch auf den vollen Urlaub. Arbeitet dagegen jemand nur an drei Tagen pro Woche mit jeweils 8 Stunden, erhält er oder sie trotzdem nur die Hälfte des Urlaubsanspruchs eines Vollzeitmitarbeiters.

Aushilfen und geringfügig Beschäftigte: Auch Aushilfen haben Anspruch auf bezahlten Urlaub, der sich proportional zu ihrer Arbeitsleistung verhält. Wenn eine Aushilfe nur unregelmäßig arbeitet, kann der Urlaub in der Praxis oft als sogenannter „Abgeltungsurlaub“ ausgezahlt werden, was jedoch zuvor klar vereinbart sein sollte.

 

Ab wann hat man Anspruch auf Urlaub?

Mitarbeitende haben grundsätzlich vom ersten Tag ihrer Beschäftigung an einen Anspruch auf Urlaub. Allerdings kann der volle Jahresurlaub erst nach einer sogenannten Wartezeit von sechs Monaten im Unternehmen genommen werden. Diese Wartezeit ist ebenfalls im Bundesurlaubsgesetz festgelegt. Das bedeutet konkret:

• In den ersten sechs Monaten kann ein Arbeitgeber Urlaub anteilig gewähren. Das bedeutet, dass der Urlaubsanspruch für diese Zeit nach Monaten berechnet wird. Für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses erwirbt der Mitarbeiter 1/12 des Jahresurlaubs.
• Nach Ablauf der sechs Monate steht dem Mitarbeiter der volle Jahresurlaub zu. Das heißt, ab diesem Zeitpunkt kann der Mitarbeiter seinen gesamten Urlaub für das laufende Jahr beanspruchen, sofern keine anderen Regelungen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag getroffen wurden.

Für neue Mitarbeitende heißt das in der Praxis oft, dass sie ihren Urlaub in den ersten sechs Monaten nur nach Rücksprache und Genehmigung durch den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin nehmen können. Es ist dabei üblich, dass Urlaubsanträge in der Probezeit restriktiver gehandhabt werden, um die Einarbeitung und den Betriebsablauf nicht zu stören.

Mindesturlaubanspruch abhängig von Dauer des Arbeitsverhältnisses 

Anzahl Arbeitsmonate	Anzahl Urlaubstage (bei einer 5-Tage-Woche)
0	0
1	1,67 -> aufgerundet auf 2 Tage
2	3,33 -> aufgerundet auf 3 Tage
3	5 Tage
4	6,67 -> aufgerundet auf 7 Tage
5	8,33 -> aufgerundet auf 8 Tage
6	20 Tage
Alle weiteren Monate	(Mindesturlaub) 20 Tage

 

Urlaubsanspruch und Betriebsferien

Es ist durchaus üblich, dass Gastronomiebetriebe für einige Wochen im Jahr schließen, oft während der Nebensaison. Als Inhaberin kannst du Betriebsferien anordnen, jedoch müssen diese frühzeitig und klar kommuniziert werden. Die Mitarbeitenden müssen ihren Jahresurlaub dann während dieser Zeit nehmen. Wichtig ist, dass die Betriebsferien so gelegt werden, dass die Mitarbeitenden noch genügend Urlaubstage für ihre persönliche Freizeitgestaltung übrig haben.

Urlaub und Krankheit

Werden Mitarbeitende während ihres Urlaubs krank, so werden diese Tage nicht als Urlaubstage gewertet. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der oder die Mitarbeitende eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegt. Diese Krankheitstage werden ihm oder ihr dann zurückgegeben und können zu einem späteren Zeitpunkt genommen werden.

 

Was passiert mit dem Urlaubsanspruch bei Arbeitgeberwechsel?

Als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin ist es wichtig, bei einem Arbeitgeberwechsel von Mitarbeitenden einige Schlüsselpunkte bezüglich des Urlaubsanspruchs zu beachten:

Urlaub beim alten Arbeitgeber:
Wenn ein neuer oder eine neue Mitarbeitende zu deinem Team stößt, ist es sinnvoll, eine Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers anzufordern. Diese Bescheinigung sollte Aufschluss darüber geben, wie viel Urlaub der oder die Mitarbeiterende im laufenden Jahr bereits in Anspruch genommen hat. Als ehemaliger Arbeitgeber oder ehemalige Arbeitgeberin bist du verpflichtet, eine solche Bescheinigung auszustellen, falls der oder die Mitarbeitende dein Unternehmen verlässt.

