Schankverlust in der Gastronomie: Berechnen und minimieren

Unklare Zahlen bei der Inventur und ein rätselhafter Umsatzschwund lassen sich oft auf Schankverluste zurückführen. Fehlen die entsprechenden Nachweise, werfen sie bei einer Betriebsprüfung zahlreiche Fragen auf. Auch wenn es trotz sorgfältiger Kalkulation und Planung nicht immer möglich ist, Schankverluste vollständig zu vermeiden, gibt es dennoch einige geeignete Maßnahmen, um diese zu minimieren. Dafür ist es notwendig, mögliche Ursachen zu kennen und die Kenntnisse darüber zu haben, wie sich Schankverluste berechnen lassen. Wie das genau funktioniert, erklären wir in diesem Artikel.

Was sind Schankverluste?

Beim Ausschank von Getränken kann es zu Schwund kommen. Dieser Schwund wird in der Gastronomie als Schankverlust bezeichnet. Da sich die Schankverluste direkt auf den Deckungsbeitrag auswirken, können sie die Effizienz und Rentabilität deines Gastronomiebetriebes beeinflussen. Es ist daher ratsam, diese Verluste so weit wie möglich zu minimieren.

Die Auswirkungen der Schankverluste gehen jedoch weit über die rein betriebswirtschaftlichen Aspekte hinaus. Im Rahmen von Betriebsprüfungen können unerklärbar hohe Schwundquoten in Verbindung mit fehlenden Nachweisen auch hohe Steuernachzahlungen nach sich ziehen.

Gründe für Schankverlust

Die Gründe für Schankverlust sind in der Gastronomie vielfältig und können sowohl auf organisatorische Fehler als auch auf externe Einflüsse zurückzuführen sein.

Um gezielte Maßnahmen zur Minimierung der betriebswirtschaftlichen Auswirkungen der Schankverluste ergreifen zu können, ist eine genaue Kenntnis der häufigsten Ursachen unabdingbar. Denn auch kleine Verluste, wie z. B. übergeschäumtes Bier, können sich im Laufe der Zeit erheblich summieren, auch wenn sie auf den ersten Blick unbedeutend erscheinen.

Zu den häufigsten Gründen, die zu Verlusten beim Ausschank führen können, zählen:

• Verdunstungen durch falsche Lagerung
• Durch unsachgemäße Lagerung abgelaufene Spirituosen
• Überschank bei der Getränkezubereitung
• Verschütten beim Ausschenken
• Diebstahl von Waren
• Buchungsfehler im Kassensystem
• Flaschenbruch
• Starke Schaumbildung und häufiges Nachzapfen von Bier
• Verlust von abgestandenem Bier beim Reinigen der Zapfanlage
• Kostenlose Ausgabe von Getränken

Steuerrechtliche Bedeutung von Schankverlusten

Bei einer Betriebsprüfung steht neben den üblichen behördlichen Auflagen insbesondere auch die Überprüfung der Schankverluste im Vordergrund. Im Rahmen dessen wird die Differenz zwischen den ausgeschenkten Mengen und den tatsächlichen Einnahmen genaustens untersucht. Konkret geht es dabei um die Diskrepanz zwischen der Menge, die aufgrund der Bestellmengen und der Lagerbestände theoretisch hätte ausgeschenkt werden müssen, und der im Kassensystem erfassten Anzahl an verkauften Getränken.

Das Finanzamt erkennt in der Regel pauschale Schankverluste in Höhe von etwa 3 bis 5 Prozent an. Sollten deine tatsächlichen Schankverluste diese pauschalen Werte übersteigen und du kannst die Verluste nicht nachweisen, führt das dazu, dass diese steuerlich nicht anerkannt werden. Das Ergebnis: Du musst Steuern auf Umsätze zahlen, die du so nie erzielt hast.

Besonders problematisch wird es, wenn in deiner Buchführung mehrere solcher Unstimmigkeiten bei den Schankverlusten deutlich werden. In solchen Fällen behält sich das Finanzamt vor, entsprechende Hinzuschätzungen vorzunehmen. Diese wiederum treiben die von dir zu zahlende Steuer noch weiter in die Höhe.

Um die Schankverluste über diese pauschale Grenze hinaus steuerlich geltend machen zu können, ist eine präzise Buchführung daher von entscheidender Bedeutung. Um mögliche Beanstandungen seitens des Finanzamts zu vermeiden, ist es in diesem Zusammenhang wichtig, dass das Kassenbuch, das Kassensystem und der Wareneinsatz ein in sich stimmiges Bild ergeben.