Urlaubsanspruch beim neuen Arbeitgeber:
Als neuer Arbeitgeber oder neue Arbeitgeberin solltest du:

• Urlaubsansprüche anpassen: Stelle sicher, dass der oder die neue Mitarbeitende insgesamt nicht mehr Urlaub für das laufende Jahr beansprucht, als ihm oder ihr gesetzlich zusteht. Dies bedeutet, den bereits genommenen Urlaub des oder der Mitarbeitenden anzurechnen und nur den Restanspruch zu gewähren.
• Wartezeit berücksichtigen: Beachte die gesetzliche Wartezeit von sechs Monaten für den vollen Urlaubsanspruch, sofern keine andere Regelung im Arbeitsvertrag getroffen wurde. Du kannst allerdings bei guter Einarbeitung ins Team in Erwägung ziehen, diese Wartezeit zu verkürzen oder zu erlassen, besonders wenn der oder die Mitarbeitende noch nicht den vollen Jahresurlaubsanspruch bei seinem vorherigen Arbeitgeber erworben hatte.

Dokumentation und Kommunikation

• Dokumentation: Führe akkurate Aufzeichnungen über den Urlaubsanspruch und -verbrauch deiner Mitarbeitenden. Dies hilft, Konflikte und rechtliche Herausforderungen zu vermeiden.
• Kommunikation: Informiere neue Mitarbeitende deutlich über ihre Urlaubsrechte und die Unternehmenspolitik bezüglich der Urlaubsgewährung. Dies fördert ein gutes Verhältnis und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

Urlaubsauszahlung
Wenn Mitarbeitende dein Unternehmen verlassen und noch offenen Urlaubsanspruch haben, bist du verpflichtet, diesen auszuzahlen, falls der Urlaub nicht mehr genommen werden kann. Dies sollte ordnungsgemäß dokumentiert und im Rahmen der letzten Gehaltsabrechnung abgewickelt werden.

 

Kann Urlaub in der Gastronomie auch verfallen?

Urlaubsansprüche können unter bestimmten Bedingungen verfallen. Das Bundesurlaubsgesetz regelt den Verfall von Urlaubsansprüchen sowie die entsprechenden Stichtage. Die wichtigsten Punkte, die du als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin beachten solltest, sind:

Grundsätzliche Regelung zum Verfall von Urlaub

Der gesetzliche Mindesturlaub, den jeder oder jede Arbeitnehmende hat, muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Das bedeutet, dass Urlaubstage in der Regel bis zum 31. Dezember des jeweiligen Jahres verbraucht sein müssen.

Übertragung von Urlaub

Urlaub kann ausnahmsweise ins nächste Kalenderjahr übertragen werden, wenn dringende betriebliche oder in der Person des oder der Arbeitnehmende liegende Gründe dies rechtfertigen. Typische Beispiele hierfür sind:

• Betriebliche Gründe: Eine hohe Arbeitsauslastung oder nicht verschiebbare Projekte, die den Einsatz des oder der Arbeitnehmenden erfordern.
• Persönliche Gründe: Krankheit des oder der Arbeitnehmenden, die es ihm oder ihr unmöglich macht, den Urlaub im laufenden Jahr zu nehmen.

Wenn Urlaub übertragen wird, muss er in der Regel in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres genommen werden, also bis spätestens 31. März.

Verfall von Urlaub

Wird der Urlaub nicht bis zum 31. März des Folgejahres genommen, verfällt er automatisch, es sei denn, es liegen weiterhin legitime Gründe für eine erneute Übertragung vor. In solchen Fällen sollte eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgebendem und Arbeitnehmendem getroffen werden.

Urteile des Bundesarbeitsgerichts

Neuere Urteile des Bundesarbeitsgerichts legen fest, dass Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen eine aktive Rolle dabei spielen müssen, ihre Mitarbeitenden über deren Urlaubsansprüche und die Verfallfristen zu informieren. Du sollten also dein Team auffordern und daran erinnern, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen. Versäumst du diese Informationspflicht, kann der Urlaub unter Umständen nicht einfach verfallen.

 

Kein Urlaub wegen Personalmangel

Einen bereits genehmigten Urlaub wegen akutem Personalmangel kurzfristig zu streichen, ist rechtlich und praktisch heikel. Grundsätzlich hat ein oder eine Arbeitnehmende einen Anspruch auf den bereits genehmigten Urlaub. Eine einseitige Rücknahme der Urlaubsgenehmigung durch den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin ist normalerweise nicht zulässig und kann nur unter bestimmten Voraussetzungen und mit erheblichen Begründungen erfolgen.

Rechtlicher Rahmen

1. Rechtsanspruch auf Urlaub: Einmal gewährter Urlaub stellt einen rechtlich bindenden Anspruch dar. Dies bedeutet, dass Arbeitnehmende sich auf die Freistellung verlassen können.
2. Ausnahmesituationen: Eine Ausnahme von dieser Regel kann dann gegeben sein, wenn ein unvorhergesehener, dringender betrieblicher Notfall eintritt, der den Betriebsablauf erheblich gefährdet. Solche Notfälle könnten z.B. unerwartete Krankheitswellen oder Ausfälle von Schlüsselpersonal sein, die nicht anders kompensiert werden können. Selbst in solchen Fällen muss der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin die Interessen der Arbeitnehmenden gegen die betrieblichen Erfordernisse abwägen.
3. Informations- und Abwägungspflicht: Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin muss den oder die Arbeitnehmende so früh wie möglich informieren und eine angemessene Frist setzen, bevor der Urlaub gestrichen wird. Zudem musst du alle zumutbaren Alternativen prüfen, bevor du den Urlaub streichst.

Was kann man tun?

• Dialog suchen: Als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin solltest du das Gespräch mit dem oder der betroffenen Mitarbeitenden suchen. Erkläre die Situation und die Notwendigkeit der Maßnahme. Es ist oft hilfreich, gemeinsam nach Lösungen zu suchen, z.B. durch Verschiebung des Urlaubs anstatt einer vollständigen Streichung.
• Kompensation anbieten: Um den Eingriff in die Urlaubsplanung des oder der Mitarbeitenden zu mildern, kannst du eine Kompensation anbieten, z.B. zusätzliche Urlaubstage oder eine finanzielle Entschädigung.
• Rechtliche Beratung einholen: In Zweifelsfällen oder bei Konflikten ist es ratsam, rechtliche Beratung einzuholen. Eine Fachkraft für Arbeitsrecht kann hierbei unterstützen und helfen, eine rechtssichere und faire Lösung zu finden.
• Vorsorge treffen: Um solche Situationen in Zukunft zu vermeiden, solltest du als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin Notfallpläne entwickeln und flexiblere Personalressourcen planen.

 

Tools für die Urlaubsplanung in der Gastronomie

Eine effiziente Urlaubsplanung ist in der Gastronomie wichtig, nicht zuletzt, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten. Wie bei der Erstellung eines Dienstplans gibt auch in diesem Fall einige praktische Methoden und Tools, die du zur Organisation nutzen kannst.

Excel zur Urlaubsplanung

Excel ist ein flexibles und weit verbreitetes Tool für die Urlaubsplanung. Mit diesen Tipps kannst du das Programm effektiver nutzen:

• Vorlagen nutzen: Es gibt viele kostenlose Excel-Vorlagen für Urlaubsplanungen im Internet, die du herunterladen und an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen kannst. Diese Vorlagen bieten oft bereits eine Struktur mit Kalenderansicht, Mitarbeiterlisten und Berechnungsfunktionen für den Urlaubsanspruch.
• Formeln einsetzen: Nutze Excel-Formeln, um den verbleibenden Urlaub automatisch zu berechnen und Überschneidungen zu erkennen. Funktionen wie „SUMMEWENN“ oder „ZÄHLENWENN“ sind hier besonders hilfreich.
• Farbcodierung: Verwende Farbcodes, um unterschiedliche Status von Urlaub (beantragt, genehmigt, abgelehnt) visuell darzustellen. Das hilft dir, einen schnellen Überblick zu bekommen.

Spezialisierte Softwaretools

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die speziell für die Urlaubsplanung und das Personalmanagement entwickelt wurden. Hier einige beliebte Optionen:

• Personio: Dieses Tool bietet neben der Urlaubsverwaltung viele weitere HR-Funktionen, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert sind.
• absence.io: Ein benutzerfreundliches Tool zur Verwaltung von Abwesenheiten und Urlauben. Es bietet eine klare Kalenderansicht und lässt sich leicht mit anderen Tools wie Google Calendar und Microsoft Outlook synchronisieren.
• Papershift: Speziell für Schichtbetriebe entwickelt, ermöglicht Papershift nicht nur die Urlaubsplanung, sondern auch die Schichtplanung. Das macht es ideal für die Gastronomie.
• Timetastic: Ein einfaches und intuitives Abwesenheitsmanagement-System, das besonders für kleinere Teams geeignet ist.

Tipps für die Implementierung

• Ermutige Mitarbeitenden, ihren Urlaub frühzeitig zu planen, besonders in der Hochsaison. Das hilft, Engpässe zu vermeiden.
• Definiere klare Regeln, wer wann Urlaub nehmen kann. Berücksichtige dabei die Auslastung und die Rolle des oder der Mitarbeitenden im Betrieb.
• Halte den Urlaubsplan für alle Mitarbeitenden sichtbar und aktualisiere ihn regelmäßig. Transparenz verhindert Missverständnisse und Konflikte.

 

Fazit

Als Gastronom oder Gastronomin solltest du darauf achten, dass die Urlaubsplanung fair und transparent erfolgt. Da in der Gastronomie oft saisonale Hochphasen existieren, ist es ratsam, eine frühzeitige Planung zu fördern, um personelle Engpässe zu vermeiden. Auch sollte stets darauf geachtet werden, dass die Mitarbeitenden ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen, da Übertragungen ins neue Jahr nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich sind. Um Konflikte zu vermeiden, empfiehlt sich eine klare Kommunikation und das Führen genauer Urlaubslisten.