Schankverlust berechnen

Häufig findet die Berechnung der Schankverluste im Rahmen der regelmäßigen Inventur statt. Hier erfolgt ein Vergleich zwischen dem tatsächlichen Getränkebestand und dem erwarteten Bestand. Dazu gehört auch, die ausgeschenkten bzw. im System erfassten Getränkemengen zu messen.

Eine weitere und modernere Möglichkeit der Berechnung ist mit modernen Schankanlagen möglich. Diese bieten sich jedoch nur im Zusammenhang mit Schankverlusten bei Bier an. Integrierte Ausschank-Kontrollsysteme sind in der Lage, den Ausschank in Echtzeit zu überwachen und somit genaue Daten zu liefern. Diese Systeme zeichnen den Verbrauch auf, vergleichen ihn mit den Verkaufszahlen und generieren so präzise Berichte über mögliche Verlustquellen.

Die regelmäßige Berechnung hilft dir dabei, die Höhe deiner Schankverluste im Auge zu behalten und – wenn nötig – entsprechende Gründe näher zu untersuchen. Zur Berechnung des Schankverlustes lautet die Formel:

Beispiel: Schankverlust-Formel

• Die Grundbasis ist ein gekauftes 100-Liter-Bierfass.
• Die theoretisch mögliche Ausschankmenge für das gesamte Fass Bier beläuft sich auf 100 Liter.
• Die tatsächlich ausgeschenkte Menge liegt bei der Inventur laut Kassensystem bei 240 Gläsern à 0,4 Liter: Das ergibt zusammengerechnet 96 Liter Bier.

Die Berechnung lautet dann:

Es ergibt sich ein Schankverlust von 4 Prozent. Mit dieser Formel kann für jedes beliebige Getränk der Schankverlust berechnet werden. Die genaue Anwendung dieser Formel erfordert jedoch genaue Aufzeichnungen über Verbrauch und Verkauf.Es ist zu beachten, dass einige Gründe für Schankverluste nur schwer nachzuvollziehen und ebenso schwer zu beeinflussen sind, z. B. Diebstahl und Gratisausschank. Die Schwierigkeit, diese Verluste vollständig zu kontrollieren, macht eine genaue Berechnung umso wichtiger. Beachte, dass der berechnete Schankverlust nur die Spitze des Eisbergs sein kann und dass zusätzliche Maßnahmen erforderlich sein können, um nicht quantifizierbare Verluste zu minimieren.Schankverlust reduzieren – Strategien und MaßnahmenTrotz sorgfältiger Kalkulation und Planung lassen sich Schankverluste nie ganz vermeiden. Da die vom Finanzamt pauschal akzeptierten 3 bis 5 Prozent oft nicht den tatsächlichen Schankverlusten in der Praxis entsprechen, solltest du dich mit deinen Schankverlusten auseinandersetzen und entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen, um diese auf ein Minimum zu reduzieren.Je nachdem, wo die Ursachen für deine Schankverluste liegen, können dafür verschiedene Strategien verfolgt werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Effiziente Lagerhaltung: Eine genaue Kontrolle der Lagerbestände ermöglicht eine bessere Planung des Ausschanks und minimiert unnötige Verluste.
• Personal schulen: Das Servicepersonal sollte im richtigen Umgang mit den Getränken geschult werden, z. B. in der korrekten Bedienung der Zapfanlage oder der Einhaltung der richtigen Füllmengen. Aber auch durch die richtige Bedienung und Dokumentation im Kassensystem lassen sich Schankverluste vermeiden.
• Moderne und effiziente Schankanlagen: Verluste durch undichte Leitungen oder zu starkes Aufschäumen des Bieres durch fehlende Begleitkühlung können durch moderne Schankanlagen vermieden werden – und so zur Wirtschaftlichkeit beitragen.

Die Einbeziehung des Personals in den Prozess der Reduzierung von Schankverlusten kann von entscheidendem Vorteil sein. Ziel sollte es sein, gemeinsam mit dem Personal zu überlegen, welche Gründe für die Schankverluste in Frage kommen und welche Maßnahmen zu ihrer Reduzierung ergriffen werden können. Aus der Zusammenarbeit können wichtige Erkenntnisse gewonnen werden. Dieser partizipative Ansatz ermöglicht es, praxisnahe Lösungen zu entwickeln und so die Wirtschaftlichkeit des Betriebs zu verbessern.